电力工程总承包项目档案组卷方式浅析

【摘要】近年来，随着电力事业的发展和国家对电力工业的投入力度的加大，使电力生产管理模式发生了很大的变化，从以前的主要负责勘测设计发展到现在以设计为龙头的工程总承包模式。由于业务范围的扩大，随之而来的是各种资料档案的大量增加。因此，如何做好总承包项目档案管理，是我们亟待思考的问题，在档案管理中，档案整编工作的好坏是提高工作效率，提高利用率的关键，而在档案整编中，档案的组卷方式是重要的环节。现在作者结合自己的档案工作经验，对总承包项目档案按“卷”和按“件”组合的方法，提出自己的观点和想法。

【关键词】总承包档案；组卷方式

工程总承包项目是总承包商按照合同约定，完成工程的勘察、设计、设备材料采购、施工、试运行等工作，并对工程的安全、质量、进度、造价全面负责，工程验收合格后向业主移交，即在"交钥匙"时，提供一个配套完整、可以运行的设施。通常称之谓EPC （Engineering Procurement and Construction） 总承包。相对于只负责勘察、设计的传统模式，总承包模式增加设备材料采购、施工等环节，因此产生的文件也是原来传统模式的几何倍数增加。我院从总承包项目工程开始，就从实际情况出发，为了整编和利用方便，提出了根据不同类型的文件分别按照按“卷”、按“件“并存的文件组卷整编方式。

一、“卷”和“件”概念的区分

“卷”：由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。案卷一般由封面、目录、文件材料、备考表组成。

“件”：是比卷更小的档案保管单位，一“件”可以是一份文件（包括附件），如一个通知、一份报告；也可以是若干份相关文件的组合，即组合件，如来文与复文等。

二、按“卷”组合

目前我院总承包文件中成品图纸文件是按照先归档后出版的形式归档的，因此成品文件归档的质量是可控的，而且通过系统运用，也方便查阅利用。而如何总承包各环节产生的除成品文件外大量的其他原始文件才是难点和重点。在工程资料整编中，按“卷”是传统的整编方式，我院总承包项目文件按“卷”整编流程与传统整编流程基本是一至的：组卷、排列、编目、装订四个步骤。由于总承包文件类型多，数量大，因此组卷是整编中的难点，而组卷的合理与否直接影响到档案的查阅利用是否方便快捷。我院现在存在的问题是：由于之前文件组卷不合理，执行规范不严格，造成卷内文件类型多，内容乱的现象，这样在后续的编目编写案卷名称时很难全面地概括卷内文件所包括的内容，造成日后的查找利用时出现想查找一份文件，但由于案卷名称没有涉及这份文件的内容，因此很难找到甚至找不到需要的文件。为了让总承包项目文件严格执行分类组卷标准，根据我院三年来总承包项目产生的文件资料和我们的整理经验，我院摒除了原始档案中“八大类”的分类组卷方式，编写了更加细化的组卷分类形式，具体分为19个类型的文件，分别为：工程前期文件、设计文件、施工技术文件、项目启动与策划、设计管理、采购管理、施工管理、调试与试运行文件、质量管理、进度管理、HSE、费用管理、财务管理、行政与后勤、联络性文件、声像资料管理、风险管理、竣工验收文件、合同与协议。在以上的19大类型文件作为一级类目的前提下，再细分各种文件类型，编写出二级类目，甚至三级类目。这样细分归档文件类型的目的是为了使同一卷文件具有统一的特征，方便后续的编目工作，也方便日后的查阅利用。

三、按“件”组合

在工程原始资料中采用按“件“整编，是近几年才流行的一种工程原始资料整编方式。按”件”整编主要用于文书类档案的整编，而在工程原始资料整编中，按“件”整编的方式主要适用了项目的前期文件、联络性文件和合同协议等。这类型文件的主要特点是：文件内容的独立性强，一份文件即是一个完整的闭环文件。按“件”整编的流程也相对简单，只要分类，装订即可，分类规定执行上述19类别。我院现在除总承包项目外的其他项目原始资料也是按“件”的方式整编，这种整编方式少了编写案卷封面、卷内目录和备考表的程序，为整编带来更多的便利，而且在文档系统上编写的题名也相对简单概括，更便于日后的查阅利用。

四、按“卷”组合与按“件”组合对比

文件如何整理归档，最终的目的是为了方便日后档案借阅利用，档案的价值正体现于此，所以如何将一份死档案变成一条活信息，是每个档案工作者亟需思考的问题。文件整编方式的改进是提高档案利用效率最直接的一种方式。组卷是文件整编的一个重要环节，如何选择适合一类型文件的组卷方式，需要了解一类型文件的产生、形成、收集的全过程，为后期的整编提供依据。比如：工程联系单（收文）与（发文）的收集，不同工程的文控人员收集的方式不一样，有收文和发文分开收集的，有收文和发文相关联收集的，因此根据不同的收集情况，组卷方式也应该不同，工程联系单（收文）与（发文）分开收集时，应分专业分别组“件”；工程联系单（收文）与（发文）相关联收集时，应该按收、发文相关联组“件”。但如设备的招投标文件中，包括邀标通知书，投标说明文件、招投标过程中产生的传真、会议纪要、中标通知书等文件，都是在同一设备招投标中产生的文件，对这种具有很强关联性的文件，我院是按文件问题组“卷”方式组合的。在选择按“件”还是按“卷”组卷时，我们遵循一个原则：按“件”组卷同一类型的闭环文件；按“卷”组卷多种类型的闭环文件。在遇到文件交叉的情况时，优先考虑方便文件收集时的组卷方式。

在实际工作中，文控人员对档案整编知识相对较少，因此更简单的按“件”方式组合整编比按“卷”方式组合整编更适合整编人员操作。对比两种方式，按“件”整编的优势在于：①组卷方式更简单；②编目内容更少；③选择装订方式范围更大。④案卷题名更容易概括；⑤在档案系统上更容易查找定位。但这种组卷整编方式也有不好的地方：产生大量的条目信息，因此在档案系统上登记更繁琐；在借阅利用，查找相关联的文件时，需要进行多次的检索。按“卷”方式组合整编的优势：①卷内文件内容联系性强，减少在借阅利用时对关联性文件的检索次数；②产生的条目信息更少，减少档案系统的登记量。按“卷”方式组合整编的劣势也非常明显：编目内容更多，且内容的增多造成文件厚度的加大，使装订方式更多只能选择更加复杂的“三孔一线”的方式；卷内内容的增多造成案卷题名难以编写，给后续的查找利用造成不利。

五、结束语

显然，两种的文件组合整编方式各具优势，也有各自的缺点，因此根据不同类型的文件选择合适的组合方式是极其重要的。充分考虑不同文件组合方式的特点，利用不同文件组合方式的优势，做好文件收集与文件利用的桥梁作用，让更好的文件组合方式成为档案工作中的润滑剂，提高档案工作效率。总承包项目档案管理模式还在探索建设阶段，因此总承包项目产生的文件如何组合，需要档案工作者在不断的实践中得出最有效的方式。