翻新时间:2013-12-18
谈市县建立文件中心-档案管理论文(1)
一、市县建立文件中心是 社会 发展 的需求 很多人在文件与档案的概念和文件生命周期 理论 等 问题 上有不同的看法,我认为不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段,只是不同阶段有不同的管理方式。在我国现行文件由形成单位管理,半现行文件由各基层档案室管理,非现行文件由档案馆管理。
这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求,管理的弊端越来越突出,已经成为档案工作发展的桎梏。 -小而全的管理模式,浪费严重 市县绝大多数立档单位规模比较小,文件、档案形成数量比较少,但麻雀虽小五脏俱全,每个单位都要设立档案室,这样就需要至少占用1-2间办公室,添置设备、配备人员,建立-整套的管理程序和 方法 。
仅以石景山市为例, 目前 共有170多个-、二级档案室,档案室面积3970多平方米,190名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入,这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式,造成的是人力、物力、财力的重复投入,浪费严重。
二工作不到位,管理水平低 从目前情况看,档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业,但绝大多数的档案员是兼职的,缺少档案专业知识,工作队伍不稳定。
如石景山市93%的档案工作人员是兼职的,99%的档案员无专业知识,专业素质有待提高,虽经多次专业培训,但距工作要求仍相差甚远,工作人员经常调换,每年调换率均在20-30%左右。这些因素造成了档案工作水平较低。
现代 化管理是档案工作的必然趋势,但目前状况对实现现代化管理阻力很大。 三市县档案局、档案馆工作压力大,很难提高工作水平 由于基层单位档案工作队伍不稳定,专业素质有待提高,档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。
因此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间,使他们无法深入开展业务工作,提高工作水平。同样由于档案工作队伍专业素质有待提高,很大一部分重复和价值不大的档案被划定为进馆范围,因此,档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。
四 现代化管理进程缓慢 文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”,只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理,各单位档案室管理水平参差不齐,要达到资源共享难度非常大,且需要的时间也很长。
五 文件社会化难度大 随着社会不断前进,人们的档案意识不断加强,自我保护意识不断加深,这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。
管理分散,也很难达到 科学 管理的要求,因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。 建立文件中心,半现行文件脱离形成单位,直接由文件中心管理,能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化;既能减少文件形成单位多方位投入,又能满足方便利用;既节省人力、物力、财力,又能减少档案局、档案馆的工作压力,使档案局、馆的工作正常开展;既能实施科学的鉴定、合理分流文件,又能保证档案馆收藏档案的质量,将管理活动真正按其 规律 纳入科学管理轨道。
文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则,能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化,大大提高工作质量,为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网,逐步实现档案信息 网络 化,达到资源共享,并可为今后 电子 文件网络传输做好准备。
档案工作生命力的所在就是利用,因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要,就应该建立新的模式。
建立文件中心逐步取代各单位档案室是市县档案工作的发展方向。
二、市县文件中心的体制、职能 一文件中心的体制 文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现 经济 上的节约,是-种政府行为,而今我们建立文件中心仍应为政府行为,这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。
市县文件中心应是政府直属机构,在市县政府的领导下,接受市县档案局的监督与指导。 二文件中心的职能 文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴
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