论企业秘书工作现状及改进策略

近几年来,我国企业发展很快,已成为国民经济的一支重要力量,在这种大趋势下,对秘书的工作提出了更高的要求。调研中我们发现,企业的秘书工作还存在一些落后与不足之处,不能完全适应企业发展的需要。企业普遍存在需要的秘书人员是综合性的,所要担负的工作包罗万象。

一、秘书工作对企业的重要性

秘书是党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职位,尤其是党政部门及其领导人的秘书更是一个比较重要的行政职位。随着社会主义市场经济体制的建立,我国的经济主体由单一化向多元化转变,秘书队伍的主体也逐渐由行政秘书让位于企业秘书。秘书活动的职能与内容,比如有辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务四大职能。总之,秘书的设置不是可有可无,而是公司决策层、执行层人员所不可替代的。从其承担的监管职能来讲,更是执行层人员不能替代的,是公司运作中必须设置的机构(把这个岗位看作是一个机构,而不仅是一个自然人的职务),这就是设置的必要性;工作内容多、责任重,维系着公司运作程序的合法性、公正性、完整性,这就是秘书工作的重要性。这个必要性和重要性完全是现代企业运作中规范操作的特殊要求所决定的,也充分体现了秘书在公司运作中的重要作用。

二、民企秘书工作的现状及存在的问题

(一)企业秘书服务对象的特殊性——个别性、不规范性、封闭性

企业秘书服务的对象——企业家或职业经理人,是人群中最难服务的一群。因为这个阶层非常特殊;一方面,他们对社会经济发展的贡献直接而巨大,有创造精神和冒险精神,具号召力和领导力,并以个人能量控有较多的社会资源;另一方面,他们又是人群中最挑剔的一群,他们的许多特点,如地位高(与企业内部人群比较)、权重(从企业内部决定权而言)、金钱多、能力强,这些对他的秘书而言却不一定是好;位高就有官气,难沟通;权重就有傲气,难说话;钱多就有娇气,不能委屈他;能力强要求就高,对别人的满意度就低,或者叫你相形见绌。结果使秘书所做的辅助性、服务性工作变成了“要求高、难度大、满意度低”的工作。

(二)企业秘书工作具有综合性——内容的多向性、角色的多样性、涉及事务的复杂性

企业要求利润最大化,造成秘书工作的多向性和角色的多样性;市场化运作使企业与顾客、股东、政府、社区的联系和纠纷增加,秘书的工作量跟着增加;企业竞争要求秘书工作具有很高的时效性,即使能磨出精品也往往不受欢迎;办公技术和信息化管理的发展,使秘书原来的知识结构出现“短板”,带来学习的紧迫性。总之,工作的强度、难度、速度、深度和广度都在提高,要求企业秘书是多面手,不仅会说会做会写,而且说的做的写的要多快好省。

(三)企业秘书工作的被动性和压抑性

被动性是说,即使一个思维缜密、想象力丰富的人,也无法预知未来的工作。有时突然冒出一件小事,可能忙你好几天,主动权十分的小。压抑性有两个方面:一方面是秘书的工作性质决定了他的能力与地位、贡献与评价常常不相称,有时实在是非常辛苦,得到的结果却是非常委屈,需要较好的心理承受力;另一方面是秘书的机要性质,工作内容多半不能对外宣泄,心理负荷比较大。

(四)企业秘书工作缺乏创新性

长期以来,由于受文秘工作从属性、服务性、依附性等特点的影响以及传统的“秘书工作被动论”理论的渲染,人们片面强调文秘人员的表达能力、办事能力、辅助管理能力、调研能力和应用技术的操作能力等,对秘书的职业素养也仅侧重于热爱岗位、忠于职守、勤奋务实、默默奉献等,却忽视了秘书人员创新能力的发挥。

三、改进对策

(一)要树立正确的苦乐观

艰苦的工作和生活环境是人们走向成熟、成功的动力,是磨练意志、陶冶情操的良好机会。秘书人员要善于利用自身的特殊工作条件,锻炼自己、培养自己。一是要敢于吃苦耐劳、勤于苦中求进。要树立正确的世界观、人生观、价值观。做到比工作不比待遇、比贡献不比享受,强化宗旨观念和服务意识;在新的形势和任务面前,按照“忠诚坚定、敢于奉献、廉洁自律、业务精湛”的要求加强自我修养。二是要充满革命的乐观主义精神,善于苦中求乐。秘书工作虽然清苦,但有失必有得;别人没学到的东西秘书先学到,别人没有锻炼的机会秘书能得到,这也是一大幸事。因此,从事秘书工作的人员要正确对待苦与乐,在苦中实现人生价值,在苦中寻求最大欣慰。

(二)要勤于学习、善于学习、不断汲取新的知识

学然后知不足,企业秘书自身要不断“充电”,加强素质修养,弥补缺憾,提高业务能力,跟上时代发展。一是学习市场经济知识,特别是现代企业的运行规则、资本的运作、经济基础、法律法规等相关知识,适应企业对秘书工作的新要求。二是理论联系实际、学用结合。三是要善于思考。

(三)自觉培养健康心理素质

秘书素质体系是德、识、才、学、体、心理诸要素共同构成的辨证统一体。其中,心理素质对其他要素具有指向、激励、维持、强化等多方面的功能。心理素质直接影响着秘书的自我修养、人际关系和工作状况。现代企业秘书有两大心理特征:一是服从与创造的高度统一。在现代社会里秘书工作极富挑战性,艰苦性。现代企业秘书只有具备了敬业、责任、学识、毅力等条件,以乐观的精神对待工作,才能处乱不惊、稳健果敢地应对挑战,实现自我。

(四)改革教学方法

现代教学不能再是灌输式和纸上谈兵式的了,必须在教学过程中增加实践环节内容并加强师生间的交流与互动。增加课堂讨论、案例教学、模拟训练等灵活的教学方式,给学生独立思考、发表观点和亲身尝试的机会。帮助学生形成散发性思维,以达到创新能力。

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