档案管理现代化探析

【摘要】随着科学技术的不断发展，社会信息化及电子政务的出现，实现档案管理现代化是历史发展的必然。档案现代化管理相对传统管理而言，是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机数字通信等技术组成的最佳结构体系。它能充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下其整体动态的最佳效果。

【关键词】档案管理；现代化；探析

引 言

所谓档案管理的现代化，是指在科学的思想指导下，运用合理有效的方法和手段，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是新时期档案事业发展的必然趋势。现代化的档案管理从信息化、虚拟化、标准化等多个方面对传统的档案管理进行了纠正，对档案管理提出了更高的要求。

一、档案管理现代化的内容

1、档案管理的信息化。

档案管理信息化是指在档案管理中运用信息技术来提高档案工作现代化水平，它是新时期档案管理的核心内容，主要包括档案信息资源建设和档案基础平台建设两个方面，通过信息化的渠道和方式，加强对于档案资源的利用与开发，提高档案信息资源的共享程度。

2、档案管理的虚拟化。

传统的档案管理主要是以纸张为载体，实行手工管理的模式。在这种管理模式下，信息与载体是不能分割的，信息共享具有很大的难度。而且在管理过程中，需要进行一系列诸如收集、整理、鉴定、编目等环节，在耗费大量的时间和人力的同时，工作效率也不高。档案管理的现代化则提倡档案管理的虚拟化，也就是以计算机为档案的载体，运用智能化的计算机管理模式对档案进行管理。这种管理模式在很大程度上节约了时间，节省了人力，提高了工作效率。

3、档案管理将实现缩微化、数字化。

缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

4、档案管理的标准化。

档案管理的现代化很重要的一点在于档案管理的标准化。档案现代化管理依赖于网络这种载体。而网络具有很大的开放性和不安全性，所以更需要制定相应的管理标准，对档案数据的交换、信息的传递、资料的共享等等步骤进行详细的规定，使得档案管理有据可循。只有在统一的标准规范之下进行档案管理的工作，才能取得好的成效。

二、档案管理现代化中存在的问题

尽管档案管理现代化已经是大势所趋，但就目前的形势看来，档案管理现代化的进程中依然存在着问题。

1、缺乏专门的管理人才

档案管理现代化中首先存在的问题便是缺乏专门的管理人才。由于长时间以来，我们的档案管理运用的都是传统的管理模式，所以在很大程度上忽视了对现代化管理人才的培养。在这样的情况下，档案管理中的人才很少有能力同时掌握先进的科学技术和管理技能。他们并不能适应现代化的档案管理模式，很多人还停留在传统的管理阶段，既没有掌握现代化的管理知识，也缺少对现代化设备的操作技能。

2、缺乏先进的管理设备

另外，由于档案管理意识的不足和资金投入的有限，造成档案管理中缺少先进的档案管理设备，软硬件设施都严重滞后于档案管理现代化的需要。至于档案管理中至关重要的档案管理自动化软件，虽然很大程度上有利于档案的现代化管理，但由于其开发技术的不成熟，所以造成了文件和档案之间的脱节以至于管理变得极为分散，从而使系统中的档案信息难以集中管理使用，致使档案信息资源不能得到有效的共享，严重影响了档案管理现代化的进程。

3、缺乏有效的管理方法

档案的现代化管理中存在的另一个重要的问题是管理方法的问题。由于现代化档案管理实施的时间较短，大多数部门还没有形成一套比较有效的管理方案，所以档案管理基本处于无序的状态。管理人员只能根据自身的理论知识和实践经验进行摸索。在这种情况下，尽管有关部门对档案文件的格式和标准做出了相应的规定，但在实际操作过程中由于缺乏有效的方法指导，依然会出现各种各样的问题，对档案的管理造成了不良的影响。

三、实现档案管理现代化的建议

1、加强标准化建设

档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代， 档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范， 如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等， 都需要通过制定和建立各类档案管理标准， 形成档案管理标准体系， 只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现， 遵循标准， 推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性， 管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力， 不但涉及数据格式， 还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题， 更应统一领导， 集中力量， 锲而不舍， 不断推进。

2、设施的引进

实施档案管理的现代化，还在于要引进先进的管理设备。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强。在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。

3、加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识， 还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质， 大力加强档案管理队伍建设， 从选拔优秀档案管理人才为起点， 把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要采用多种形式、实施全方位的培训， 优化档案现代化管理人员的知识结构， 培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训， 加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

4、集思广益、科学决策是保证

目前，档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务与推进现代化进行结合起来，正确的领导和协调起着重要的作用。因此，要提高行政决策的科学性和决策过程的民主性，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析、集思广益，这样才能避免失误。要加强档案信息现代化建设的协调工作，提出长期发展目标和指导方针，审定规范标准、实施方案，为提高新政决策 。

四、结束语

档案管理工作是记录社会文化发展的有效措施，也是信息的内存库。现在档案管理工作已经有了新的发展，从原来的书本材料到现在的计算机处理化。作为合格的档案管理工作者也应当与时俱进，学习新的方式方法，利用计算机等先进的方法作为档案管理的有效手段，这也有利于档案管理的规整化科学化。