翻新时间:2023-02-01
对高等院校档案管理信息化工作的几点思考
高等院校档案是高等院校在长期教学实践、管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料,记载着高等院校的发展历程。目前,高等院校档案工作还存在着不少薄弱环节,特别是随着信息社会的发展,高等院校档案工作远不能适应现代信息化发展的需要。
一、 高等院校档案管理信息化工作存在的问题
1.档案信息化意识不强。长期以来,有些高等院校领导片面认为高等院校的主要工作是教学、科研和培养学生的摇篮,以培养技能型、实用型人才为主。从而忽视档案工作,档案信息化工作处于“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的不利位置。特别是定编定岗时,对档案人员的编制过分压缩,或不设岗,造成人手过分紧张;高等院校各部门也常因归档立卷不及时而造成资料或被忽视。
2.信息化管理体制老化,缺乏竞争激励机制。从总体上看,高等院校档案管理模式仍然是手工作业,极大地限制了档案的发展速度,致使档案管理人员没有时间钻研和科学开发管理,不能积极开发与主动提供利用档案。管理方式落后,部门之间没有网络连接,需求者到档案室查阅档案,致使检索速度慢,查准率、查全率低。虽然一些高等院校档案室配置了现代化管理设备,实现了信息化管理,但从利用计算机技术弄好档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面的情况看,还缺乏综合处理技术能力。
3.档案信息化利用率低。目前,大多数高等院校运行机制老化,服务方式和手段落后,使得档案管理工作长期处于利用率低、消耗高的低效运转状态。资源浪费严重,社会满足率低;而时代信息由于产业信息高速发展,社会灵活运转,服务多样,资源信息开发充足,因此利用率高的各类信息机构,在为社会提供的信息服务中,将显示出旺盛的生命力。传统档案管理的体制管理必须改革,否则就不能在激烈的市场信息上有所作为,甚至会挤出信息市场。
二、高等院校档案信息化管理工作应采取的对策
1.强化学校档案机构建设。档案工作首先要得到高等院校领导的高度重视,把档案工作列入高等院校管理工作的议事日程,深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际,领导带头学,做贯彻落实《档案法》的带头人。建立健全的管理机构和管理网络,成立以高等院校一把手为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组,配备一名专职懂计算机的档案员,高等院校各处、室都设有兼职档案员,建立综合档案室,从组织上保证档案工作的顺利开展。
2.规范信息化管理制度。建立完善的档案信息化管理工作制度,是档案工作逐步实现信息规范化管理的可靠保证和有力措施。各处室做到职责明确,部门之间全部连接网络,使归档有标准,立卷有范围,借阅有条例,保密有规定,库房管理有措施,开发利用有目标,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定,促使各处室人员都重视档案工作,认真研究落实本部门的档案工作任务,使学校档案工作保质保量限期完成。
3.提高管理人员业务素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高等院校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使高等院校的档案工作跟上办公自动化步伐,为高等院校教学、科研和其他工作服务。因此,加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。
4.提供信息化服务及开发利用。高等院校档案信息资源开发与利用,我们坚持按规章制度办事,注重服务态度改善,服务质量提高,强化高等院校档案室的功能服务,努力开发其教育功能,使档案由过去的以藏为主转化为以利用开发为主。健全档案的检索工具,汇编各种能反映高等院校特色的有较高利用价值的编研材料,利用多媒体辅助档案管理,使档案工作标准化、管理方法科学化、管理机构高效化,不断增强档案室的综合服务功能,让档案信息资源更好地为科研、教学和其他工作服务。
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