浅谈建筑工程档案管理工作的重要性

【摘要】建筑工程建设的详细情况由工程档案全面反映，反应了工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，及新建工程的准备等，具有重要的利用价值。做好建筑工程档案管理工作非常必要。

【关键词】建筑工程；档案管理；重要性

一.工程档案在工程中的重要性

二.建筑工程档案管理不足概述

随着科学技术以及社会文化的发展，其档案管理理念也在不断地应用过程中得到了一定程度上的创新和完善，其实用性越来越符合国内的建筑工程，作为社会效应较高的建筑项目，档案管理人员需要根据社会的发展来进行管理理念的完善和更新，确保建筑工程的发展。从目前我国的建筑工程档案管理工作现状来看，较少有建筑企业能够顺应时代的发展及时的进行管理理念的更新，相应的，其管理措施也比较落后；某些建筑工程企业中，档案管理工作没有得到较好的落实，对部档案监管较少，导致部分工作人员的工作落实不到位；由于工作人员的工作不规范导致的档案管理工作失误现象常有发生。

三.减少建筑工程档案管理不足的办法

（1）深入现场，做好对建筑工程档案的服务工作，要在

主动做好对建筑工程业务指导，现场跟踪服务，档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查，摸底，分析研究，积极探索，特别是对一些影响大，意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况.思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导，实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，创出了重点工程服务的新路子，得到建设单位的好评.

（2）重视工程档案管理工作，提高档案管理水平，建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程，特别是在项目建设初期.遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集.有些建筑公司，对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度.而且，一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科，试验室，合同管理等部门，工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间.鉴于上述原因，应在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训.现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员，这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术，会管理，业务精.并取得相应的管理资质，持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件，标准的讲解，培训工作.实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短，见效快，针对性强，覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对我市工程档案的标准化，规范化起到了积极的促进作用.同时，按照我们档案整理要求，对文件的起草，书写要求和制成材料的规范化作了详细的讲解.使大家对档案内容提前了解，在工作中有的放矢，注意积累资料.这种培训将档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化，规范化有一个切实的保障.

（3）有效利用计算机资源.建立本部门的档案检索系统.提高各部门（单位）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率.按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件，记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号：对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源，性质不同分类，编号采用其自然形成的编号.工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来.委托各级城建档案管理机构管理.对深化建设工程管理体制.规范档案收集，整理，归档，保管，建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的.

结束语：

建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。但是做好此项工作远非几个人就能完成.而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施，严格落实有关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步人良性循环的轨道。