浅谈招标项目档案管理存在的问题及对应措施

摘 要 本文对当下我国建设工程招投标档案管理中潜存的问题，详细分析其问题形成的诱因，找出解决问题的对应性措施及基本方案，对招投标档案管理的正常运行及维护企业的合法权益等发挥着极为关键性的作用。

关键词 建设工程 招投标 档案管理 问题 成因

一、项目档案管理的重要性

(一)是招投标活动的真实记录

招标代理机构主要是通过公开、公平、公正的招标投标活动来体现资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护招标人和投标人的合法权益。招标档案是否系统、完整、真实地记录了招投标活动的全过程，直接反映了招投标工作质量的高低。它一方面为招标人提供了真实可靠的原始资料，便于有关部门及管理机构对资料的备查、参考和利用;另一方面它是工作人员学习、研究、总结、提高工作水平的参考书。

(二)是防范风险、减少法律责任的重要保证

符合规定的、完整的招标项目档案，不仅对规范招标代理机构业务人员工作方面起到了重要作用，而且在防范风险方面也发挥了关键作用。目前在招投标活动中，对招标代理机构操作程序、评标过程提出的质疑投诉甚至诉讼案件大量出现。在构成法律责任的要件中，根本一条就是必须有损害事实存在，并能证明这种损害是由招标代理机构的过失造成的。由此招标项目档案能够为招标代理机构免除法律责任，保护其正当权益。

二、项目档案管理存在的问题

经过现实情况的调查发现，当前我国建设工程企业的招投标档案管理中仍潜存以下几方面的问题：

(一)招投标档案数量巨大，给建设工程企业带来沉重的管理任务

当前建设工程企业大都是根据《中华人民共和国招投标法实施条例》中五十六条中规定的“招标人或其委托的招投标代理机构应该妥善保管招标中形成的文件资料，存档备查，并且最少将其保存十五年”的要求，以此确保中标的建设企业招投标档案的保管时间。

因工程项目产生的招投标归档文件资料错综复杂、数量较多，特别是一些没有中标的建设企业标书总量非常多，再加上这些企业在档案管理期限上年度划分不是特别细化，已然对不少的企业进行档案管理带来很大的压力。假如没能及时地处理好这一问题，一定会对建设工程企业造成巨大的管理负担，使得企业档案管理成本提高很多，以至于影响到企业的经济效益。

(二)招投标档案管理不完善

通常来讲，招投标档案一定要是对工程各个项目活动进行的全部的、系统化的历史记载，是建设工程企业对招投标项目的立项、审批(备案)、准备、开标、评标及中标等所有业务活动的具有保存意义的文件材料有机系统。但从当前有的建设工程企业档案管理中的现实状况来分析，招投标档案管理上仍然存在不完善的地方。

(三)招投标档案管理模式滞后，档案管理方式信息化水准低

根据笔者的调查发现，有的建设工程企业在招投标档案管理中依然使用之前较为滞后的管理模式，缺少必要的检查工具，对档案随便存放。为此，在对需要的招投标档案使用的时候，仅仅能够凭借管理工作者的脑中记忆，从档案室里查找。

(四)招投标档案管理相关规章体制不完善

从所调查的建设工程企业状况来分析，招投标档案管理大体上是没有规章制度可以遵守的，管理工作者通常是根据之前的管理经验开展工作的。这一问题的存在，将在很大程度上展现了企业在档案管理问题上的很多“空白”“死角”，这些问题是急需加以解决的。

三、招投标档案管理问题成因分析

(一)法律规章比较模糊，偏粗放型

我国招投标档案管理的主要法律依据是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》，但是，这两种条例对招投标档案管理方面所规定的要求是比较模糊的，更为严重的是，在上述两种条例中并没有提出“招投标档案”的任何信息。这种现象非常明显的说明了这两种法律规章文件对“档案管理理念”是非常模糊，极为浅薄的。

建设工程企业在招投标过程中形成的文件材料并不完全是值得保存的，为此没有必要将所有的档案文件材料进行保管，不然就会造成只要有档案材料形成就一定要进行档案管理的错误理念形成，将在很大的程度上提升了企业档案管理成本，使得企业档案管理效益减少。与此同时，大数量的“招投标档案”会造成企业不能够用相同的成本来提升企业档案管理质量，招投标档案管理水准提升，将会是非常困难的事情。为此，这种粗放式的法律规章，是一定要进行细化完善的，不然将会对企业带来严重的损失。

(二)招标工作过程中重要性方面严重缺乏掌控、档案归类范围不清楚

针对当前的具体情况来讲，有的建设工程招投标档案问题的存在，主要是由于企业中并没有明确的管理理念，未能掌握好招投标工作中的重要性方面，缺乏对招投标档案工作的掌控，这样就会造成招投标档案管理工作不会达到良好的效果，导致招标工程项目档案出现不完善的地方。除此之外，有的建设工程招标代理机构缺乏对招标档案归档范围的相关规定，这同样是导致招投标档案完善性低的关键性因素。

(三)招投标档案管理不具备完善的科学理论指导

在当前的档案学运用理论探究成果中，我们仅仅能够察觉到很少的探究招投标档案管理内容，并且通常皆是业务经验介绍层次的探究成果。针对这一状况，我国建设工程招投标档案管理规范尚不完善就是理所当然的事情。为此，当下我国所濒临的实际性问题是：需加强档案管理理论建设，丰富有关指导性招投标档案管理内容等，这些都是档案研究人员急需解决的问题。

(四)欠缺成本掌控历练，信息化管理水平低

成本比上收益是任何一个建设工程招标代理机构在开展经营管理工作当中一定会兼顾到的现实性问题。假如继续使用目前的那种高成本、粗放式、低效益的招投标档案管理方式，必然会致使企业担负巨大的管理压力，久而久之，就会导致企业在管理问题上能动性大大减少，对企业效益造成巨大的损失。

四、如何加强项目档案管理

经过探究和浅析当前的有关成功性经验及新政策中的规定，针对招投标档案管理中潜存的问题提出以下对应性的解决方案：

第一，治本最重要，国家相关部门一定要立即进行《实施办法》的修订，经过归纳各个部门及地方较为成功的经验及相关规定，深入确切规定出各种类型的招投标档案保管时间限制。

第二，梳理招投标业务流程，确定招投标档案发展的节点，实现对招投标档案的全方位掌控。建设工程招标项目能够依据企业自身的招标业务特征，对招标业务流程进行相关梳理，确定招投标档案发展的关键性节点，明确各个节点形成的文件类型，对其进行全方面地管理掌控，保证招投标文件的归档，预防失控或者缺失的情况出现，确保工程各个项目特别是关键性招投标档案的完整性。

第三，加强成本管理理念，逐渐实现招投标档案管理的信息、数字化及网络化。严格按照国家电子文件管理的相关要求，凭借电子化方式代替之前的手工化管理形式，提升企业招投标档案管理水准，减少管理上的投入，提升招投标档案的信息检索水准，为企业相关业务的未来发展供应强有力的信息支持和证据保证。

第四，加强档案学运用理念中招投标档案管理问题探究。经过对招投标档案管理之前成果经验的总结及失败的归纳，去借鉴发达国家相关管理理念及成功经验，弥补我国档案理论方面的不足之处，以此为我国招投标档案管理供应科学的理论指导。

参考文献

[1] 马军力.当前建设工程招标中存在的主要问题及对策分析[EB/OL] . .

[2] 蒋世军.建设工程招标投标的发展及趋势[J].经济管理论坛，2014.