建立地方年鉴数据库初探

（一）

地方年鉴是一种系统汇辑该地区一年度重要的文献信息，逐年编纂且连续出版的资料性工具书。按其收录信息的范围，可分为综合性年鉴和专业性年鉴。它除了具有工具书的收录广泛、编排系统、查阅方便等，还具有信息密集、资料权威、专业性强、反映及时、连续出版、功能齐全等优点，被誉为“集万卷为一册，缩一年为一瞬”。正是基于年鉴的这些鲜明的特色，对于了解本地区的历史、地理、人文、社会、政治、经济等方面的事件、最新动态、最新进展和准确翔实的数字统计资料、当代人物和书刊论文线索等具有不可替代的作用。它反映着当地区前进的步伐，发展状况，具有战略指南的作用。它可为各级领导了解和熟悉情况，研究制定规划和进行决策提供全面、权威、精确、新颖的信息和依据；为政治宣传、文化交流、经济发展提供丰富信息；是科研、教学有学术价值的参考工具，有很高的开发利用价值和应用前景。

地方年鉴一般具有以下特点：

1．聘请专家撰写，具有一定的权威性；

2．按专业分册出版，集中反映当地支柱产业发展的基本情况，对当地经济发展具有决策、参考、指南等信息咨询作用；

3．由国家级出版社正式出版；

4．突出新意，资料性强，规范化，能达到科学性、思想性、资料性的统一，集史实性、信息性和知识性于一体，全面系统、翔实地介绍当地一年来在经济、社会和农业各方面的发展概况；

5．提供各种事实、概况和统计数字等动态性信息，以数据形式为主；

6．各分册独立出版，内容不交叉重复。

（二）

系统地开发利用地方年鉴，首先要建立高质量的数据库。机读目录数据库是控制和处理文献信息一个极其重要的现代化手段，是信息时代文献书目信息存贮和利用的必然要求。它以检索迅速，存取便利，既方便复制，又可以远距离传输而赢得社会各界用户的青睐。机读目录数据库是文献工作自动化的基础，是文献信息资源共享的先决条件，只有先建立相关文献的数据库，才有可能实现各项工作的计算机化，并通过计算机和数据库高效、细致地揭示相关文献信息资源，为读者提供优质服务。

针对地方年鉴的特点，可按分册建立数据库。每个专业数据库根据年鉴的数据特点可建立3种数据库形式：事实数据库、全文数据库和书目数据库。建库语言采用Turboc（2．0版）或Foxbase（2．1 10版）＋关系数据库语言，由于后一种语言具有编程方便，结构简单，界面友好等优点，常作为编制管理系统软件的开发工具。系统运行在PC、XT、AT等386以上型计算机上。

数据库类型具体说明如下：

1、事实数据库。数据库的记录内容为数据信息，此种数据库为事实数据库。事实数据是年鉴的一大特点，而且占有绝大部分篇幅，也是年鉴的重要内容。建立此种数据库可提供事实数据，满足对此方面检索的需要，为制定本地经济建设、社会发展等方面的方针政策提供全面、权威、精确的信息和依据，为政治宣传、文化交流、科研、教学等方面的发展服务。事实数据库与书目数据库同属于参考数据库，它的作用即是提供参考性的数据信息，另外，对于数据可进行运算或排序等相应的处理。

2．全文数据库。全文数据库，即包括题名、著者、摘要、关键词、正文、参考文献和著作日期等数据的数据库，另外还有形形色色的诸如乐谱、图像、语言（音乐）等数据库。在年鉴中文字部分占极小的一部分，但字字均具有检索意义，为此不能只做书目信息。在现代社会，人们对数据库的质量要求越来越高，作为参考指示性的书目信息已不能满足读者多层次的信息需求，而全文数据库有其它类型数据库不具备的优点：时差为零，数据一经入库即能被读者全文利用，这一点是全文数据库最显著的特点；避免了二次加工人为的差错；读者可通过检索直接得到全文；简化了文献情报工作的建库工作；数据的更新剔旧简便易行；利于电子图书馆的建设等。因此，全文数据库提供给用户的是原文的全部数据，而且它能根据用户的需要编制二、三次文献或索引书目等高质量的信息，它的优点完全适用于年鉴的特点，由于它在信息化的社会中具有强大的生命力，为年鉴的进一步开发打下了基础。

3、书目数据库。它是把一本图书、一篇文献的内容特征和外部特征记录在计算机载体上，按著录条例进行规范，成为一组书目数据。它可提供诸如题名、著者、分类、主题等多方面的检索途径和编制各种目录数据，它只能揭示文献的有关信息，以及收藏的地点等，起到参考指示的作用。在年鉴的数据库建设中，此类数据库是最基本的信息存取方式，在实际工作中应用很广泛。但随着信息技术的发展，此种数据库在进一步满足人们的信息需求方面已显示出它的不足之处，因此在年鉴建库中要重质量不重数量。

（三）

系统开发前后有许多工作要做：

1、加强数据库质量建设、在数据库的建设过程中，数据录入时要力求准确，宁繁勿简，并定期进行检查。只有这样，才能达到一次录入多次输出的功能，才能使数据库资源得到充分有效的利用。

2、对人员的要求。一般图书馆上机人员都是在职培训之后上岗工作的，对于现有系统能维持现状，如果让其搞开发可能有困难，为此应加强人员计算机知识的培训。

3、重视用户教育。一个系统的开发成功后，在使用过程中可能需经一段时间的用户培训方能达到开发者的目的，因此向用户普及数据库知识以及计算机方面的知识是非常必要的，有条件的图书馆可编制用户手册。

4、利用数据库产品加强对其宣传报道，增强其社会影响。

参考文献：

1 孔燕 高校图书馆年鉴的收藏与利用 山东图书馆季刊，1996（1）

2 范青等 年鉴---信息时代的宝贵资源 图书馆论坛，1996（4）

3 周士虎 试论建立大规模的全文数据库 现代图书情报技术，1996（3）

〔出处〕 图书馆论丛 1998（1）