浅述电子文档对档案工作的影响及对策

随着计算机技术在我国各行业的广泛应用，数量浩繁的电子文件已经成为各级档案部门关注的主要问题。本文以笔者实践工作为例，谈谈电子文档给传统的档案管理模式带来的影响。

一、电子文档对档案工作的主要影响

（一）对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。档案的原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，当事人的手稿、领导者的亲笔签名等，都体现出档案的原始性。正是由于档案的原始记录性，档案才有别于图书、情报、资料等其他信息资料，并具有法律效力。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，其便于修改和复制的特性，使最能体现原始记录性的档案内容与形式上的特征都不复存在。

（二）对档案学理论的影响

档案学理论研究的内容是由研究对象决定的。以往档案学理论的研究内容以纸质档案为主，电子文件出现后，档案工作的对象发生了变化，原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些课题都应围绕电子文件展开，如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等，都将成为档案学理论研究的主要内容。

（三）对档案来源原则的影响

档案来源原则包括两个方面，从外部看要尊重全宗，从内部看要尊重原始顺序。要确定档案的来源，不可能仅局限于一个确切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，而必须要说明档案的原始联系，了解档案在整个生命周期中文件组合的变化，并随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

二、电子文档对档案工作造成影响的原因

（―）档案人员素质不高

电子文件管理作为一种新的、涉及面广的工作，要求档案人员不断更新观念，合理调整自身知识结构，提高对计算机理论和技术知识的了解和把握能力。当前，人们对电子文档的管理和开发利用工作的重要性认识不足，专业人才十分缺乏，基础培训工作处于被动状态。

（二）电子文档整理不规范

电子文档只有经过科学的鉴定和分类，才能充分发挥计算机查阅档案迅速便捷的优势。如果计算机内的电子文件杂乱无章，必然会制约机检的速度和质量，影响到电子文档的利用效果。

（三）电子文档的保密和安全措施不够健全和完善

检察机关的电子文档具有极高的保密性，是不允许外部人员知悉的。但在遇到病毒攻击或因网络资源共享时如果处理不当，都有可能给国家造成不可估量的损失。

（四）电子文档的凭证作用难以发挥

由于电子文档比纸质文档资料更容易被修改，档案内容发生变化的可能性比纸质文档要大得多，致使人们难以把握档案内容的原貌。

三、解决问题的主要对策

（―）培养一支高素质的档案队伍

要处理好电子文档工作中遇到的问题，就要培养和提高档案队伍的整体素质。一是档案人员要按照国家档案局的要求，接受相关的业务知识培训，不断更新已有知识，成为既具备计算机应用知识、又有档案管理知识的复合型人才。二是提高档案人员的英语、计算机知识水平和档案管理能力，提升档案人员的整体文化素质。三是有计划地选送档案人员到专业院校深造，分层次接受基础理论知识和档案专业知识培训，并借鉴美国经验，通过开办机读档案工作学习班的办法，使档案人员初步掌握电子文档的整理排序、信息安全、计算机病毒防治等技术知识。通过以上措施来培养一支有能力的档案生力军，以适应信息化时代对档案人员的岗位要求。

（二）加强电子文档管理

一是对归档的电子文档进行规范整理。首先，有选择地保留具有利用价值的电子文档，对于事务性的电子文档，使用完毕即可删除；对需要保留的电子文档采用电子鉴定法，通过制订电子文档鉴定标准、开发电子文档鉴定软件等方法，对电子文档进行批量鉴定，以此提高工作效率，并保持鉴定标准的统一。其次，对电子文档的分类整理可借用国家归档文件的整理。第三，对同一组织机构、同一保管期限、同一级别的电子文档按文件编号的大小进行排列。

二是采取严格的保密措施。首先，采用电子通信网络系统中“双密钥码”的方法进行加密。其次，做好文档的开放与控制上网的界定工作。凡是属于公开的文档都可上网，对在保密期限的文档，可根据其时效陆续解密上网。三是保障文档的凭证作用。电子文档的凭证作用在于其原始性，要维护电子文档的原始性就要加强对电子文档的安全审理，保证电子文档不被修改和删除，其一，要重点解决对电子文档非法的访问、拷贝和打印等问题，通过设置入口密码、口令、注册登录等措施控制非法用户的访问，并通过特殊的服务措施控制用户对文件的拷贝、下载打印等行为。其二，电子文档制发单位在机内输入隐形条码，以防止电子文档被修改或删除。其三，做好防火墙的防护工作。只有符合事先制定的网络安全规定的信息才被允许通过，不符合的就要拒之墙外，以保护网上电子文档的原始性和真实性。其四，做好光盘、软盘、磁盘等电子文档的保护和安全工作，购置专门装具，创造良好的管理环境。

（三）加大档案现代化建设的投入

不投入就没有产出，要消除电子文档对档案工作的影响，就必须采用先进技术，购买先进设备，以新技术和新设备武装档案部门，实现档案管理的现代化。因此，应想方设法创造条件，投入必要的资金，配备先进的设备，引进有知识和能力的人才，这是使档案部门尽快步入现代化管理轨道，以适应电子文档对档案工作要求的必要措施。

电子文档对传统档案工作的影响是长期的，各级档案人员必须更新观念，立足现实，创造条件，引进先进的管理技术，培养高素质的档案管理队伍，逐步实现档案工作从传统管理模式向现代化管理方式的转变。只有这样，才能做到电子档案和传统档案管理的有机结合，有效地提高档案利用效率。