关于建立和利用高职院校教师业务档案的思考

"

论文摘要：本文分析了高职院校建立教师业务档案的对象和档案收集的具体内容，提出了建立教师业务档案的具体原则和管理教师业务档案的基本方法，总结了有效利用教师业务档案的办法。

论文关键词：高职院校；教师业务档案；建立；利用

高职院校教师业务档案是指教师在长期的教育教学、科学研究、企业实践和社会服务工作中形成的、反映个人学习经历、专业水平、教育教学能力及科研成果、社会服务实效等，具有保存价值的文字、图表、声像及各种载体的历史记录。本文就如何建立、如何管理和如何利用高职院校教师业务档案谈谈个人的思考。

一、建立高职院校教师业务档案的对象

（一）校内专任教师、兼课教师，包括高职院校专职辅导员、班主任。他们是高职院校教师的主体，他们的学习、工作和生活情况要通过学校的人事档案和业务档案进行记录。

（二）校外兼职教师、兼课教师，包括学生顶岗实习、校外德育辅导员。他们受聘给学生上课或指导，参与学校的专业建设、课程建设和实训基地建设、师资队伍建设等工作，他们在人才培养、专业建设等方面起到重要的、不可替代的作用，学校为他们建立档案，有利于评价他们的工作，有利于学校自身工作成败的评价。

（三）学院的客座教授、教学顾问、指导专家。他们是校外专家学者或政府部门人员，他们为学校的人才培养、科学研究和社会服务起到重要作用，为更好地发挥这些人员的作用，记录、跟踪他们对学校的影响十分必要。

总的来说，对学校教育教学、科研工作和社会服务工作直接有影响的人都需要建立教师业务档案。

二、高职院校教师业务档案的内容

（一）教师基本信息材料

主要包括教师个人的个人信息、主要学习经历、职称情况、教学工作经历、企业工作经历、社会服务经历、继续教育情况、社会兼职情况、获得的各种资格证书、重要表彰奖励等，还包括能够证明以上项目真实性的相关证明材料。

（二）教师教育教学工作材料

主要包括教师担任辅助员、班主任或其他从事学生教育管理工作的统计和证明材料，教师教学工作数量及工作质量的统计及证明材料、教师工作业务总结等。通过这些材料能够反映教师历年的教学情况、教学工作量、教学水平。

（三）教师业务与能力提升材料

主要包括教师参加各类业务进修、培训和能力测评的相关材料、教师参加学术会议、专题报告和学术报告等材料，还包括教师下企业锻炼、顶岗工作情况的材料，还有学校及上级部门命名的名师（专家）评审材料等。通过这些材料，能够反映高职教师学历提升、业务能力、实践能力提高和企业工作经历积累的情况。

（四）教师奖惩情况材料

主要是各级组织授予教师的各类荣誉称号、获奖证书复印件，奖牌奖杯照片、音像资料以及对教师教学事故处理的结果文件复印件等，通过这些材料，能够反映教师的工作业绩和失误之处。

（五）教师职务职称材料

主要是教师高校教师资格证复印件，教师的专业技术职务资格证书复印件，相关职务聘书复印件，教师的各种职业资格证书复印件等。

（六）教师科研与社会服务材料

主要是教师参加各种形式的社会服务、科学研究和教学研究等活动业绩材料、总结材料等，包括历年发表论文一览表，立项、结题各类科研课题一览表，出版的专著、教材、教参和教学资源开发的成果一览表，通过这些材料，可以反映教师的学术水平、学术地位、研究方向和社会服务成效。

三、高职院校教师业务档案的建立

（一）教师本人参与

教师业务档案收集有别于其它档案材料收集，在时间上它兼容了年度和学年，立卷单位是个体，很多材料产生于教师之手，是教师个人独立活动的结果。以教师为单位组卷，靠档案员收集比较困难，所以，教师业务档案需要教师本人参与收集、整理自己的材料。

（二）教学一线单位收集

教学一线单位是学院教学的基层组织单位，一般是教学院系、教研室或专业教学团队、课程教学团队或实训中心教学团队，教师教学工作的任务分配、教学过程的相关检查、教学材料的分发与收集、考试考查的安排等都是通过教学一线单位为纽带完成的，应该说教学一线单位对教师一段时间内的专业情况、学历学位情况、参与业务学习情况、科研服务、下企业锻炼和社会服务情况最为清楚，因此，教学一线单位对教师业务档案材料的收集更方便、更真实、更及时、更完整。 "

（三）职能部门归档

管理师资队伍建设的部门是教师业务档案归档的责任部门，一般放在教务处或人事处。教师业务档案归档，一是要对搜集的材料按规范进行裁剪、裱糊、折叠；二是分教师编排，填写卷内目录，加编页码、保持活页状态，分装在不同教师业务档案卷宗内；三是按照教师的类别和一定的顺序存放。

（四）逐年滚动积累

教师是一种相对稳定、具有较强连续性的工作，教师个人的工作业绩、业务能力是随工作经验、个人阅历不断变化而变化的，教师业务档案必须逐年积累，对于大多数学校开说，可以自然年度或学年度为期进行阶段归档，同时，对重要工作（如项目、活动、进修学习、外派交流等）进行归档。

四、高职院校教师业务档案的管理

（一）强化一个意识

高职院校建校历史大多不长，教职工的档案意识普遍不强，因此，一定要通过多种途径强化职工的档案意识。一是要做好宣传工作，组织教职工学习档案法；二是要组织对档案工作的统一安排、统一布置、统一检查验收，把包括教师业务档案在内的各种档案的建设和管理纳入到单位和个人业绩考核内容之中；三是要有相关的组织机构、负责领导和考核机制；四是领导带头重视档案工作，自觉严格按档案建设与管理的要求去做。

（二）完善两项制度

高职院校教师业务档案的管理，既要遵循国家档案法的要求，又要制订适用高职院校自己相应的管理制度。当前，高职院校有两项制度尤其重要，一是《高职院校教师业务档案归档制度》，规定教师业务档案归档的内容、方法、过程和要求，建立档案资料归档的机制；二是《高职院校教师业务档案管理制度》，使档案管理工作有章可循、有据可依，通过制度约束，保证日常的教师业务档案工作管理顺利进行。

（三）坚持三个原则

建立和使用教师业务档案，必须坚持真实性、系统性、规范性原则。一是档案内容要客观真实，原件要真实，复印件归案要审核，评价要客观准确；二是要按教师业务档案目录要求，该收集的要尽收，该有的应尽量有；三是入档的材料要规范，表格样式、纸张大小、材料要素、图片清晰度要有统一规定。

（四）采用四项技术

在教师业务档案管理过程中，要采用档案编目技术、计算机信息管理技术、保密技术和安全技术，使教师业务档案更加安全、更加便于利用。档案编目技术指对档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作。计算机信息管理技术是指对教师业务档案进行数字化、网络化管理。教师业务档案虽然不像人事档案那样密级程度较高，非经一定和组织手续不能查阅、摘抄、复印，但它又不能像文书档案那样可以公开供人随意查看，它也涉及到教师个人隐私，所以，在教师业务档案管理中，也要注意其保密性，采用必要的保密控制技术。档案的最大特点就是原始性和唯一性，是一种不可再生资源，因而档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命是值得特别注意的，要防止档案被涂改、丢失和被盗，要防止档案发霉、变质和被虫蛀等，要注意防火、防虫、防盗。

五、高职院校教师业务档案的运用

（一）作为教师资历能力和水平的评价依据

评价一位教师的工作能力和水平，除进行直接、具体的考察外，大多数情况下还要借助于业务档案材料来进行考察，通过调阅教师业务档案，可以历史地、全面地、动态地考察教师的教学业绩，了解其在教学基本建设、教学研究及科研和社会服务方面的成就和价值，形成对教师的合理评价；同时，在教师个人职称评聘中，评委可以利用教师业务档案核实教师的任职期间的工作量、教学成绩和社会服务成就，可以查阅教师的资历和学历变化，可以提高职称评审工作的质量和透明度，促进评聘工作的公正、公平、公开。

（二）作为学院师资队伍建设的重要依据

教师业务档案为建立学院教师资源库直接提供了第一手资料，学校可以在此基础上，分析教师个体的特点，分析教师整体的结构和水平，有目的、有计划地打造合理的教师梯队结构，合理地聘用教师，使优秀教师脱颖而出，促使每一位教师在教育教学能力、科研能力、社会服务能力上尽快达标；对于教育主管部门来讲，有了教师业务档案，在各种评估过程中，专家们通过一系列相关档案材料，可以全面了解到学校师资队伍的整体水平，准确分析教学在人才培养和其他工作中的问题，便于促使学校针对性的整改，起到以评促建、以评促改的作用。

（三）方便教师不断地积累教学经验。教师业务档案本身就是教师教学经验的总结，通过教师业务档案，将教师零散的教学经验系统化，同时随着档案内容的增加也丰富了教师的学识。

建立和运用教师业务档案是加强师资队伍建设、实施高职院校规范管理的重要内容之一，必须沿着科学化、规范化、制度化方向发展。