浅析高校二级学院教学档案管理的探索与思考

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论文摘要：教学档案是高等学校发展记忆的基石，是高等学校办学历史的原始记录，作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度影响到高等教育甚至整个社会记忆的留存。以哈尔滨工程大学动力与能源工程学院为例，探讨了教学档案的管理工作，以及如何服务支撑学科、专业建设等，以期为国内同类高校提供借鉴与参考。

论文关键词：高校；二级学院；教学档案；管理

一、高校教学档案管理的特点

教学档案是高等学校发展记忆的基石，是高等学校办学历史的原始记录，作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度影响到高等教育甚至整个社会记忆的留存。教学档案是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和。科学、系统、规范的教学档案既是高等学校教学工作的基本要求，也是衡量学校办学质量和管理质量的重要标志。

二、教学档案的界定

教学档案不同于其他类型的档案，它具有很强的专业性和多样性的特点，这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，记录这一实践活动的教学档案内容也是十分复杂和多种多样的。纸制教学档案包括人才培养案、教学计划、教学大纲、教学日历、教学文件、教材、试卷、毕业论文、毕业设计任务书、开题报告、实验报告、实习笔记及各种教学活动的记录等等，非纸制档案有录音、图片、多媒体课件等多种声像资料，此外，还有重大教学活动如学术交流、特殊报告、研究生入学复试试卷、面试记录等都是需要存档的教学档案。

三、教学档案的归档范围

第一，上级机关和学院发的文件，按年度分类整理，装订成册，长期保留。

第二，人才培养案、教学计划、教学大纲、教学日历、教学文件、教材、毕业论文、毕业设计任务书、开题报告、多媒体课件等多种声像资料、学术交流、特殊报告、研究生入学复试试卷、面视记录等长期保留。

第三，实验报告、实习笔记、学生选课、参加各种国家考试报名的相关资料、教师停调课申请、本科生试卷等周期保留。

第四，学籍档案、学生花名册、学生课表、学生原始成绩单、教师任课一览表、学科申报材料、学位点申报材料、教材使用情况记录、专业建设、申报新专业的有关材料、典型教案、试讲记录、听课记录（领导、专家、督学）等长期保存。

第五，各种教学奖励申报材料、学科建设、专业建设、教学评估材料、科学研究立项、科研报告、成果鉴定等材料长期保存。

四、教学档案与教学评估

1.教学评估中教学档案管理存在的问题

（1）基层教学单位对于教学档案管理的工作重视不够，对于存档范围不清楚，导致原始教学档案缺失较多。

（2）教学档案存档法律责任意识差，认为教学档案试卷、论文存档是为了上级机关检查。

（3）教育、教学管理会议、事件没有建档。

（4）学生实践教学活动资料没有存档。

（5）存档的教学档案没有规范。

2.教学档案在教学评估中的作用

（1）原始的教学档案是学校办学发展的历史见证，是学校办学水平的最好的佐证材料，它能充分体现学校的办学理念、办学水平和办学质量，它随学校的发展而逐步积累，是知识和信息储存的一种形式，作为历史真迹的证明，为教学评估起到了支撑作用。

（2）教学档案能真实、系统、全面和完整地体现高等学校本科教育的办学特色，教学评估提升了高等学校教学档案的价值，促进了高等学校对教学档案管理工作的高度重视，意识到了做好教学档案存档工作是做好教学工作的重要条件之一。教学评估工作为师生员工做好教学档案归档起到了很好的宣传作用，增强了档案归档意识。

（3）教学档案是体现学校办学指导思想、办学特色、专业特色、建设与发展总体目标和定位、学科优势及实施“质量工程”等方面的基础性依据。

3.教学档案在教学评估中存在的问题的原因分析

（1）师生员工对教学档案的重视程度不到位，档案意识薄弱，机关、院系、基层学术组织责任不清，规章制度不健全。

（2）各种教学档案材料收集不齐全，整理不规范，学院没有明确的归档范围和要求，无章可循，一些重要的教学活动的档案没有保留，甚至个别人认为保留教学档案只是为了应付上级机关检查。

（3）教学档案管理工作人员队伍不稳定。院系教学档案管理工作人员很少有专职人员，大部分是教务部门教学秘书兼职。因为教学管理人员更换频繁，教学管理人员、教学档案管理人员队伍不稳定。同时，由于兼职人员缺乏档案管理的专业知识，影响了教学档案的管理质量。

（4）教学档案管理手段落后，管理手段还停留在人工保管和手工操作阶段。通过评估，教学档案管理人员认识到教学档案管理工作的重要性，在教学评估工作中，档案需求量大，利用率高，传统的教学档案管理办法已经不能适应快速检索的要求。因此，教学档案管理现代化、信息化是时代发展、社会进步的大势所趋。

（5）缺少教学档案管理的法律责任意识，基层管理人员对教学档案管理意识不够，认为教学档案存档就是为了应付上级机关检查。"

五、二级学院教学档案管理策略

1.提高教学档案管理人员的素质

（1）教学档案管理人员要具备良好的思想政治素质和修养。高等学校的人才培养不单是教师的授课工作，也包含教学管理、教辅人员的工作，教学档案管理人员是教学管理人员的重要组成部分，虽然不直接进行教学管理，但由于处在教学管理一线，工作中会与学生发生联系，其工作态度、言行举止对学生同样产生重要影响。因此，教学档案管理人员必须具备良好的思想政治素质，要树立科学正确的世界观和人生观，用良好的言行举止来影响和培育学生，为人师表，管理育人。

（2）教学档案管理人员要爱岗敬业。教学档案管理工作人员的工作非常具体，档案转递的特点一是环节多、人员多，容易造成档案遗失；二是经常有借不还、造成档案二次遗失；三是涂抹、篡改等现象，造成档案失实、失真。因此，教学档案管理人员必须具备严谨的工作态度，实事求是的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的良好品德。教学档案管理工作是一项基础性的教学管理工作，同时又是一项服务性的工作；教学档案工作既是一项意义重大的工作，又是一项艰苦清贫的工作。教学档案管理人员要淡薄名利，认识到档案管理工作是一项功在当代，利在千秋的伟大事业。

（3）教学档案管理人员要定期进行培训，开展档案学术研究和交流活动。教学档案管理工作水平的高低，取决于教学档案管理人员的素质。所以，加强教学档案管理人员队伍建设，提高教学档案管理人员素质是做好教学档案管理工作的重要基础工作。要加大力度做好兼、专职教学档案管理人员的培训工作。

教学档案管理人员对档案的管理工作必须工作细致、全面熟悉相关学科和领域并对相关专业知识广泛的涉猎和了解。总之，教学档案管理人员要博览群书，知识面宽广，不要把自己所重视的工作看成是一个“图书、资料、档案的保管员”。要适应社会发展、满足社会科技进步的需求。

2.加强二级学院教学档案管理人员的职业能力培训

教学档案管理人员应具备良好的身心素质，过硬的业务素质，具有较强的管理能力和服务意识及熟练的业务技能；具备综合协调能力和开拓创新能力，教学档案管理工作是一项综合性的工作，需要机关人员和教师的支持，要争取他们的重视与支持，为做好教学档案管理工作创造良好的环境和条件。

3.教学档案功能的开发和利用

（1）为学校中心工作服务，加强档案资源建设。目前国内很多高校都保存着一些知名专家学者、国家领导人和很多重要历史人物的学籍档案，如扬州中学保留有江泽民中学的学籍档案，北京大学保留着连战母亲的学籍档案，在他访问大陆时，北京大学将复制品做为特别的礼物送给他，连战先生认为这是他收到的最有价值的礼物。这是基础档案发挥利用的一个典型案例。这个案例启示我们，在加强档案资源管理的同时，要做好基础性档案资源建设，要有前瞻性，档案资料收集整理的范围要广泛。

（2）重大项目要超前服务，跟踪归档。高校教学档案在制订归档范围和期限时，应特别重视学校的中心工作，特别是重大活动、重要会议、重点教学研究项目、重大教改工程、学术交流、重要工作内容的档案材料的范围和期限，以便为学校保存有价值的资料。对于重大活动，档案工作要提前介入，超前服务，全程跟踪，同步发展。

（3）发掘高校教学档案的文化资源、推进档案服务创新。大学是人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，承担着传承文明、科技创新、引领社会发展的责任。哈尔滨工程大学的前身是新中国的第一所高等军事院校，多年来培养的人才为国家国防现代化建设作出了重要贡献，有许多珍贵的历史档案，加以利用，可以建设成为爱国主义教育的基地，同时，也是吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂，可作为推介学校的窗口，融资助学的媒介。要积极发掘学校的文化资源，积极参与和谐校园的文化建设，档案与校史要相互衔接、相互补充。

（4）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。开发高等学校教学档案的信息资源，让历史以更智慧的方式走进大众，可以弘杨学校办学传统，提升大学文化，凝练大学精神，鼓舞、激励、引导广大师生心往一处想，劲往一处使，为学校改革和发展提供强大的精神动力。实现高等学校教学档案由纸质到电子媒介的飞跃，使档案管理走向现代化，提高教学档案的利用率，有利于教育教学交流、教育教学资源共享。

（5）高等学校教学档案管理的目的就是要为社会、学校的教学和科研提供档案信息服务，为学校学科建设、专业建设、师资队伍建设、科学研究提供支撑材料，为教学科研服务，传统的教学档案管理手段，已远远不能适应高校教育事业发展的需要。加强高等学校教学档案管理信息系统建设，对提高高等学校教育教学管理水平有着积极和重要的意义。

4.加快信息化建设、实现档案管理现代化

高等学校教学档案是在教学过程中产生的，其产生于教育教学实践，对于日后的教育教学管理工作有着重要的参考和使用价值，必须完整地加以保存。传统的高等学校教学档案的管理办法是收集、归类、存放、保管和使用教学档案，是教学管理工作中不可缺少的一部分。如何妥善保管和使用教学档案，使其在教学管理中发挥应有的作用，是一个非常重要的问题。

传统的档案管理方法已不适应新形势下高校的发展和现代信息社会的需要，达不到科学、高效的管理效果。加快信息化建设、实现档案现代化管理应从以下几方面着手：

（1）高等学校教学档案信息化建设要以教学档案的信息资源为核心，以教学档案的网络建设为基础，以扩大教学档案信息资源的开发和利用为目标。教学档案资源建设是基础，现代信息化技术是手段，教学档案资源开发利用是目的。

（2）高等学校教学档案的信息化，实际上就是教学档案资源建设要搞数字化，现代技术管理教学档案要搞标准化，开发利用管理教学档案要搞网络化，科学管理教学档案要实现现代化。加强教学档案管理信息化建设首先要加强设施建设，要加快数据库的建设，制订规范管理的标准，逐步建设数字化教学档案室。

（3）搭建跨学校的档案信息资源共享平台，学校与学校之间可以资源共享弥补资源不足，实现高等学校校际之间的档案交流，学校各部门应切实重视教学档案的建设，并将之纳入学校和部门整体发展规划。

5.健全完善二级学院教学档案考核制度

建立、健全有关教学档案管理的规章制度，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档具有重要意义。建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

6.条件保障

学校应当为二级学院设立专项经费，为档案管理配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

六、展望

教学档案管理工作是一项系统工程，需要学校各部门和师生员工的高度重视与支持，高等学校要把教学档案管理工作作为教学管理工作的一个重要组成部分，在人、财、物三方面给予支持，把教学档案归档工作纳入工作业绩考核指标，对高校教学档案管理人员在职称评聘、岗位津贴标准等方面同教学管理人员列入教学辅助人员编制。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。