高校档案管理信息化建设的思考

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翻新时间：2015-10-19

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高校档案管理信息化建设的思考

摘要：如今，网络信息化技术被广泛应用于社会生活的各个领域，在高校档案管理信息化建设上也是不例外的。高校档案能够真实地记录学校的历史，展现出学校的未来，是高校管理的重要组成部分。这就要求高校在进行档案管理的时候充分发挥信息化的作用，提高自身的档案管理意识，为高校档案管理信息化建设提供良好的基础，促进其发展和完善。

关键词：高校;档案管理;信息化建设

随着计算机技术的不断发展，高校档案管理也随之发生了很大的变化，传统的高校档案管理模式已经不适应当前管理的需要。高校档案管理信息化主要是指在档案管理中要充分发挥计算机网络和数据库信息技术的作用，实现档案资源的数字化管理，进而取代传统的对档案的纸质化管理，将纸质档案通过计算机技术手段转换成图像、文本等，以利于档案信息的管理保存，促进档案资源的共享，为人们提供便捷的服务。

一、高校档案管理信息化的意义

第一，有利于高校加快实现“数字化校园”建设。高校档案管理是高校管理工作中的一个重要组成部分，它能够真实地反映学校各个阶段的历史，对高校的教学、科研等的管理有着非常重要的作用，同时也是高校进行考核、教学评估、衡量各个阶段教学质量的重要依据。高校档案管理信息化是适应时代发展要求的重要举措。

第二，有利于安全地保护已有的档案资料。高校档案管理信息化是将已有的档案资料录入到电脑系统中，实行统一的数字化管理。这样不仅使得档案管理减轻了对纸质档案的依赖，而且有利于对档案资料的永久保留。

第三，有利于提高档案管理工作的效率。高校档案管理信息化建设，能够有效地保管好现有的纸质档案资料，还能够满足读者的最大需求，在存储、查询或借阅时，只要在电脑上输入相关的信息，即可找到自己需要的材料，既方便又高效，能够有效提高档案管理的效率。

二、高校档案管理信息化建设的现状

虽然随着经济的不断发展，高校档案管理信息化建设已经取得了很大的进步，但是在当前高校档案管理信息化建设的过程中仍然存在着很多的不足。受传统管理观念的影响，很多高校并不重视档案的管理，大多数的档案管理工作起步都比较晚，而资金投入的不足也导致档案管理的设备和技术比较落后，信息化建设的程度还比较低。另外，高校档案管理的工作人员素质比较低，现代技术水平偏低，高校又缺乏对于档案管理人员继续教育的措施，造成了当前高校档案管理信息化建设质量和效率都没有达到相应的要求。

三、高校档案管理信息化建设的主要内容

（1）加强高校档案管理的基础设施建设。档案管理的信息化建设的提出主要是基于计算机技术的不断发展而提出来的，所以说在档案管理信息化建设中，它的基础设施就是实现数字化管理所需要的设备。如果没有这些基础设备，那么档案管理信息化建设就是一句空话。因此，只有增加对档案管理的基础设施的投入，才能够从根本上满足高校档案管理信息化建设的需求。

（2）加强培训力度，努力提高工作人员的综合素质。工作人员的专业素质直接影响着档案管理工作的效率和质量。因此，应当加强工作人员的业务素质和职业道德水平，并不断引进各类专业人才，保证档案管理工作的顺利进行。

（3）全面完善档案资源，建立应用系统。档案资源的信息化建设直接关系到档案管理信息化的水平，所以要全面地收集各类档案资源，并做好相应的归档工作，以便于日后的查找和管理。应用系统的建立有利于档案管理信息化技术的完善，应当充分依靠有关的科研技术，开发先进的、安全可靠的档案管理软件，保证档案管理信息化建设的速度和效率。

总之，高校档案管理信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为教学、科研、管理服务，为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息，是高校档案工作发展的目标。

参考文献：

[2]高力.高校档案管理信息化建设的思考[J].中外企业家，2011（10）.