浅谈三资企业中档案信息的流失

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翻新时间：2013-12-14

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浅谈三资企业中档案信息的流失

改革开放２０年，中外合资、合作、外商独资企业如雨后春笋之势迅猛发展起来，在企业取得较好的经济效益的同时，存在着一个不容忽视的现象，那就是三资企业中档案信息资源的流失。

三资企业档案管理存在着比较大的差异，从档案工作的开展情况上看，大致分为三种类型：

１档案管理工作开展得比较好、有一定业务基础。这类企业的档案工作一般归属于总经理办公室，由原中方档案员兼管，档案工作的开展基本按照国家规定的各项程序进行，建立了明确的档案管理制度，对于档案的收集、整理、登记、分类等工作做得比较规范。

２档案工作刚刚起步，基础比较薄弱。这类企业一般规模比较小，开办时间也比较短，各岗位人员比较紧张，没有配备专门的档案人员。但企业领导具有一定的档案意识，档案工作处于初创阶段，并为档案工作创造了一些条件，这对企业今后档案工作的发展还是有利的。

３档案工作无人管理或无中方人员管理。这种类型的企业不少，其中又分为两种情况：

其一，企业不重视档案工作，领导缺乏档案意识，不设档案人员，企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。

其二，较大规模的外商独资企业中，外方对档案工作比较重视，也设有外方人员对档案进行管理，但是中方无权对其档案进行管理，造成这部分档案信息的流失。

三资企业是改革开放后出现的新生事物，三资企业的档案管理也对传统的档案管理理论提出了新的研究课题。究诘起来，造成三资企业档案信息的流失这一问题的主要原因表现在以下几个方面：

１档案分散，所保存的档案中原件少，复印件多，外方的档案尤其是技术档案，中方无法保管。对于外方来讲，怕技术泄密是档案分散保存的一个重要原因。从国外引进的重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都控制在外方手中，中方的档案工作无法开展，没有有效的控制手段。而企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记、合同公证等档案掌管在相应的当事人手中，事后不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致档案信息资源的部分流失，也使得档案的凭证作用减低。

２档案人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。三资企业为提高工作效率，往往不设立专门的档案人员，而采取兼职的办法。三资企业中的人员一般来讲综合素质较高，但是缺乏档案方面的系统理论和实践知识。在企业中缺乏有效的档案管理制度，没有把档案工作纳入职责范围。这也使得档案工作在三资企业很难开展，导致一大部分档案信息的流失。

３在三资企业中从投资者的角度看，档案不能给企业带来效益或者说短期内无法从对档案的投入上获得回报，所以索性不对档案进行投入。尤其是从资方的角度看，企业建设速度越快，越早日投产，赢利越早，短时间内收回投资即已经达到目的，无须再额外投入，从一开始就没有把档案工作纳入企业建设中去。这就使得档案工作的发展置后于企业发展速度，也造成一部分档案信息资源流失。

档案信息是一种无形资产，是国家的宝贵财富，在改革开放的今天，对三资企业发展过程中档案的管理，也是对国家财产的有效保护。为使档案信息资源不流失，针对上述问题应主要采取以下对策：

１加强对三资企业档案工作的宏观管理。根据档案法规和有关规定，建立健全与三资企业体制相适应的档案管理制度。档案行政主管机关应加强对三资企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业的发展速度。档案行政主管机关还应主动了解情况，上门为专兼职档案人员进行有针对性的服务，帮助其建立符合三资企业特点要求的档案分类体系，为三资企业档案工作发展提供有效的支持。

２档案管理中介机构介入三资企业的档案管理。由于三资企业缺乏档案管理人员，其档案又具有来源广泛，国际性强，语种多，载体多样等特点，档案工作难度较大。档案中介机构参与三资企业的档案管理符合三资企业的发展特点，既节省企业的人力物力，又为有效保护三资企业中的档案信息资源提供了可能。

３在三资企业建立时就明确规定档案工作的责权利要求。从三资企业申请建立之初，就把档案工作的要求明确提出，作为三资企业发展的一项必要保证条件，并对其进行有效的督促，确保在企业发展的同时档案工作不被削弱，以使档案信息资源得到保护。