建设河池地区地方文献数据库的思考

地方文献数据库是根据地方文献资源开发的具有独特内容的数据库,它汇集了特定地方的政治经济、文化教育、历史地理等各方面的文献资料,向读者提供地方文献的全文信息或检索线索。近年来,各地方图书馆都在积极开展地方文献数据库的建设工作,文化部启动的“金图工程”也将地方文献数据库列入“九五”期间重点建设的特色数据库之一。在这一趋势下,如何建立河池地区地方文献数据库就成为我馆信息服务科研工作中一个应该积极研究课题。

一、建设河池地区地方文献数据库的必要性

①地方文献是社会文献的重要组成部分,但地方文献的分布和需求却有显著的地域特征。在我国文献资源数据库建设工程中,地方文献数据库往往是大型图书馆、中心图书馆无法和无力顾及的一个方面。因此,各地方图书馆因地制宜对本地区的地方文献进行收集整理,建设地方文献数据库,实现地方文献的共享,对弥补大型图书馆文献资料数据库建设的不足,形成文献资源数据库建设的层级分工,丰富我国文献资源数据库内容有着重要意义。

②随着我地区社会经济、文化建设的迅速发展,对地方文献资源的需要与日俱增。无论是领导的科学决策,还是教育科研,国情、乡土教育都需要有充足的地方文献资源来支持。而目前我地区尚无一家对地方文献进行完整收集的组织机构。加之,地方文献以各种载体形式分散于各学科文献中,包含在其它文献中,造成读者使用的困难。只有对地方文献进行二次加工才能根本的改变其利用的低效率。我地区地方文献开发利用的现状,已经不能适应地方经济文化发展对信息服务提出的更高要求。因此积极的对地方文献进行收集整理,建设地方文献数据库,对提高地方文献的开发利用率,满足日益增长的地方文献需求,服务地区经济、文化发展具有积极的现实意义。

③建设地方文献数据库有利于形成馆藏特色。由于地方文献数据库的建设依托于地方文献分布、用户需求的地域性,因此可以避免数据库资源的重复建设,形成自己的馆藏特色,这对推动我们图书馆信息服务内容和手段的现代化,从创新中求发展具有积极的作用。

二、地方文献数据库建设的可行性。

①我馆自建馆以来就积极开展地方文献收集的工作,经过20多年的收集,已有相当数量的地方文献馆藏。其种类包括地方史志、民间文学作品、地方文学刊物、地方个人著述等;地域上包括了全地区11个县市。有了这些地方文献,我们就具有了建立地方文献数据库的资源基础。

②我们有收集地方文献的有利条件。在行业内部,我们是高校图书馆学会成员馆,且与区内各兄弟学校图书馆以及地区各县市公共图书馆都有密切联系,在开展地方文献收集、建设数据库时这些都是可以加以利用的有效途径。

我校建校20多年,有大批毕业生在地区各县市的党政机关、企事业单位、社会团体中工作或担任各级党政领导。利用校友的关系来收集分散于不同社会领域的地方文献,我们具有天然的优势。
互联网信息检索服务在我馆已经广泛的开展,利用互联网这一开放的信息平台,我们一方面可以在网站上发布地方文献征集信息,面向全社会范围征集地方文献。另一方面可以直接在网上搜索下载网上的地方文献资源。

③我们拥有建设地方文献数据库的技术设备。我馆拥有一批图书馆学、计算机的专门人才,他们有丰富的文献情报工作经验,具有对地方文献进行整理、深加工和利用多媒体技术、网络技术开发管理数据库的专业技术能力。我馆现已全面实现计算机网络管理,配备有网络服务器、交换机、光盘塔、扫描仪、光盘刻录机等一批计算机设备,在现有设备基础上稍加补充就能满足地方文献数据库建设的需要。

④学校专升本的需要,使图书馆的购书经费得到了较大的增加。地方文献的数量相对较少,因而所需投资较小。因此在馆中购书增加的的经费中合理的预算地方文献数据库建设的经费,用小投资来实现特色馆藏不仅不是难事,还是一种有限经费的高效使用。具体实施,既可以将整个项目的资金需要按不同的用途以一定的比例列入年度的文献、设备采购和办公经费计划;也可以成立专项资金,按年度划拨,专款专用。

三、地方文献数据库的技术要求

(1)应用平台。地方文献数据库建设的目标是实现地方文献资源的信息共享,因此在选择数据库的应用平台时我们首要考虑的是系统的通用性。互联网和局域网上ＷＥＢ服务是目前最开放的信息发布途径,基于ＢＷ(浏览器/服务器)构架的数据库应用程序可以轻易的实现跨操作系统平台的操作,而不需要为不同的操作系统开发不同的产品。用户的操作系统只要有ＷＥＢ浏览器就可以通过互联网或局域网中的ＷＥＢ服务,来获取文献信息。所以我们应以互联网和企业网为数据库的应用平台,将地方文献数据库系统集成于图书馆的ＷＥＢ网站建设,通过图书馆的ＷＥＢ服务来实现地方文献资源数据库的信息共享。

(2)系统功能。在数据库系统的功能上,我们应考虑系统的应用介面和功能的实用性和操作的简便性。系统应用要有人性化的人机交互介面和简便的操作。数据库的检索功能是数据库的核心功能,检索系统的好坏直接影响数据库的可用性。我们应该根据地方文献本身及用户检索的习惯,以读者为本、充分利用地方文献数据库为原则决定检索策略,设置检索途径,构建检索系统。功能上要求既提供题名、责任者、主题词、分类号、出版地这些传统的检索途径,又应该有适合地方文献特点和用户检索习惯的其它检索途径。各种检索途径既可以进行简单查询,又能进行“与”、“或”等逻辑组合查询。

(3)数据格式。在数据库的数据格式的选择上,我们必须重视的是数据格式的标准化和对网络检索的支持。一方面应该遵循行业内CNMARC的标准格式,使文献数据具有可交换性;另一方面则要考虑数据格式是否为目前流行的WEB数据库发布方案支持。因此如何解决MARC数据与流行的WEB数据库方案如PHP-Mysql、ASR-LQLServer等的格式兼容就成为我们在系统开发中的重要工作。

四、地方文献的收集,标引和著录

地方文献的收集、标引和著录直接关系着数据的质量。地方文献的收集工作中,要做到“全”、“精”结合。“全”是地方文献的收集范围要广泛,内容要全面。在收集范围上既包括图书、杂志、报纸、图片、画册、图像等正式出版物,也包括公报、文集、文件汇编、年鉴、资料汇编、地名录、舆图及机关团体、企事业单位名录;地方史志、专业志以及有关的目录、索引、资料汇编、纪念文集、年刊、大事记、学术论文、会议录、手迹、信札、抄本、稿本和文书原件等非正式出版物,以及在网络上的地方文献电子信息。在内容上,凡与地方政治经济、文化教育、司法军事,历史地理、民俗旅游、外贸金融、、民族人口等方面有关的文献,均应作为收集的内容。只有做到人无我有,人缺我全才能具有权威性。“精”则反映的是在全的基础上要有所侧重,有所突出。围绕地方有影响人物或特色,选取一两个课题做为文献收集的重点使数据库的地方特色更为明显。如配合宜州市的刘三姐旅游品牌塑造工程,我们可以收集建立“刘三姐专题文献数据库”。
地方文献的标引工作中,必须做到标引的规范化,即按《中国图书馆分类法》和{汉语主题词表》对其进行分类标引和主题标引。地方文献数据库与其它类型数据库相比,最突出的特点是内容要反映地方文献本身所具有的地方特征,应用则要满足地方文献用户特殊的检索需求。由于地方文献的内容是对特定地区的自然、人文描述,它所表现出的地域性和专指性极强。用综合性的《汉语主题词表》来标引地方文献,则将有相当部分的文献不能准确地表达其主题概念,这样在检索中就有可能造成误检和漏检。所以标引地方文献的主题词表需要在《汉语主题词表》的基础上补充地方区域、地方团体、地方事件、地方人物等方面的主题词,结合地方文献本身的特点来制订适用的主题词表,力求切合用户的检索习惯。在确定选词标准,标引深度后则应制定详细的标引细则,由文献标引人员严格执行。

地方文献的著录工作的标准、准确与否直接关系到数据库的质量。因此在地方文献的著录上我们要本着全面揭示文献内容为原则确定者录项目、制定著录实施细则严格按ＣＮＭＡＲＣ格式著录。在著录工作中要求认真负责,输入准确,有条件的话还应进行数据的校对工作。
地方文献数据库建设已经或正在受到广大地方图书馆的广泛关注,我们应更新观念、统一思想,行动起来积极创造条件,建设地方文献数据库,利用全新的文献服务内容和形式,树立地方图书馆品牌,努力为地方的经济建设和社会发展服务。

〔出处〕 河池师专学报(社会科学版)2002（1）