翻新时间:2013-12-18
浅议电子档案的整理与保护-档案管理论文(1)
一、 电子 档案的整理 目前 ,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。 1、文书电子档案整理 一是内部文件。
以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。
将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于 计算 机对盘内文件查找。
二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入 网络 ,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。
电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、 科技 电子文件归档 科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。 A.基建档案。
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。 B.设备档案。
企业 引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向 发展 ,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。
在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件 内容 说明和注意事项。 3 会计 电子文件整理 A.工资单。
工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。 B.账簿。
企业会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统-,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、 电子 档案的保护 由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。
但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。 1、软磁盘的保护 A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接 影响 到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。
目前 市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。 C、规范保管条件。
要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14-24℃。 D、加强病毒防范。
要求各业务部门加强 计算 机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。 F、对加密盘的管理。
有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。 2、光盘的保护 A.规范排放和使用。
光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕
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