针对知识服务的档案管理方式分析

【摘 要】进入新世纪以来，我国在各个方面都取得了非常大的进步，各个行业的档案管理工作相对于先前发生了较大的变化。本文中笔者结合自身的工作经验，从知识服务的角度出发，简要的对基于知识服务的档案管理模式理论进行了分析，供档案管理工作者参考。

【关键词】知识服务；档案管理；方式分析

引言

知识服务档案管理模式主要是指对企业内部用户的档案进行合理有效的管理，这项服务管理模式最早是根据企业要求而产生的。档案管理模式对于服务行业尤为重要，特别是像中国电信、中国联通、中国移动等信息服务行业，此类公司的用户量较大，而且信息保密性要求较高，日常档案管理工作尤为繁重，这就需要有更加合理科学的档案管理工作模式来满足客户需求，提高档案管理工作效率。档案管理的优劣对企业的未来发展也会产生重大影响。

1 基于知识服务的档案管理模式的提出背景

1.1 时代发展潮流提出的要求

知识经济的兴起顺应了时代发展的潮流，是时代发展的重要标志。知识经济不同于传统经济，它是知识、信息技术的结合体，直接依赖于知识和信息的生产、使用、分配。知识管理充分发挥了知识在经济中的自身作用，通过知识创新、知识应用不断顺应知识经济对“空前关注知识的价值”的要求，进而成为重要的管理范式，顺应了时代的发展潮流。

想要实现知识管理战略，就需要各个部门，尤其是档案管理信息部门通过档案管理知识为企业提供各类信息服务，满足客户档案管理要求，发挥知识信息的价值。

在激烈的市场竞争条件下，想要获得市场优势，在激烈的竞争中获得可持续发展，就需要充分利用战略性、非模仿性、独特性的资源。这种独特性的资源主要是指企业内部的知识。这类知识是企业长期发展过程中产生的，通常和企业的战略、管理、文化密不可分，既有通过文档管理存在的显性知识，也有隐性知识。因此，需要通过档案管理的不断创新优化来挖掘企业档案资源，利用档案知识促进企业的可持续发展，推动企业健康合理发展，最终实现企业的竞争战略服务。

1.3 用户不断增长的知识需求

传统档案管理自身存在许多弊端，由于技术、管理等方面的落后，难以满足客户对档案信息管理的需求。因此，要不断创新档案管理模式，提高档案管理效率，不断满足客户对档案管理的需求。要以用户为中心，需求为导向，提高企业档案信息的重视度，要将档案信息、知识作为企业重要的无形资产，提高档案信息、知识的管理要求，不断积累企业档案信息、知识，通过档案知识积累、档案知识评价、服务、组织服务以及企业人力资源管理、制度完善、技术运用来满足用户对档案信息、知识的需求。

2 基于知识服务的档案管理模式与传统档案管理的区别

由于知识服务性的档案管理模式以知识管理模块为编码进行的档案管理，能够通过知识编码进行科学合理的工作，进而建立完善高效的用户信息档案。与传统档案管理不同，知识服务档案管理模式在管理过程中主要以知识性档案为主，以个人资料、信息文件、内部资料、外部信息为主要管理对象，而传统档案管理则是在企业经济活动过程中产生的各类文档、文案；另外，在资源管理方面，知识服务档案管理能够将各种资源进行科学合理的整合，而传统档案管理则将档案和资源进行分类整理，不能实现资源的有效整合；再次，在服务理念方面，两者也有很大的区别，知识服务型档案管理以用户为中心进行资源管理，而传统档案管理则主要以档案机构为主，简单的从事档案管理，知识服务型档案管理的目的是在提供知识信息的基础上满足客户需求，帮助客户解决问题，提供较为系统完善的档案管理知识，而传统档案管理主要是为用户提供信息开展工作；知识服务型档案管理的核心主体是专业团队，而传统档案管理的主体是单个员工。

3 基于知识服务的档案管理模式研究

基于知识服务的档案管理模式的主要理论依据是知识编码和人性化服务。

3.1 知识编码

知识编码是基于知识服务的档案管理模式的主要理论依据。通过知识编码能够将知识更加标准的变现出来，而且能够将档案中相关知识进行整合，实现信息共享和交流，能够有效的提高知识的显性程度，将隐形的知识转化为显性，实现档案知识的有序化。在此基础上，能够实现知识的分类，进而形成较为完善的知识库，这样在运用过程中，可以通过计算机或者人工智能输入将数以万计的知识信息进行筛选，找出需要的信息知识，为决策者提供信息服务。与此同时，为了更加方面知识的查询和整理记载，还建立了专门的“不透明”知识案例库，案例库主要以图表记录为主，通过案例库图表能够清晰的将业务流程中的知识表现出来，这样将图表、信息进行统一整合，形成图文结合的信息知识库。只有以知识编码为基础，档案管理模式才能真正促进经济增长，才能为市场经济的发展做出贡献，不然只会“一场空”。

3.2 人性化服务

人性化服务是知识服务型档案管理的重要因素，其主要强调人性化的服务，通过人性化的服务为客户提供优质满意的档案服务，做到以人为本，体现服务的人性化需求，用心关心用户，将客户的需求当做自己的最终服务目的，在工作中充分体现知识服务型的人文关怀，以高标准的服务提供高质量的档案管理服务，在满足客户需求、保障客户满意度的基础上不断提高工作效率，最终实现企业经营效益，树立企业形象。

人性化服务是企业赢得市场的重要保障，因此企业要不断加强个性化服务，提高企业人文素质。在此基础上要将这种人性化服务嵌合到知识编码的理论中去，将其融为一体，作为档案管理模式的理论，进而改变传统的档案管理模式，将人性化的服务同知识服务型档案管理模式有机的结合，在技术优势的引导下，展现服务特色，能够更好的实现企业价值，为社会提供优质服务。

4 基于知识服务的档案管理模式的推广意义

4.1 可以提升企业核心竞争力

将档案视为信息资源和知识资产进行管理，强调充分实现档案的知识价值；应用先进的技术，创新和拓展档案管理的各项业务环节，进而能够提供更好的信息、服务，满足客户的需求，推动自身的持续健康发展，从而可以大大提升企业的核心竞争力。

4.2 可以提高档案工作的地位与作用

强调档案管理与业务流程相结合，为业务活动提供档案信息、知识服务，使档案管理由后台性、辅助性的工作变为前台性、支撑性的工作，可以大大提高档案工作的地位与作用。

4.3 对于公共机构档案管理也有启示与参考价值

知识服务型的档案管理模式能够坚持以用户需求为导向，以用户为中心，为满足用户需求而不断提高自身服务质量。而且此种模式对行政事业单位的档案管理理念也有启发作用，对日后行政事业单位的档案管理技术具有指导意义和参考价值。

5 结语

随着社会的进一步发展，档案管理工作在日常生活中的作用将越来越重要，这就要求在各个企业内部要切实重视在档案管理工作方面对档案管理模式的实施，通过实施，进而逐步提高档案管理工作的有效性。

参考文献：