浅谈如何做好档案保密管理和利用工作

[摘 要]在世界经济全球化的浪潮席卷下，各种企业都在逐步扩大了市场，提高了技术水平，但同时也使竞争变得更加激烈。档案保密管理和利用工作与企业的发展息息相关，是企业非常重要的资源，不能有丝毫的马虎。因此如何做好档案保密管理和利用工作是非常重要的。

[关键词]档案保密；档案管理；档案利用

随着经济的快速发展，企业管理中也存在着一些漏洞，在这当中档案保密管理和利用工作占着尤为重要的位置，也是大家都普遍关注的重点。本文将从我国档案的利用工作，档案保密管理存在的问题和改进方法三个方面进行讨论与分析。

1.档案的利用工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

2.档案保密管理存在的问题

2.1档案保密管理的保密意识差

对于档案保密管理没有明确的认识在改革开放以来，由于单位之间的交流与沟通更加密切，档案的利用更加频繁，因此档案的开放程度与利用率得到了大幅度的提高，但这也为档案安全保密管理带来了新的困难，部分档案管理工作人员保密管理意识薄弱，对档案资料的保密规定以及要求不够明确，因而导致档案管理工作过程中经常出现疏漏。

2.2档案保密管理的制度不全面

部分档案管理部门未能严格依照《档案法》以及《保密法》中的相关规定，制定完善的档案保密规章制度，导致档案管理工作在落实过程中缺乏相应的指导依据。而且部分档案管理部门虽然针对档案保密管理工作有明确的规章制度要求，但是缺乏相应的落实执行措施，导致各项制度形同虚设，难以形成强有力的档案保密管理体系。

2.3档案保密管理技术手段低

档案保密管理中技术手段低，制约了档案保密管理水平的提高。随着科技的迅速发展，档案资料的载体形式也日益多元化与数字化，各种各样的多媒体以及电子档案被广泛使用，对于这些档案资料的保密管理，需要更先进的管理技术。但是现阶段档案保密管理技术手段相对落后，各种信息化的防盗加密技术未能及时的应用，对于档案资料的安全性造成严重的影响。

3.档案保密管理的改进方法

3.1加强档案保密管理的保密意识

开展档案保密管理普法宣传，强化档案保密管理意识为了实现涉密档案资料的安全可靠，应该通过开展法律宣传等手段，对档案资料的管理者以及利用者进行宣传教育，使其明确档案保密管理的重要性，并在档案资料的保存或者是利用过程中，严格按《保密法》的要求管理使用档案资料。其次，档案管理部门应该建立一支专业的档案保管理工作队伍，通过选拔法律意识强、责任意识高的档案管理人员，对涉密档案资料进行重点的管理，实现档案保密管理工作的规范化与完善化。

3.2建立健全的档案保密管理制度

建立健全档案保密管理规章制度，强化档案保密管理监督体系的建设档案保密管理规章制度作为开展档案资料保密管理的主要依据，对于保障档案资料的安全可靠具有重要的指导作用。档案保密管理规章制度的制定，应当结合档案管理工作部门的实际情况以及档案借阅使用群体的情况，能够规范查阅者的档案利用行为，形成具有档案保密保存制度、档案库房管理、档案借阅查询以及档案利用管理为一体的档案管理制度体系，确保档案资料的安全性。其次，应该建立完善档案资料保密管理监督管理体系，对于涉密档案资料的使用，必须完善监管流程，通过多层次的审批制度，避免档案资料的泄密现象的发生。同时，应该针对档案管理工作部门定期开展监督检查，对于各种违法违规行为，应该及时按照相关法律以及政策要求进行处理，通过强有力的监管确保档案资料的安全性。

3.3使用各种新型档案保密管理技术手段

多媒体以及电子档案的保存方式主要有两种，一种是借助于存储盘进行保存，另一种则是直接存储与网络数据服务器上。对于通过存储盘等存储介质保存的电子档案资料，重点应该做好存储介质的安全保管，定期进行消磁以及修复，避免档案数据资料的丢失。对于存储于网络数据库内的档案资料，则首先应该强化与网络数据库相关的计算机信息系统的管理，通过设置内外网隔离或者是登录访问权限，并设置完善的防火墙，保证档案资料不会受到非法的窃取。此外，如果保存档案资料的计算机出现损坏需要修复时，应该严格按照相关的保密管理规章规定，上报档案管理保密委员会，由指定的电脑维修部门对电脑进行修复处理，避免涉密计算机中档案资料的流出泄露。

4.结语

综上所述，为了适应时代的发展和经济的需求，我国企业必须加强档案保密管理和利用工作，才能使企业更好的发展，提高经济效益。我们也相信档案保密管理和利用工作在各种技术的进步下越来越好，使我国企业在国际竞争道路上越走越远。

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