一体化管理在图书情报档案中的应用探讨

一体化管理在图书情报档案中的应用探讨

随着一体化管理在图书情报档案中的不断应用，通过一体化管理体系建立的集图书、情报、档案信息开发等服务于一体的图书情报服务体系，为用户提供了标准化、系列化、网络化的信息服务。而在这个过程中，不可避免地出现了一些问题，针对这些问题，管理者要立足实际，拓宽一体化管理应用新路，确保一体化管理更好地为图书情报档案服务。

一、一体化管理在图书情报档案管理中存在的问题

1.一体化管理在图书情报档案管理中要解决图书、情报、档案各自为政的问题

在一体化管理中，尽管随着一体化管理的概念的提出逐步被应用到图书情报档案管理中，但是一体化管理难免出现各自为政的现象。此时，大批图书、情报以及档案信息处于封闭的状态，不但不能有效地得到二次利用， 而且随着科学技术的不断更新，有的档案资料逐步失去利用价值，形成了巨大的浪费。

2.一体化管理还没能真正进入实践

尽管一体化理论如果切实运用到图书、情报、档案管理中会使这些部门直接受益，但是一体化管理模式在很多地区还处于理论层面，尚无实践应用的先例。另外，档案、图书、情报单位的管理者还没有认识到一体化管理的优势，根本不愿意进行一体化管理，这就使得一体化管理还没有真正进行实践当中。

3.一体化管理技术水平以及硬件设施还需整合优化

受经费的限制，图书、情报、档案信息管理各部门的技术水平和设备远远达不到一体化管理的整体要求，这也加大了将一体化管理应用于图书、情报、档案信息管理的技术壁垒。另外，相关管理人员的业务水平不高，业务素质亟待加强。在图书、情报、档案部门应用一体化管理需要的操作人员的能力和培训善待加强，整体素质也有待提高。

二、一体化管理在图书情报档案中应用的理论基础和实践经验

1.一体化管理在图书、情报、档案管理中应用的可行性

一体化管理融合了图书、情报、档案的管理体系标准，通过综合性管理，提出三者相互遵循的共同的管理标准，并通用同一套管理体系实现图书、情报、档案各项活动的有序进行，避免重复操作给各个部门带来的无序管理以及重复劳作。在这个过程中，相同功能的事物或者活动的类型化繁为简，实现了统一化、简化、协调、优化，确保各个部门能够最佳运行。在一体化管理的设计中，要遵循动态化原则、强制性原则以及人性化原则，促使每一个部门都能充分调动员工的积极性，使员工都能够自觉执行标准，最大程度维护图书、情报、档案各部门的利益。因此，在我国实现图书情报档案一体化管理具有一定的理论基础，是非常可行的。

2.一体化管理应用在图书情报档案管理中的实践经验

1977年，联合国教科文组织将原先的“文件、图书和档案处”、“国际情报系统”和“国际科技情报系统”合并，合并后的部门被称为“综合情报计划处”。“综合情报计划处”的主要职能就是促进图书、情报、档案等信息系统之间的联系和合作。美国所建立的“文件、档案、情报、图书一体化”的管理模式，是美国企业信息管理的重要组成部分。通过上述一体化管理系统，可以实现各个子系统的信息沟通和查询，从而为企业提供快捷准确的信息。其他一些西方发达国家，也都利用先进的一体化信息网络系统使国家文献信息资源的管理达到了很高的水平。随后，以中国社会科学院、农业科学院为代表的相关部门也纷纷成立了各自的“图书情报中心”。

三、建立良好的协作机制，实现图书情报档案的一体化管理

1.一体化管理可以更好地实现资源共享

社会信息的剧增，图书、情报、档案管理共同具备的属性使得三者之间的知识、社会化的信息互相转化、互相交叉。在这种情况下，一体化管理使档案、图书以及情报之间不但得到了纵向、横向的发展，而且更便于统筹管理，形成现代化网络。因此，图书、情报以及档案的管理人员开始关注一体化管理，并通过一体化管理的网状结构随时实现异地查询，实现档案、图书以及情报资源的共享。对于一体化管理在图书情报档案中的应用，应当进行客观的分析和认识，逐步落实。

2.将网络化管理应用于一体化管理

网络化管理是实现一体化管理的有效途径。通过现代电子信息技术进行图书、情报、档案信息的输入以及统计等管理，实现档案、情报、信息资料的电子化，同时采用档案资料的视听化，使档案、情报、信息资料的利用率得到提升，并实现多层次、多方位地获取信息。网络化管理下的一体化管理，方便多个部门随时调用相关信息，促使图书情报以及档案的相关资料被其他部门实时调取，并能够补充利用到本部门当中。此时，三者之间相互协调，整合后的信息可以满足读者对信息资源的不同需要。

3.以信息服务能力作为一体化管理的核心和目标

图书情报档案一体化管理将独立的部门整合管理，首先需要领导高度重视一体化管理的进程，从各个方面给予投入和支持；另外，要加强工作人员的业务培训工作，使工作人员能够熟练掌握图书情报以及档案部门都通过互联网连接下的一体化管理程序，并为此提供技术支持。同时，工作人员要能够随着专业技能的不断更新，不断提高自身的业务知识，具备精湛的检索技术以及相关软件的使用技能，能够使自身的素质符合一体化管理的需要。其次，图书情报档案管理人员要相互沟通，多向交流，使一体化管理真正落到实处，真正做到网络共建、资源合理共享、远程存取。在这个过程中，要采用信息网络搭建信息服务平台，使情报、信息以及档案能够通过这个平台建立统一的服务系统。

总之，只有加强对相关图书、情报、档案部门一体化管理思想的宣传和教育，才能真正整合图书、情报、档案的资源，并通过优化实现资源共享，为用户提供标准化、系列化、网络化的信息服务。