关于地方文献收集与管理的思考

地方文献是某一地域内自然现象、社会现象以及人的群体活动方式的记录,是地方文化的沉淀,也是人们认识某一地域的工具。它反映一个地域的经济、政治、科技、文化等方方面面,以各种载体形式记载,在社会高度信息化的今天,具有其它文献不可替代的作用。地方文献工作则包括对地方文献进行收集、加工、整理、开发和利用的全过程。

近年来地方文献工作受到各地公共图书馆普遍重视,促进了地方文献的建设。但日渐成熟的网络环境和不断发展的社会经济,给相对封闭和固定的地方文献工作思维、管理模式、服务方式等提出新的挑战。部分图书馆由于条件限制或观念束缚,投入地方文献建设的人力和资源仍显不足,地方文献的收集与管理尚处于不平衡发展状态,阻碍了地方文献工作的发展。因此,地方文献工作者应勇于开拓,善于创新,以新的思维去探索、开展地方文献工作,使地方文献的收集和管理齐头并进,充分发掘出文献的价值。

1 因地制宜,广开渠道,构筑地方文献收集保障体系

1.1 全力争取政府支持,加大宣传力度

地方文献工作的地域特征,决定了地方政府成为开展该项工作最合适的组织者。所以,全力争取当地政府的支持,利用政府的管理体制来掌握地方文献出版信息,征集地方文献,才能保证收集到地方文献的数量和质量。此外,充分利用广播电视、报纸、网络等媒体,发动宣传攻势,让社会各界都来了解和关心地方文献工作,地方文献的重要性深入人心,从而踊跃捐赠,将令收集到的地方文献更为全面系统。以顺德图书馆为例,由于积极争取到当地政府的支持,由政府向当地各企事业单位下发征集地方文献的文件,明确规定凡新出版地方文献均有义务向图书馆免费提供,较好地保证了该馆地方文献的来源。顺德图书馆还与当地宣传部建立长期合作,由宣传部定期向图书馆提供地方文献的出版动向和目录,使图书馆能第一时间全面了解地方文献的出版动向,开展收集工作。宣传方面,顺德图书馆利用其网站发布地方文献征集公告,并和当地报社、电视台合作,适时发表、播出相关报道,地方文献收集工作得到大众理解,面对征集时也更为合作。

1.2 主动上门收集,建立地方文献提供者档案

地方文献具有分布广泛、种类繁多、载体多样的特点,收集工作有较大难度,仅依靠政府、宣传以及社会的主动捐赠还远远不够。公共图书馆有必要在掌握地方文献的出版发行情况后,主动上门拜访,以“走出去,请回来”的方式,掌握地方文献收集的主动权。地方文献提供者往往在行业、文化程度、年龄、提供频率上具有某些群体特征。因此,建立地方文献提供者档案,记录联络方式,分析提供渠道和规律,与提供者保持长期的合作关系,有利于地方文献的收集。图书馆征集到地方文献后,应及时向提供者送发收藏证书,对提供者表示致谢,对其支持地方文献工作给予肯定。

1.3 分工合作,确保地方文献特色鲜明

地方文献是随时代的发展和地域的变迁而演变的。相邻地区图书馆、同一地方的各级图书馆、同一图书馆里的工作人员在收集地方文献的过程中应加强联系和沟通,组织协调,分工合作,各有侧重,互通有无,资源共享。各馆都将地方文献工作落实到专人,分工协作、各司其职。这样地方文献的收集保障体系和网络得以形成,既保证了地方文献收集渠道的畅通,减少了文献收集的盲区和遗漏,又避免了重复建设。图书馆根据本地区的历史文化状况、产业结构、地域特征等制定地方文献的收藏重点,确保收集到的地方文献具有浓郁的地方特色,亦十分重要。毕竟要收集包罗万象、面面俱到的地方文献是不现实的。如顺德地处珠江三角洲腹地,其地方文献收藏重点为岭南水乡文化和日新月异的现代化发展,包括文学、艺术作品、岭南园林、粤菜、粤剧、龙舟、自梳女以及城市化建设、家电、家具、花卉等,使地方文献成为该地风貌的真实再现。

2 妥善保管,合理开发,提升地方文献利用价值

2.1 改善存放条件,加强对地方文献的保护

地方文献的保护是开发和利用的基础。地方文献有图书、报刊、照片、手稿、音像制品甚至古籍等众多载体形式,这就注定保护文献的方法措施的多样性。图书馆一方面要添置现代化设施,不断改善存放条件,针对载体的不同特点,分门别类地存放和排架;另一方面则要钻研保护技术,注意文献的防潮、防虫,尽力修复,尽量避免使用复印机复印,使文化瑰宝完好地流传后世。

2.2 选用适当的管理系统,采用先进的技术手段

“工欲善其事,必先利其器。”地方文献工作者应想方设法争取资金,积极创造网络条件和网络平台,根据自身情况,购买或开发地方文献管理系统软件,实行对地方文献的网络化系统管理。条件许可的情况下,选用管理系统的原则为系统规范、功能齐全、操作简单、易于维护且经济实惠。顺德图书馆就根据实际,充分采用数据库技术、多媒体技术、互联网技术和分布式应用处理技术等先进技术手段,与软件公司合作开发了一套“地方文献管理系统”。该系统是一个较综合的地方文献管理软件,可实现对各种载体文献编目、馆藏登记、分类检索、文献和工作量统计、文献提供者资料管理、全文数字化加工、网页发布、网上查询等功能。系统投入使用后,对地方文献的管理和查阅更得心应手。

2.3 建立并开发利用地方文献数据库

地方文献馆藏信息的网络化是图书馆信息资源建设的重要内容,也是图书馆为读者提供文献信息服务的前提。要实现馆藏信息的网络化,先要实现馆藏信息的数字化。所以应首先对地方文献馆藏信息进行数字化加工,建立完整而规范的文献目录数据库,为系统管理地方文献创造条件。建立地方文献目录数据库时,要严格著录格式,采用统一的分类主题标引。

地方文献资源管理的基本任务就是地方文献资源的开发和利用。提高信息加工深度和综合处理水平,更好地为读者服务,是网络环境下图书馆地方文献工作的重要内容。建立地方文献数据库势在必行。要选定专题,由小到大,从简单到复杂,将散见于地方文献中相同的、相近的和相关的零星资料汇集起来,将地方文献数字化,建立专题数据库,供读者检索使用。这样不仅能发挥地方文献资源的效益,也有利于地方文献的保存和保护。建立地方文献数据库与收集地方文献一样,要有鲜明的地方特色。数据库要能反映当地的概况、统计数据、招商引资和产业动向、旅游信息等等。顺德图书馆陆续开发了《家用电器》、《信息文摘》、《决策参考》、《顺德文体》、《顺德历史名人录》、《顺德邑贤录》等地方文献数据库,放置于网站上,既方便读者远程查阅,又提升了文献的利用率和价值。

3 双管齐下,不断创新,推动地方文献事业走向辉煌

综上所述,地方文献工作是图书馆业务中要求比较全面的,从文献的采集、加工到开发、利用,涉及到图书馆业务的各个方面,这对地方文献工作者提出较高要求。地方文献工作者应该加强业务知识和服务技能的锻炼,重视并抓好地方文献的收集与管理,双管齐下,不断创新。只有在收集和管理好地方文献后,才能活跃地方文化气氛,以文献收藏带动文献研究,以文献开发促进文献利用,把图书馆建成地方文献收藏中心、地方文化活动中心、地方信息检索中心和乡土教育培育中心,进而推动地方文献事业走向辉煌。

〔出处〕 图书馆工作与研究2003(5)