实现高校财务审计信息化应注意的技术问题

实现高校财务审计信息化应注意的技术问题

计算机应用技术的迅猛发展使会计电算化广泛普及，致使财务审计信息化成为现代财务审计的必然趋势。财务审计信息化是指在审计过程中使用审计软件和计算机技术，从确定审计目标，制订审计计划，收集、整理、分析审计证据，到出具审计报告以及审计过程综合管理整个流程都运用计算机辅助完成。可见，计算机审计是对会计电算化技术的拓展性应用，是实现财务管理科学化和现代化的重要手段之一。我国高校财务审计信息化工作起步较晚，目前在实践中仍存在一些问题。故而，本文针对高校财务审计信息化的现状，分析财务审计信息化的优势以及遇到的问题，并提出解决问题的办法与思路。

1 财务审计信息化的主要技术优势分析

财务审计信息化的主要优势体现在审计软件的设计和计算机技术的运用两个方面。

1.1 运用审计软件模拟手工审计流程，可大量节省人力资本，提高审计的效率与质量

具体表现在：①自动测试账目是否平衡。采用传统的手工审计方式，审计人员进入审计工作场地后首先需要核对账目，按照会计核算规则要求审查被审计单位的账账、账表是否平衡。采用计算机审计后，审计软件会自动检测账目是否平衡，并自动生成会计报表，从而免去了传统人工审核平衡账目这一环节，提高了工作效率。②快速准确地处理大量信息。高校经费的核算与管理由学校财务部门对各院系与行政单位按经费预算指标控制，有的实行总额控制，有的按项目管理，但不论采用哪种经费管理方式，在传统的手工审计环境下，按要求对数据进行分类、汇总、统计、分析都是一项繁琐耗时的工作，工作量大、易出错，效率低。但在采用审计软件的情况下则变得轻而易举。审计人员通过设定条件，利用软件对海量的财务数据进行快速准确的筛选、统计、对比、分析，从而快速得出正确数据，提高了审计的效率和质量。③多种方式查询账目。审计软件最主要的功能是完成审计查账任务，软件可提供多种查账方法，如按借方发生额、按贷方发生额、按制单日期、按会计科目、按项目、按部门等，同时又可按多种条件复合查账，并且通过账目直接追踪会计凭证，即查账时可随时访问该记录的记账凭证，会计分录一目了然。特别是按部门查账法，将部门经费按项目归集在一起，可避免审计查账时出现项目遗漏。④审计抽样快捷客观科学。在审计实践中，按照审计工作程序需进行凭证抽样审计，在样本的选择上审计软件可提供快捷、客观、科学的方法，使样本更具代表性。在样本选择上，审计软件的自动抽样程序可按照审计人员设定的抽样条件，自动生成样本库。同时，软件的自主抽样方式在需要选取某一特定项目的样本时，可快速、准确地搜集到所需样本。例如，抽样一定金额之上的办公用品支出，软件可将账目按发生额大小自动排序，同时，利用“摘要”筛选功能进行归集，这样审计关注的样本就形成了。然后，审计人员按照系统提供的样本审查纸制的原始凭证，并根据抽样审计的实际情况调整样本量。[1]可见，审计软件的应用可提供快捷、科学、客观的抽样方法以获取充分、适当的审计证据。 目前的审计软件具有将查账结果输出，并以Excel电子表格形式独立保存的功能，而且输出的格式与系统中显示账目的格式完全一致。所以，在审计实务中，审计人员可针对输出的账目，利用Excel电子表格提供的各种功能，对数据进行分类汇总、统计分析、复核计算。特别是当Excel表与表之间的数据相关联时，通过设定函数关系，表与表之间可自动取数、计算，效率高，差错少。对涉及文字方面的工作，既可以借签审计软件提供的模板，同样可以应用Word文字处理软件，应用其强大的文字编辑功能制定审计目标，编制审计计划，出具审计报告，管理审计档案等。可见，计算机技术的应用为审计人员提供了准确、灵活、快捷的工作方式。

2 数据采集壁垒的形成原因与解决办法

采用审计软件辅助审计，首先要将财务软件中的数据导入审计软件，即采集数据。采集数据主要面临两方面问题：①行政障碍。单位行政领导是否授权审计部门采集数据，这直接涉及能否使用审计软件。由于财务数据的保密性，以及考虑到软件信息系统及电子数据安全性等因素，单位行政领导对审计采集财务电子数据大都十分谨慎。②技术障碍。会计软件、审计软件是专业性很强的信息系统，基于成本、技术等多方面原因，我国高校使用的会计软件、审计软件大多是商业软件。目前会计软件版本较多，使得审计软件在采集财务数据时要面对多种会计软件，而每种会计软件都有各自的数据接口，由于软件生产商出于商业利益以及为保护会计系统、财务数据安全等因素，将数据隐藏起来，由此给采集数据带来一定的困难。特别是审计软件使用初期，由于审计人员计算机应用技能水平偏低等因素，采集数据时遇到的困难更大。即使是相同的会计软件，软件升级改版后，其数据接口亦发生改变，如果审计软件经销商后续服务跟不上，未及时更新采集工具，审计人员则将无法采集数据，导致无法继续使用软件审计。同时，由于计算机技术应用的不断深入，很多层面都应用计算机管理，采集这些系统的数据仍然面临着数据接口不匹配的问题，进一步增加了采集数据的难度。 （2）高校内审若想从根本上解决软件接口问题，应建立会计与审计软件共享平台。笔者认为，内审不同于外审，高校的财务部门与审计部门只是分工不同，都在为其共同的管理者服务，目标都是管理好学校资金，使其发挥更大的作用。所以，高校财务的核算与管理与高校内审的服务与管理可以在同一个平台上，可建立会计软件与审计软件的共享平台[4]，即在高校会计软件模块中给审计留一个出口，或者说在会计软件中嵌入审计模块。这样内审就可以绕开采集数据过程中的种种壁垒，而直接使用数据，真正实现对学校资金的即时性管理，将服务、监督、管理同步进行。当然这仍需各方面的共同努力，借鉴审计署“金审工程”运行的办法，建议行政管理部门采取措施促使相关部门规范软件设计，使得会计软件与审计软件合二为一，从而从根本上解决数据采集壁垒。

3 完善会计软件基础工作的两项主要内容

审计软件的数据来自于会计软件，所以，在实现财务审计信息化的过程中，规范会计基础工作显得尤为重要。在会计软件中系统自动汇总凭证、登记结转账目并生成报表，需由会计人员输入的工作主要是建立会计核算模型与编制记账凭证，这两部分工作做得是否规范，直接影响到审计软件使用的效果。

（1）建立会计核算模型是使用会计软件的第一步。此模型限定会计核算明细级别，决定是否设置辅助核算，并规定辅助核算项目与会计科目关联范围等。如果会计核算软件未设置辅助核算项目，审计软件则将无法按项目查账。所以，建立实用的会计核算模型，是审计软件充分发挥作用的前提条件。

（2）编制记 账凭证是会计人员常规工作。会计人员需要依据业务单据编制记账凭证并将其输入计算机，此时最常见的差错是会计摘要的误输入和错误地使用会计核算的借方和贷方。软件设计者为提高工作效率，避免手工重复劳动，在凭证输入方式中设置了摘要复制功能。即当一张记账凭证有多条会计分录时，如果摘要内容相同仅输入第一条即可，下一条分录的摘要系统将自动复制。但如果摘要内容发生变化，会计人员又未相应输入正确内容，系统会误将上一条摘要复制到下一条，这样将造成账目中记载的内容与实际发生的业务不相符。此时审计查账，通过摘要筛选出来的数据将会出现错误。而错误地使用核算的借方和贷方主要发生在财务调账时。例如，按照会计核算规则，支出类科目发生额应在借方核算，需要调减支出也应是借方发生额负数，如果错用贷方发生额来调账，统计支出时借方发生额就会大于实际支出金额；特别是当启用会计软件中预算管理模块时，由于此模块要求经费预算指标在贷方核算，这样错误地调减支出金额与经费预算指标都在贷方反映，不符合会计核算规则，同时也增加了审计统计与分析的工作量。

所以，为了使账目能客观地反映经济业务内容，满足学校财务核算与管理的需要，必须规范会计基础工作。针对会计电算化环境，规范会计基础工作需要做好两方面工作：①建立科学实用的会计核算模型。会计模型限定了会计核算的内容，所以，建立模型时要统筹考虑以何种方式核算管理学校经费，要既能按会计科目核算，又能按项目核算。特别是按项目核算，合理限定项目与会计科目关联的范围，满足会计核算与财务管理的要求。②建立岗位责任制，减少工作差错。输入凭证是会计的日常工作，工作量大，重复率高，出现差错概率大。所以，在提高会计人员自身业务素质与责任心的同时，要建立岗位责任制，用制度来规范管理，保证会计信息真实完整，既满足会计核算与管理的要求，亦保证审计结论真实可信。

4 会计信息失真的审计

产生会计信息失真的主要原因有客观和主观两个方面。客观原因体现在现行高校会计制度的局限性以及管理体制所限等因素。例如，现行的《高等学校会计制度》规定：高等学校会计核算一般采用收付实现制。所以，对固定资产的核算仅按原值计价，不计提折旧，导致高校固定资产账目计量与实际不相符，资产虚高，造成会计信息失真。这种由会计核算制度产生的信息失真问题软件无法解决。会计信息失真的主观原因主要体现为故意失真和过失失真两种情况。按照会计核算程序，会计软件将输入的记账凭证自动汇总、记账、生成报表，但编制会计分录所依据的原始凭证是否真实以及会计分录是否正确，会计软件无法判断，审计软件自身也无法解决这一问题，需由审计人员追踪原始票据做出判断。目前，高校财会人员审核单据时，更多地关注单据自身是否符合规定，如发票版权是否在使用时间范围内，票据开票日期、单位名称、数量、单价等是否齐全，金额大、小写是否一致，经手、验收、审批人签章是否齐全等。至于发票用途中填写的内容与实际业务是否相符合审查的较少。在审计实务中曾发现一个十几人的单位，一年中用于购置办公用品的经费达10余万元，经抽凭审查，支出多用于购置计算机耗材。如此多耗材已经超出实际工作的正常用量，经咨询当事人，部分支出是变通的。这是故意失真造成会计信息与实际不相符。同时，在对原始凭证审查时，亦能发现会计分录是否正确，是否存在会计人员用错科目以及误操作而导致会计信息过失失真。

由此可见，抽样审计是审计工作的重要环节，在利用审计软件辅助审计的同时，要重视对原始凭证的审查。前面提到，审计软件使得审计抽样样本更为科学、客观，但审计软件自身无法解决会计信息失真问题，抽样凭证确定后，对每张凭证的审查则要凭借审计人员的专业知识、审计经验以及对被审计单位业务流程的了解程度。为使审计结果反映客观实际，采用计算机财务审计时，需重视审计抽样环节，重视对原始凭证的审查。

5 完善审计软件的办法和方向

经过20多年的发展，会计软件的应用基本普及。但审计软件的应用起步较晚，相对说来尚处于滞后状态，高校财务审计信息化至今仍处于浅层次运用上，主要原因在于高校版审计软件功能尚不完善。导致这种状况形成的一个重要原因在于审计软件未能充分利用会计软件中的资源，这是高校计算机财务审计滞后的主要技术原因。目前，高校内部审计多采用在企业版基础上改制而成的商业审计软件，这种软件不是针对高校财务与审计的特点而设计，一些功能高校内审用不上，如“审计专家系统”模块，基本针对企业财务特点而设，设计了如税种查账及测算分析，企业财务指标（涉税指标等）总体分析等，高校自身没有这些经济业务，这些功能对高校内审不适用。相反，高校内审需要的部分功能软件又不能实现，如审计查账时未能将查账结果模拟手工三栏账、多栏账方式进行归集。例如，现行高校版的会计软件采用编码方式建立会计核算与管理模型，即“会计科目编码”加“项目编码”加“部门编码”，每组编码作用不同。①会计科目编码，依据高校会计制度的要求编制，负责核算高校全部经费。会计科目编码不区分部门或项目，即经费内容相同，会计科目编码相同。比如研究生经费，其收入的会计科目编码全校通用一个，支出的会计科目编码全校亦相同，若需区分经费属于哪个院、系的，用项目编码来限定。②项目编码，归集项目经费的所有收入（预算）与支出。如前所述，为区分不同院、系研究生经费的收入与支出，通过项目编码来确定。③部门编码，归集一个部门所有的经费项目。三组编码之间的关系是：查询任何账目均需通过会计科目编码来实现，项目编码与会计科目编码组合后可实现按项目查账，部门编码可查询到该部门所有的项目编码，避免审计时遗漏项目。但是，现行的审计软件未能充分利用会计软件编码管理账目的优势，如按项目查账，未能模拟手工将项目经费按要求归集。前面列举的研究生经费，一次查询就未能得出研究生经费收入、支出、结余情况，而需要分别查询研究生经费项目的收入、支出，然后再人工汇集在一起，费时费力，浪费资源。

基于上述分析可见，实现高校财务审计信息化的技术关键在于必须进一步开发和完善审计软件技术功能。首先，增加复合条件查账功能，实现灵活地按项目查账。按项目查账一次可查询多个会计科目，而且将查账结果模拟手工三栏账、多栏账方式予以归集，即按会计科目明细显示账目明细。如上所述的研究生经费，一次查账可完整地查询到研究生经费的收入与支出，如果支出项目有明细核算，亦可将支出内容模拟手工多栏账方式显示账目明细。其次，增加软件操作的灵活性。如对经常采用复合条件查询的账目，可以将查询条件以某种形式保存下来，避免下次查询时重复输入，提高工作效率。再次，针对高校财务核算与管理的特点设计“审计专家功能”，使得计算机能更好地实现审计思路。

6 提高审计人员计算机应用技能的思路

与会计电算化相比，审计信息化起步较晚，对计算机审计的研究相对滞后，审计人员计算机技术的运用水平偏低，至使审计软件已有的功能尚未充分利用，对Excel电子表格以及Word文字处理软件运用得也不够灵活。信息化时代的审计，要求审计人员不仅要具备丰富的专业知识与经验，同时要能熟练使用计算机，使计算机技术能力与审计专业能力完美地结合在一起，才能在信息化的大潮中做好审计工作。

根据笔者的经验和体会，主要应从以下几个方面努力：①提高审计人员计算机技能水平。或有计划地引进既懂审计专业又精通计算机使用的复合型人才，或立足现有审计人员重点培养，干中学，学中干，不断解决在财务审计信息化过程中遇到的问题，通过“传、帮、带”的方式，使审计人员计算机整体水平在实践中逐渐提高。②认真学习熟练掌握审计软件操作方法。审计软件功能强大，遇到问题要多与软件技术服务人员沟通，或借助审计软件的“在线帮助系统”，软件设计者在此系统中比较详细地说明了各功能模块的操作方法。③熟悉了解会计软件功能。审计软件所有的数据来源于会计软件，了解会计软件功能，有助于使用软件审计时找到查账切入点，特别是掌握会计核算模型设计的思路后，理清财务是如何通过会计软件核算与管理资金的，对设计审计查账方式很有帮助。④审计人员定期接受培训，定期组织高校审计人员研讨交流，借鉴其他院校的有益经验，也更具有实用性。