我国档案鉴定标准的确立与执行(1)

【论文摘要】本文简要论述了档案鉴定标准在我国的确立和执行过程，先从国内外形成的鉴定标准着手，分析其在我国档案理论界与鉴定工作实践中的贯彻情况，明确我国档案鉴定理论、档案鉴定的技术性标准（档案保管期限表）以及鉴定工作中存在的不足；同时，指出档案价值判断过程中体现出的时代局限性；针对实际情况提出了一些改进措施，以期提高鉴定工作质量，进一步推动档案事业发展。【论文关键词】档案鉴定 标准 确立 执行档案鉴定作为一种价值评价活动，主要表现为主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的档案价值这一客体的活动过程。

在此过程中，由于参与评价的主体存在着学识水平、分析问题能力等的差异，加上档案的自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点，因此在对档案进行价值鉴定时，易出现不同的鉴定意见或结果。为了最大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性，必须首先确立明确的档案鉴定标准，以此为依据，方能保证档案鉴定工作的有序进行。

本文拟对中外档案界长期形成的一些档案鉴定标准进行简要列举，并在此基础上简析我国的档案鉴定理论与实践，明确其所存在的不足及应采取的一些改进措施。

一、档案鉴定标准简介总的说来，档案鉴定标准可分为两大类，即理论性标准和技术性标准。

（一）理论性标准理论性标准是档案价值鉴定的基本标准和理论依据，综观中外档案学界长期以来形成的理论研究成果，档案鉴定的理论性标准主要包括：

1、德国档案学家迈斯奈尔提出的年龄鉴定标准和来源鉴定标准。

（1）年龄鉴定标准：即“高龄案卷应当受到尊重”。迈斯奈尔主张：每一个国家应设置一个禁销档案的“界限年份”，应对在此年份前形成的档案加以高度重视、妥善保管，而不应擅自毁弃。

（2）来源鉴定标准：强调不能把案卷当作零碎的材料孤立地、分别地单独评判，而应当以它们固有的行政关系为具体背景进行鉴定，即在鉴定时，应该考虑各行政单位在政府结构中所处的地位，其活动性质，以及这种活动与上下级行政单位活动的关系。

2、波兰档案学家卡林斯基提出的“职能鉴定论”。这是在研究继承迈斯奈尔来源鉴定标准的基础上提出的，主张按照形成档案的机关在政府体系中的地位和职能的重要性来确定文件的价值及保管期限。

3、美国档案学家谢伦伯格提出的文件双重价值鉴定标准。指出文件价值中存在着第一价值和第二价值的区别，这是按利用文件的主体为参照进行划分的。

指出公共文件的价值首先体现为对原机关的原始价值，即第一价值，具体体现为行政管理、财务、法律和科研价值；而后再体现为对其它机关及非政府方面使用者的从属价值，即第二价值，分为证据性价值和情报性价值两种形式。对这两种不同价值，在鉴定时应予以充分考虑。

4、宏观职能鉴定标准。这是上世纪80年代以来电子文件大量涌现后的产物。

“此时鉴定的注意力首先不是形成者来源，而是能够反映社会需要的各种社会职能活动过程或其主题”①；“宏观鉴定法所面对的不再是单份文件，而是某种职能的文件”②。

5、效益标准。这是欧美国家近些年来在鉴定中奉行的一条原则，主张在鉴定档案保存价值时应考虑到档案的保管费用。

从其发展历程看，效益标准已从出现伊始的饱受批判转变为被各种鉴定体系广泛采用，显示出了其实用科学的一面。

6、相对价值标准。这是我国档案学界提出的一种档案价值鉴定标准，即在承认文件的价值取决于档案客体属性及其满足利用者需要的程度之前提下，适当分析全宗和全宗群内档案的完整程度，从全宗和全宗群范围内来观察档案被保存的状况。

通常情况下，全宗和全宗群档案的完整程度越高、绝对数量越多，每一份文件的价值就相对越低，反之则越高。即：在一定情况下某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。

相对价值标准的提出，旨在使档案鉴定工作做到具体问题具体分析，避免机械主义和教条主义。

（二）技术性标准技术性标准是档案鉴定实践中用以参照的具体标准，主要有文件材料的归档和不归档范围、档案保管期限表、档案鉴定工作制度等。我国目前的档案保管期限表可分通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型档案保管期限表和机关档案保管期限表五种类型。

它们是各机关、档案馆鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据和标准，以此作为参考，文书立卷人员能较容易地区分文件的不同保存价值，初步确定其保管期限，为以后档案馆鉴定档案的价值打下基础。至于档案鉴定工作制度，则包括制发鉴定档案的标准文件、档案鉴定工作的组织领导和销毁档案的标准与监销制度等几方面内容。

一种健全的档案鉴 定工作制度，可以有效保证档案鉴定工作的质量和防止有意破坏档案，使档案的鉴定和销毁工作有组织、有监督地进行。事实证明，这些技术性标准在文书档案人员的具体鉴定工作中起到了有力作用。

二、我国档案鉴定理论的发展及档案鉴定标准的确立过程

（一）我国档案鉴定理论的特征我国的档案鉴定理论在新中国成立以后，得到了一定程度的发展，主要是在学习原苏联档案学理论的基础上结合我国档案工作实践，并且吸收了民国时期档案学有关档案鉴定理论而逐步形成的。民国时期的档案界提出的鉴定标准均重视档案的历史价值和行政价值，但它存在缺陷，即仅仅停留在机关范围内的一般的行政价值和历史价值的认识上，且当时没有得到有效实行。

而原苏联的档案鉴定理论对我国的影响可说是最为深刻和久远的。例如，原苏联档案界提出：档案的鉴定原则是历史主义原则、党性原则、全面性原则和系统性原则；在鉴定档案的价值时，应考虑文件内容、文件来源、文件的形式特征、情报的重复性、档案全宗文件的完整程度、文件的物理状况及文字、语言、艺术及其它特点，等等。

这些原则和标准被我国档案工作者加以吸收和借鉴，再与我国的档案鉴定工作实践相结合，明确提出了鉴定档案价值时应考虑的相对价值标准、社会需要标准等新的标准，初步形成了较为系统的概念、原理体系。无可否认，这些鉴定理论在相当长的一段时间内，确实对我国的档案工作起到了一定指导作用，在很大程度上保护了档案的安全，防止了任意销毁档案文件的事件发生，有效地保证了我国档案管理工作的有序性。

但是，建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论，虽在实践中证明了其价值，但同时也正是实践——这一检验真理的唯一标准，宣告了这些理论自身存在着的不足。因为我国的鉴定理论一直以来都侧重于对鉴定的原则、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鉴定工作组织的研究，而对档案鉴定中的一些基本理论和应用技术研究得不够，这在实际工作中就显得空泛，缺乏足够的实用性，可操作性不强。

“对基本理论研究的不足，造成‘档案价值’概念模糊，鉴定的理论框架构建不起来；对应用技术研究的不足，造成具体的操作技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺”③。事实上，在科学研究中，定性分析法和定量分析法是两种常用的分析方法。

我国长期形成的鉴定理论往往侧重于对档案鉴定的原则及其工作性质等等进行描述、概括，而忽略了档案价值中实际存在着的数量关系，缺乏足够的定量分析的成分。这一现象与其它许多国家明确规定文件进馆比例的做法相比，显然存在着具体操作上的困难，鉴定质量无法得到保证。

（二）在此时期内确立的鉴定标准：档案保管期限表档案保管期限表是档案鉴定的技术性标准，是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件，是鉴定档案集中保存和确定档案保存期限的依据，是开展档案鉴定工作和保证其质量的有效工具，是国家管理和控制档案信息资源的重要手段，对防止错误销毁档案，为子孙后代保存历史文化财富提供了一定保证。但是，在充分认识档案保管期限表积极作用的同时，也应看到它自身存在的不足：一是条款太少。

文书档案保管期限表经过几次修订，条款日趋简化，概括程度越来越高，难以涵盖复杂的档案类型、范围，这与国际上文件处置标准日益细化的趋势相悖。二是档案保管期限表“就具体的鉴定标准而言，基本上属于‘职能鉴定论’的范畴”④，这与国外许多国家鉴定标准呈多元化的现象是相脱节的。

我国档案学界近几年来虽也在理论上提出了类似的标准，但在具体操作时却忽略了这些。因此，我们的档案保管期限表中的鉴定标准表现单一化，在具体操作时“很难逐项鉴定档案的证据价值、情报价值，进而也就无法保证永久保存的档案是否具有永久性价值”⑤。

三是重宏观档案轻微观档案，侧重于方针政策性、总结性、综合性档案，对微观的、依据性、原始性的基本情况和数据方面的档案，保管期限偏短，造成进馆档案“只有骨架没有血肉”，难以满足历史研究与定量研究的需要。四是可操作性差，条款理解随意性较大。

如“重要的”、“一般的”等类似的模糊语言大量存在，档次则只给出“永久”、“长期”、“短期”三档，缺少具体的保管年限，导致各单位长期、永久档案划分比例偏高，大大加重了各级档案馆的负担。正是我国现有档案鉴定理论的不足，促使不少头脑清醒的档案学者有了学习、借鉴西方先进理论为“我”所用的迫切念头。

于是，合理借鉴西方档案界长期以来形成的、在实践中得到了完善与发展的鉴定理论，实现档案鉴定标准的多元化并使之有效指导鉴定实践活动，成为我国档案学界努力的目标。近几年来，我国档案学者对档案价值鉴定效益标准、宏观职能鉴定标准等都已有 所涉及，如何嘉荪主编的《档案管理理论与实践》一书，就提到了鉴定档案价值必须考虑效益因素；冯惠玲《电子文件的双重鉴定》则提出要重视“宏观职能鉴定标准”，等等。

但是，虽然学术界提倡实行多种档案鉴定标准，但在实践操作中要真正实现，尚需时日。

三、我国档案鉴定工作实践：档案鉴定标准的执行过程

（一）我国档案鉴定工作实践中存在的不足鉴定理论的不完善，相应导致了实践操作中的偏差。综观我国档案鉴定工作实践，大致存在着以下一些不足：

1、鉴定过程中，对鉴定标准的理解与贯彻各有不同，缺乏一致。如前所述，我国的档案保管期限表存在显而易见的缺陷，如条款内容过于简练、可操作性差等等，导致具体实践中出现对保管期限表较严重的曲解现象。

笔者曾在某单位实习，期间发现：此单位档案室保存的档案中，永久、长期档案所占的比例偏高，其中有不少是单位工会组织联欢活动的记录，还有一些文件记述了本单位召开的会议上人员报到的情况。试想一下，如果每个单位在对本单位形成的文件划分保管期限时，都采取“就高不就低”原则，把有保存价值（不管其价值大小）的文件都置于“重要的”一栏名下，这将浪费多少的保管空间和人力！

2、我国现阶段的档案价值鉴定体系由三个层次的鉴定程序构成。第一个层次是在文件立卷归档之时，由文书部门或业务部门进行的。

此时既要为一部分已无继续保存价值的文件“判处死刑”，又要为准备留存归档的文件鉴定区分价值并据此分别立卷。可以说，这是整个文件生命历程中最主要和最重要的一次鉴定关。

第二个层次是档案在档案室保存期满之时，尤其是行将移交档案馆之前，在机关（企业）档案室内进行的。主要是对立卷归档时确定的保管期限进行检查，适当调整部分档案的保管期限并决定哪些应移交档案馆、哪些可以造册登记并销毁。

第三个层次是在档案馆中进行的，一般属定期审查性质，对保存期不当的档案进行调整以至销毁。市、县级档案馆还需对长期档案、一些接收了撤销机关档案的档案馆还需对这些档案进行价值再鉴定。

后两个层次的鉴定实际上只是对第一个层次鉴定的修正和补充。上述鉴定体系的优点是通过层层把关，在一定程度上保证了馆藏的档案的质量。

但是，在每一个鉴定层次，都同时赋予鉴定第一价值和第二价值的两种责任，并给予其决定文件取舍的生杀大权，这对文书、档案人员鉴定档案价值的能力是一个极大的挑战，由此给档案工作带来的隐患也是无可避免的。就第一层次来说，机关单位的文书、业务人员在判定档案价值时，往往是以本机关的职能活动为出发点来考虑问题，在确定文件有无保存价值时，是以文件是否能满足本机关单位日后查考利用需要为前提的，对那些反映了本机关单位基本职能活动抑或是辅助职能的文件，只要其日后对本机关有使用价值，即确定其具有保管价值，送交本机关档案室保存；对剩下的文件，则冠之以“无价值”而予以销毁。

在这里，文件的第一价值固然是被充分认识到了，但是，由于这些人员往往未受过历史研究训练，甚至可能毫无历史眼光或者对历史研究和文件是否有历史价值毫无兴趣，因此其不可能，也没有时间和精力去考虑未来整个社会对这些档案文件的需要，甚至可能连文件还有第二价值也没有听说过。这一层次的文件鉴定，明显地突出了“为我”性质，从长远来看，是不利于档案的历史研究和社会利用的，因为在这种情况下，一些具有历史价值的文件，极有可能被稀里糊涂地送进废纸堆，其损失将是无可挽回的。

3、档案馆负荷过重而目前尚无有效措施可减轻其负担。造成档案馆超负荷的原因之一，是建国后颁布的一些档案价值鉴定政策。

例如，建国初期国家有关部门曾经规定，对待历史档案的处理原则是“片纸只字，不得损毁”，这使得大量建国前的档案未加辨别地积存在档案馆中。有的档案馆明知一些历史档案已失去保存价值，但碍于上述规定而始终不敢对其加以销毁，既加重了档案馆的负担，又降低了库藏档案的信息含量。

又比如，1983年颁布的《档案馆工作通则》规定地（市）、县级档案馆应同时接收本级各机关、团体及其所属单位具有永久、长期保存价值的档案，从而造成了全国上下进馆范围的不统一，为长期档案大量涌入档案馆开了先例，加大了地（市）、县级档案馆的鉴定难度。

四、改善档案鉴定工作局面，推动我国档案事业发展如前所述，鉴定的时代局限性是必然存在的，对其不可能加以根本解决。因此只能采取一定的措施，增强鉴定过程的科学性，尽量避免因个人主观性的局限而对档案鉴定事业造成损害，尽量弱化因鉴定的时代局限性给后世档案利用所造成的不良影响。

具体措施有以下几点：

（一）首先要对鉴定的意义与地位有正确的认识，将其作为档案工作的核心加以对待。长期以来，我国对鉴定的意义与地位的认识相对不足，仅仅将鉴定工作作为档 案工作的一个业务环节，没有在档案工作中突出其特殊的作用。

这种情况虽然从20世纪80年代末以来有所改变，但在实践中一直没有特别得力的措施，因此并没有根本改变鉴定工作相对薄弱的现象。因此，鉴定工作的切实推行，尚有待于档案界乃至全社会的重视。

（二）修订与完善档案保管期限表。原有的档案保管期限表存在着条款简练、操作性不强等特点，需要对其加以修订。

西方国家档案保管期限表的条款至少不下百八十条，保管期限的档次有十多个，其详细的条款规定使档案人员在具体操作时更易把握，操作性强。我国档案保管期限表的修订，也应朝着细化的方向发展。

具体的做法可以是采取划限与标时法相结合，标明档案保管的具体期限，以使鉴定人员在操作时有明确的标准可以参照，从而提高档案鉴定的效率与质量。

（三）进一步完善档案鉴定理论，使其更具有实践操作性，逐步实现鉴定标准的多元化，更有效地指导实践。对西方相对成熟的鉴定理论体系，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。

（四）逐步实现档案鉴定工作的程序化、科学化、系统化，建立文件价值双重鉴定机制，形成完整的档案鉴定工作制度。在建立双重鉴定机制方面，西班牙实行的设立文件中心暂时保管文件、对文件的第一和第二价值分别由文件中心和档案馆加以鉴定的做法，值得借鉴。

我国也应采取有力措施，切实改进和完善鉴定机制，努力实现档案鉴定工作的程序化、科学化、系统化，以促进档案事业的繁荣发展。

（五）针对档案鉴定标准实际执行过程中存在的一些问题，可以相应地采取措施以提高档案人员素质，而这有赖于档案教育事业的进一步开展。只有教育搞好了，档案人员的知识结构、学术水平才能更上一个层次，综合素质才能增强，也才能带着更自信的态度和更科学的精神投身到档案鉴定工作中去，推动档案事业前行。