征集档案的整理工作初探

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翻新时间：2013-12-14

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征集档案的整理工作初探

3.三级类目的扩展与标识。在二级类目确定的基础上,根据实际与可能,识别情况而定。如城市建设档案馆将建筑材料类的装饰件再扩展到瓦当、石雕、砖雕、门、廊柱等;对于征集钱币较多的档案馆(室),可将货币类的金属币类再扩展到金币、银币、铜币等。其标识方法与标识和二级类目相同。

上述分类方法的不足之处是个别有内容联系的档案会由于存在的形式不同被分到不同类别,不过,这可以利用专题索引或汇编来弥补。在计算机普及的今天,也可以利用信息分类弥补。

(二)以件为单位进行立卷。以件为单位较适合征集档案的管理。因为征集档案规格、质地特殊,以件为单位整理,更能保持档案的原始形态。同时,以件为单位整理,为将来征集档案的剔除提供方便。

(三)以入馆的先后进行排列。将征集档案在分类方案的最低一段类目内,以件为单位,按入馆的先后进行排列。比如证章类的奖章,2006年排列到30号,200

8、2009年没有此类入馆,2010年征集回馆的就排31号。排列顺序时不受档案形成的年度限制。因为征集入馆时间与档案的形成时间没有直接的联系。同一批次进馆的,同时又是同一级类目的按事由排列。由于征集档案是经过专家鉴定入馆的,故同一个保管期限,故排列时也不再考虑期限问题。

(四)按照分类方案和排列顺序进行编号。征集档案应依分类方案和排列顺序逐件编号。编制档号的位置因征集档案的质地不同而不同。纸质档案在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容;其他质地,档号的标注位置有两种方法可供参考。一种是自制标签牌,比如纺织品类,皮革和皮毛,金银首饰等可选择自制标签牌。另一种档号的标注办法,用油性黑色笔将档号直接书写在不影响展览美观处,这种方法适用于陶制品、雕刻、油画等征集档案。

(五)按题名、时间等信息进行编目。目录是整理结果的客观体现,是最基本的检索工具,较为全面地记录了档案可供检索查找的有关特征与线索。目录设有文件题名、责任人、时间、文号、质地等项目。特别是利用计算机查询档案的今天,这些信息编制的质量,直接影响查找利用的速度。征集档案具体著录的项目、规则,可参照常规档案的做法,本文不再赘述。但是由于征集档案的特殊性,在编制目录过程中,特别注意题名、时间等信息的编制。

1.题名。档案本身有名者,一般不另定题名;没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“〔〕”号。题名由三个部分组成,即:年代、款式或作者;特征、纹饰或颜色;形状或用途。尽量用物主、事件、地点、用途等直接表达它的主要内容、特征。如朱德(物主)在南昌起义(事件)时使用的笔记本。

在编制题名时,一定要查看每一件征集档案的《征集档案信息记录表》,对档案的来龙去脉有一个全面的了解,确定题名才能准确。

2.时间。即档案形成的时间。凡档案上有的全部照录。不清楚的,用某历史朝代称谓或历史时期,或某一事件期间,或某一政府统治期间。如 “清朝”,“旧民主主义革命时期”,“辛亥革命期间”,“武汉国民政府期间”。

(六)根据征集档案的材质、形状进行包装(装盒)。它即可防光、防尘、防有害气体对档案的直接影响,也可减少对档案的直接磨损。为了保护档案,通常我们将装订立卷完毕的档案案卷装到档案盒内。为了查找方便,在盒上盖上档号,是整理的最后一步。但征集档案是以件为单位,且规格不一,为了保护档案,定制去酸的规格不一的牛皮档案袋较为合适。在档案袋脊背部标明档号、名称、时间等主要信息。对古籍散本,可装入木匣;装裱后的字、画可装入用布、帛等做成的套子内。也可以根据征集档案的材质、形状、器形的大小、重量等多种因素,选用特殊的材料和多种制作方法,为珍贵征集档案设计制作外包装的囊匣。

注释:

①史玉峤. 现代档案管理学 [M].青岛出版社,2002.

②李兆明.关于档案分类理论与实践的反思[J].档案学研究,2004

(2).