浅论多校区办学格局下的高校办公室工作的探讨

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论文摘要：我国高等教育事业目前已进入稳定发展阶段，众多高校已形成了多校区办学格局。高校办公室在学校多校区办学格局下应该更好地提高综合业务水平，充分利用校园数字网络系统，加强办公自动化系统的应用和改进，协助有关部门充分整合现有的各项资源，为多校区办学格局下的高等教育事业健康稳定发展提供基础保障。

论文关键词：多校区办学；办公室；办公自动化

近年来，我国高校为了适应发展需要，纷纷采取了学校合并、建立新校区等措施，形成了多校区办学格局。目前各校对于多校区管理已经有了一套较为完整的规章制度，但由于各种原因，当前高校多校区办学存在着交通通信成本增高、管理效率降低等问题。如何化解这些矛盾，除了加强制度建设、管理模式改进、校区定位论证等以外，还要发挥高校办公室的各项功能，高校办公室由于其特殊的功能和角色，在多校区办学中将发挥更重要的作用。

一、多校区办学格局下高校办公室工作的主要功能

当前多校区办学的管理模式有集权式管理、分权式管理、条块结合管理等，各种管理模式均有各自的优点和缺点，各高校根据实际情况不同，选择的管理模式也不尽相同。各高校办公室由于其定位不同，在多校区管理中发挥的作用也不同。在具体管理中，很多高校是在各校区设立直属于学校办公室的校区办，主要在学校办公室领导下执行具体工作。总体来说，高校办公室在多校区办学格局下的主要功能有以下几方面。

1.服务功能

多校区办学格局下的高校办公室工作涉及面广，但其主要还是体现在服务功能上，包括：服务师生、服务领导、服务学校各级部门、服务各校区。其中高校办公室的服务意识和服务态度是决定其工作成败的关键，办公室只有把服务宗旨贯穿于整个管理过程，才能使学校各项工作在制度化和人性化相结合的情况下得以完成，才能使学校的工作环境更和谐、更宽松。

2.沟通协调功能

在多校区办学格局下的高校办公室将承担更多的沟通协调功能。在职能上有文件传达、信息沟通、事务协调等；在工作上具体表现在以下方面：校区与学校本部之间的协调、校区与学校各部门之间的协调、校区与学校师生之间的协调、校区与校区之间的协调等等。高校办公室协调的范围扩大了，难度增加了，因为多校区办学，必然会有更多的学校党政管理部门及校区所属地方政府及部门参与其中，学校办公室需要协调的关系错综复杂、千变万化。办公室的协调在多校区管理中更体现在各校区的校区办公室，其沟通协调功能更加重要，因为该校区办承担着学校校区事务的综合协调管理工作，很多学校的重要决策均通过校区办公室来协调完成，很多部门之间的工作协调也需要校办及校区办公室来执行，校办及校区办沟通协调能力的高低，将直接影响校区发展。

3.信息调研功能

由于目前全国各高校的多校区管理体制不同，其特点也不同，存在的优势和问题也不尽相同。在多校区办学过程中，有很多发展过程中的新问题需要探讨和解决，这就需要办公室针对问题进行调查研究工作，如：领导和师生关心的问题、学校重大决策执行过程中的问题、学校发生的重大事项、校区专业设置和布局、校区管理模式、校区师资安排等等，很多事项均可由办公室牵头其他职能部门进行调查研究，提供数据和解决方案供校领导决策。

二、多校区办学格局下做好高校办公室工作的措施

多校区办学格局下的高校办公室，要紧紧围绕学校的中心和重点开展工作，要紧紧结合多校区办学的特点来开展各项工作。除了提高办公室人员业务能力以外，还要根据学校的实际情况协同有关部门制定和更新相关管理制度，利用现代化的管理技术进行管理，重点做好以下几项工作。

1.提高业务能力

办公室整体工作能力的提升，是在办公室成员个人业务能力提高的基础上完成的，只有加强个人业务能力的提升，才能更好地发挥团体协调能力。特别是在多校区办学格局下，在工作中会遇到很多新问题，也有很多新的工作需要开展，这就要求办公室人员要与时俱进，努力学习新技术和新的管理办法，这样才能更好地开展办公室工作。同时要在日常工作中注意培养办公室成员的特长，并加强综合办事协调能力的培养，使办公室的每个成员均能在办公室各个岗位开展工作。办公室除了定期开展例会之外，还应该注意引导学习有关工作内容，例如文秘写作、计算机技能、接待礼仪、协调技能等各项技能的培训。其中礼仪接待的提高在多校区办学中的沟通协调显得特别重要，高校办公室工作人员需要用符合多数人意愿的礼仪规范约束自己的行为，使自己在交往对象心目中保持良好的形象，获得尽可能完美的社交声誉，这样才能够促进高校校园内外关系的和谐。

2.发挥数字化校园网络的作用

由于多校区办学格局下的高校各个校区之间距离比较远，因此形成了时间和空间上的距离，造成了交通不便、信息沟通不畅、管理成本较高等问题。针对这些问题，高校办公室除了在管理制度方面进行规范和改进以外，在现代技术飞速发展的今天，更要注重发挥现代管理技术的作用。当前很多高校均有自己的校园网，校内均有完善的计算机网络系统，有关处室也启用了各自的管理软件，如教务管理系统、财务管理系统、人事管理系统、档案管理系统、图书信息管理系统、校园安全监控系统、办公自动化系统等。办公室要有意识有目的地整合这些资源，结合多校区的特点，充分发挥这些数字网络系统的作用，有效减少和缩短校区之间的距离，提高办事效率，节约办学成本。

3.加强办公自动化系统的应用与改进工作

利用互联网进行异地办公，能及时准确地将各校区的信息和国内外信息反映到领导处，既节约了时间，又节约了管理成本。先进的办公自动化系统应用能够缩短校区之间的物理距离，提高行政管理效率，办公室要充分利用计算机和网络技术，使学校的办公自动化系统能及时收集、处理和传递管理信息。高校办公室应该加强办公自动化系统的应用和改革工作，要在应用的基础上进行调查研究，根据多校区办学的实际情况进行系统功能的改进，加强应用培训，提高学校办公室、校区办公室、各二级学院办公室乃至全体教职员工的办公自动化系统应用水平。

4.强化整合功能

多校区办学格局下的高校办公室要强化整合功能，主要是指强化信息整合、资源整合、系统整合三个方面。其中信息整合要实现从内部信息的汇总到外部信息的收集和处理的转变。除了内部信息的收集外，办公室还要注重收集与本校的形象评价有关的各种信息（如主管部门、社会大众、学生家长、用人单位、校友、媒体等对学校各方面的印象、看法和态度）。多校区办学必然会造成学校各项资源的紧缺，如人力资源、仪器设备、图书资料、教室、实验室、宿舍等。在学校经费有限、各校区急需投入的状况下，高校办公室要协助学校领导和职能部门进行各项资源的整合利用，充分发挥现有的人力物力的作用。要积极强化综合协调与资源整合功能，最大限度地调动校内外的积极性，最大限度地整合校内外的各类资源，为高校多校区办学作出积极贡献。

三、结语

在高校教学科研不断改革和深化的进程中，特别是在多校区办学格局下，高校办公室作为学校行政管理的枢纽，更要加强和完善自身的各项职能，在当前新形势下，只有不断学习和应用新知识和新技术，不断提高部门业务素质，才能适应高校发展的需要。只有与时俱进、改革创新才能充分发挥办公室的职能作用，才能更好地起到参谋、协调、调研、服务等作用，才能推动学校更好更快地发展。