建立地方文献数据库促进地区出版物资源共享

一、前言

地方文献是地区性出版物的重要组成部分。这些出版物从各方面反映了当地各族人民进行四化建设的历史进程，是国家的重要资源和财富。目前，地方文献在我国省、市、自治区公共图书馆已受到普遍重视，许多馆建立了地方文献专藏，对文献的收集、整理、报道和利用做了大量工作，为当地的四化建设发挥了积极的作用。但是，我国的地方文献工作基本上还是沿用传统的理论和方法，在各方面已远不能适应当今信息社会的要求。在今天新技术革命浪潮蓬勃兴起的形势下，公共图书馆的地方文献工作怎样才能适应时代的需要,这一重要课题，已历史地摆在我们图书馆工作者的面前。我们认为，面对新技术革命的挑战，地方文献工作必须实现现代化，才能使传统的地方文献工作获得新的发展，从而达到促进地区出版物资源共享的目的。基于这种认识，我馆在原有地方文献工作基础上，开始用电脑建立地方文献数据库。这项工作已被列入我省的重点科研项目，得到了当地人民政府和全省各有关单位的大力支持，目前建库工作进展顺利。该数据库建成并投入使用后，将纳入我省科技信息管理系统，成为我省地方文献的查目中心，在我省的四化建设中发挥积极作用。

二、收录范围与文献源

建立地方文献数据库，首先要明确收录范围和解决资源问题。对地方文献的收录范围，我馆前馆长杜定友先生曾提出过著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的论述，这一见解已被我国图书馆界所接受和采纳。我馆的地方文献专藏也基本上是按照这一模式建立的。我省地方文献数据库的收录原则是：

1．具有广东地方特点，并有一定学术、史料价值的文献资料（包括有地方特点的科技文献）。

2．反映本省人物（包括广东籍知名人士以及在广东有过影响的非广东籍人士）生平、传记、事迹文献材料。

3．有广东地方特点的本省出版物和外省出版物。

4．广东人士著述（指有地方特点的文献资料部分）。

对不予收的文献，作了如下规定：

1．虽是地方出版物，但内容并无地方特点的文献资料。

2．作者虽是广东人士，但文献内容并无地方特点的著述。

3．无地方特点的科技文献。

4．印刷质量差、内容贫乏的非正式出版物。

5．同收录原则相悖的其它文献资料。

具体的收录范围有24项。

地方文献数据库收录文献的类型包括：专著、期刊、报纸、会议录、汇编、学位论文、科技报告、专利文献、手稿、地方志、族谱、检索工具、参考工具、图表、乐谱、古谱等。其中检索工具包括反映本省图书馆馆藏的各种书目、文摘、联合目录；图表包括地图、气象图、地质图；参考工具包括年鉴、手册等。专利文献只限于本省单位和个人申请的国内外专利。报纸限于本省出版报纸的目录。

广泛征集地方文献资料，保证地方文献数据库有充足的文献源，是建立地方文献数据库极为重要的一环。我馆地方文献工作，早在解放前杜定友先生任馆长时，即已引起重视。建国后，更加广泛深入地开展了地方文献的收集和整理工作。省人民政府曾先后发出三个关于地方文献工作的文件，指定我馆为全省地方文献工作机构和收藏中心，要求各级人民政府和各企事业单位，将所出版的文献资料无偿向我馆缴送2册，为征集地方文献打下了良好的基础。在全省各有关单位的大力协助下，经过几十年的努力，我馆已逐步建立起拥有18万册文献、在海内外有一定影响的广东文献专藏，形成了广东文献的收藏中心，这是建立地方文献数据库的基础。

建立地方文献数据库，在确定收录范围的同时，还要认真选择和挖掘文献源。因为地方文献包括了反映当地历史和现状的文献资料，数量以万计，内容极为繁杂。图书馆应该首先选择利用率高，有一定学术和史料价值的文献存贮进电脑，其中科技文献应占有相当的比例。这是时代对我们的要求。因此，我馆在建库前对文献的选择进行了较深入的研究，最后决定从现代期刊入手，对符合收录范围的期刊论文著录标引，然后输入电脑。目前文献的前处理工作正顺利进行，每月至少产生800个书目记录。我们计划今年完成10000个书目记录的任务。对于其它类型的文献资料，今后将有计划按步骤地进行输入，从而逐步建立起我省的地方文献数据库。

三、数据库系统目标与模式

作为地方性情报检索的地方文献数据库，其总目标是：收录和存贮反映本省历史和现状的地方文献资料目录，编辑出版综合性的地方文献通报（书目）和各种专题的地方目录，为当地党政军领导机关和各科研生产单位提供文献检索服务；作为地方文献的查目中心，将通过联机网络同当地的主要图书情报部门联网，逐步实现地方文献的联机编目和检索，从而促进地区性的资源共享。

为了实现上述目标，我们根据本省的实际情况，为地方文献数据库设计了下述模式：

3．在本馆购置中、小型主机后，将进一步完善地方文献数据库系统，在省、市领导机关和主要科研机构设置检索终端，并同当地的主要图书情报部门联网，进行联机编目和检索，从而使地方文献数据库真正达到资源共享的目的。

4．把电脑同缩微技术结合起来，实现地方资料的全文检索。我馆准备在一、两年内购置一套16毫米的缩微拍摄设备，用于拍摄地方文献资料。在数据库中检索命中的文献，可根据其文献号，在缩微阅读机上获得原文。

在我省有关部门的大力支持下，经过全馆同志的努力，广东地方文献数据库的系统目标正在逐步实现。目前，在IBM5550微机上已实现了以下功能：

1．地方文献书目数据的录入与存贮。针对地方文献具有多种类型的特点，本数据库根据国家文献著录标准，设置了多种文献类型的自动格式识别程序，不但提供了完善的人机对话录入和修改方式，而且能够对录入的书目数据自动进行著录格式的自动识别．从而使书目数据达到标准化的要求。

2．编辑和打印综合性检索刊物《广东文献通报》。该刊物以及时报道我馆新入藏地方文献为宗旨，每月出版一期。每期通报正文约70页，按《中图法》分类体系排列，并附有地区索引，方便县、市图书馆、档案馆等有关单位从地区途径查找文献。从今年5月起，至今已出版文献通报两期，年底将出版通报的年度累积索引。

3．自动编目功能。数据库系统可根据输入的地方文献书目数据，自动生成数据倒排文档，供文献检索之用。另外，还可根据指定的专题，编制各种类型的地方文献专题书目，以及编制地方文献的累积本。

4．文献检索功能。因受IBM5550系统外存的限制，目前数据库的存贮容量为25000篇文献。如将外存扩大到40MB，数据库容量将可扩大到10万篇。在此范围内，用户可从篇名、著者、分类、主题、地名等五个途径进行联机检索，并允许用多个主题词或多个检索途径进行组配，以提高检准率。输出结果既可在屏幕显示，也可用打印机输出。

5．词表管理功能。数据系统可对地方文献标引词表、地名表和机内分类表进行插入、修改、删除等项操作，并提供编辑打印词表的功能。目前我馆已编制出《地方文献标引词表》、《广东省地名表》和《地方文献数据库分类表》。

6．标引管理功能。数据库能记录和检索文献标引的有关数据，从而避免标引工作中出现的漏标和重标等现象。

除了上述功能外，我们计划在明年上半年前，为该数据库MARC机读目录生产地方文献征集以及远程联机通讯等程序，使数据库的各种功能进一步完善。

四、地方文献的著录与标引

为了达到资源共享的目的，地方文献的著录与标引也必须实现标准化。我馆在建立地方文献数据库的过程中，对地方文献的著录和标引十分重视，采取了下面的一些作法：

1．在进行数据库总体设计的同时，请本馆有丰富文献工作经验的同志组成科研课题组，起草制定了《文献标引员手册》。该手册对数据库的收录范围、文献著录标引工作细则、文献通报编制体例都作了规定，从而为文献著录标引工作的标准化奠定了基础。

2．在建库前，对文献标引员进行业务考核，选择工作责任心强，经过图书馆专业培训，有3年以上图书馆工作经验，并有一定文献工作实践的同志担任文献标引员。在标引的过程中，还注意帮助他们总结标引工作中的经验教训，逐步提高他们的标引业务水平。

3．印制地方文献书目数据录入工作单，要求文献标引员根据国家文献著录标准进行著录，并按录入单格式进行填写。这样可以减少不熟悉著录格式而产生的错误。

4．标引员标引的数据录入单，由数据库文献工作组最后审核，审核的内容包括：著录文献的选题、著录的格式、分类和主题标引。在实践中我们感到，标引文献的审核，对提高数据的文献质量有着十分重要的作用，因此，应由有较高业务水平的同志负责把关，并注意文献标引人员队伍的相对稳定。

5．数据库书目均采用《中图法》分类体系。对同一文献的多个主题，尽量采取了组配方式生成分类号，以便充分发挥电脑多途径检索的优势。

6．以《汉语主题词表》为基础，根据地方文献的特点编制标引词表。《汉语主题词表》是一部综合性的文献标引工具，收词多而广泛。但用其标引地方文献，仍有部分文献未有准确的表达主题。因为该词表不可能收录众多的带有地方特点的词汇。如“经济特区”、“花市”、“岭南画派”等词就未收录。为了建立有特点的、实用的文献标引词表，我们在文献标引时首先由标引员根据主题标出标引词，最后由文献标引组根据《汉语主题词表》进行规范，对查不到的词则选用新的标引词。经过两个多月的积累，数据库已存贮了2000多个标引词。随着地方文献的不断增加，该词表也必然会不断扩大，我们计划在标引词积累到一定数量时，将编制一部正式的《广东地方文献标引词表》。

五、结束语

随着我国图书馆事业的发展，地方文献工作的现代化已是历史发展的必然趋势。地方文献数据库的建立，不但是我国地方文献工作的新发展，而且必将推动和促进地区出版物的资源共享，其意义是十分重大的。我们衷心希望和各省、市、自治区公共图书馆的同志们共同努力，使地方文献工作的现代化走向新的水平。

〔出处〕 《图书馆学通讯》，1986年第3期