增强创新意识做好学校档案管理

摘要：学校档案的规范化管理之路还很漫长，需要学校领导管理层对此高度重视。根据学校的教育教学发展形势来收集、整理、归档、开发、利用档案，充分发挥档案的价值，提高规范化管理质量，针对管理中的不足制定相应的解决措施。做好了学校的档案管理，才能发挥出档案的作用，服务于学校的发展大计。

关键词：档案管理；典型问题；规范对策

中图分类号：C93 文献标识码： A

引言

学校档案管理是学校决策、学校职能的重要体现，同时也是学校做好决策工作和体现学校职能的重要基础。新时期，学校档案管理工作出现了环境、机制和结构的新情况，需要对学校档案管理工作进行认真思考。本研究对于学校档案管理工作中现存的认识不足、现代化水平不高、管理质量不高、力度不足等问题进行了分析，提供了在提高认识、加强基础、注重工作细节、挖掘档案功能、推行学校档案管理信息化等方法和措施。

一、提高对学校档案管理工作的认识

学校档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的一项最基础的工作，是学校管理工作不可缺少的重要环节。重视档案管理工作是中央、省、市各级党委、政府的要求，也是各级各类学校建设与发展的客观要求。要充分认识学校档案就是学校宝贵的财富，学校档案管理工作就是学校自身形象和价值观建设工作的重要组成部分，从而进一步重视和加强学校档案管理工作，把学校档案管理工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员职责范围。做到学校布置工作与安排相关文件、资料的归档同步，检查工作与检查相关档案、资料的归档同步，总结工作与总结相关档案管理工作同步，实现学校档案集中统一管理，确保学校档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、存在于学校档案管理工作的典型性问题

1、对学校档案管理重要性认知不足

学校档案管理工作具有专业性和幕后性的特点，属于基础型工作，既不能像教学工作那样容易引起关注，也不能做到工作绩效的显著体现。这会降低学校领导和教师对学校档案管理的重视程度，错误地对学校档案管理工作认知也就随之产生，他们将学校档案管理看作只是简单的资料收集和存放，一旦这样的印象形成，就会使学校档案管理工作陷入被动的状态，不能够为学校建设和教育改革提供内容丰富和形式多样的服务与支撑。

2、学校档案管理存在支撑力量上的不足

学校档案管理工作在专业发展上缺乏必要的力量支撑，特别是在很多环节和工作中学校档案管理工作不能做到被广大教师和主要领导的高度重视，进而出现支撑力量的不足，导致学校档案管理工作存在系统性缺乏，并且出现学校档案管理工作价值的降低。

3、学校档案管理质量不高

当前，学校档案管理工作人员一般由各类教育教学人员兼任，而这些人员的精力一般放在了教育教学工作上，繁重的工作致使人员的疲惫，进而降低了学校档案管理工作的投入，这会在学校档案管理中表现出系统性的缺乏，并且容易出现学校档案管理信息准确程度的降低，既不利于学校档案信息的有效利用，也不利于有效对学校档案进行进一步开发和价值挖掘。

4、学校档案管理的现代化水平不高

学校档案管理工作应该随着科学技术和管理手段的更新而发展，当前学校各项工作已经得到了信息化、现代化的发展，而很多学校的档案管理工作还停留在手工操作上，这不但不利于学校档案管理工作困难程度的降低，而且会在基础上形成对学校档案管理工作的影响，不能够将学校档案管理和档案信息等优势进行挖掘，失去了对学校各项工作的支持作用。

三、学校档案的规范化管理对策

1、注重学校档案材料的收集整理

领导在处理学校工作时，往往会根据一些档案材料来安排、部署、决策工作。档案材料的完整性是由文件材料的收集为前提，是学校工作有序开展的直接证明。过去，学校的档案材料收集工作并不规范，存在着资料不完整、短缺等问题，尤其是学校的一些文件材料，比如会议记录、计划、总结、名册、合同等等，都没有科学地进行归档整理。因而，具体来说学校应该要尽早每年制定一个考评表，其内容就是针对学校各个科室的档案资料整理、归档，以责任制来确定科室档案资料的规范管理负责人，将这些工作和教职工的年终考核、评优等结合起来。如果相关的管理人员不能保管好档案资料，档案没有及时归档，就不发年终奖，而那些在档案管理中成就突出的部门和个人，应该获得一定的奖励，以规范管理促进档案工作顺利进行。学校的档案材料的完整收集还与上级的档案管理要求密切相关，根据上级要求及时传阅、归档文件材料，适时清查档案材料，才能保证档案材料的完整性。并且，学校应该注重文书管理，认真收集活动中的文件材料，努力发挥材料的作用。档案管理者要认真查询那些没有请示、批复的文件材料，以确保这些材料的归档及时。档案人员对于那些有价值的复印文件应该在归档时保存好原件，便于以后归档时使用。

2、、重视学校档案的开发利用

档案管理工作的有效开展能够促进学校教育事业发展，分而言之，要做好两个方面的工作：一是深入发掘档案信息资源，扩宽档案收集范围，根据当前的档案信息做好超前服务。学校档案室有很多有价值的信息材料，例如关于教学研究、调查报告、规章制度、实验、管理经验等等，这些文书档案能促进学校管理质量、教学质量提升。管理人员需要认真了解室藏，通过超前服务工作来分类编制或者整理这些有价值的档案内容，将其制作成专题资料或者专题目录。也可以用计算机进行扫描，用网络信息技术将档案内容制作成光盘来收藏，或者整理到专题网中，让教职工在校园网上便捷使用。二是做好学校档案的编研工作。这是一项信息层次高的开发工作，通过档案编研提高材料的档次，深入地挖掘可以用来服务于教职工作，帮助学校管理层在决策时获得准确的决策信息。档案人员要敢于打破常规的档案编研方法，积极开发高价值的、关系到教育教学的档案材料。另外，档案管理人员应该根据党政重点工作、学校教职员工十分关注的问题来开发档案资源，整理档案信息，为学校的教育教学提供共享信息资源。

3、完善学校档案规范管理制度

要保证学校档案规范化管理工作的有效开展，就应该加强相关的档案管理制度。学校应该从本校的实际情况出发，规范档案管理机制，完善档案管理制度，学校可以根据档案室、档案人员、档案管理工作及保密内容、档案利用和保管等方面来制定管理制度，提高学校的档案管理意识。并对在档案编制中对文件材料进行分类保管，制定相应的管理制度，使之成为档案管理的依据。学校要有针对性地规范管理档案，以制度规范管理程序，以方法保证管理过程。档案保管按照程序进行有效地落实。档案管理科室在规范化的制度中明确职责，根据制度来确定档案管理范围，并以制度为依据，对档案的立卷、借阅、保密进行详细规定，以便于档案的开发利用，帮助学校做好档案规范化管理工作，促进学校的教育教学事业发展。

4、强化学校档案管理人员的整体素质

要想加强学校档案管理工作，就要要求档案管理人员要做到政治强、业务精、作风正，切实履行档案管理人员的工作职责：一要坚持原则，作风正派，做党的政策的模范执行者。二要忠于职守，遵纪守法，确保档案的绝对安全。三要掌握档案工作专业理论，精通档案工作业务。四要不断提高管理水平，加强档案人员自身业务建设，积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，更新知识，适应形势发展需要。档案工作者要立足本职默默奉献，干一行、爱一行、专一行，在平凡的工作岗位上建功立业，成为档案管理的行家里手，为构建和谐社会，为学校档案事业作出积极贡献。

结束语

在学校深化改革和发展的背景下，如何将这种具有十分重要意义的档案管理工作做好具有十分重要的现实意义。然而就目前的学校档案管理而言其无论是在管理体制管理规范还是在管理理念上都或多或少地存在一些问题，而这些问题在与相关管理素质并不高管理人员的综合作用之下，实际上极大地降低了整体档案管理效率从而对后续与其工作的开展设定了一定的阻碍。当然这些阻碍是不可能长期存在的相反的其总是需要运用相关措施及时地加以应对。