管理信息化对财务主管的挑战

随着信息的到来，电算化以其高效、自动、方便、准确、及时等优点正日益受到广大财会人员的欢迎。因此，近年来全国各地都在积极地推行会计电算化，由于会计电算化工作在我国处于一个生长发育期，因此在当前的会计电算化工作中也产生了一些不可忽视的，这些问题归纳起来主要有十个误区。

一、会计电算化工作是法规的盲区

为了使会计电算化工作得到规范运作，财政部从1994年始至目前为止，相继颁布了《关于大力我国会计电算化事业的意见》、《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》、《会计核算软件基本功能规范》等规章。但不少已经实行会计电算化的单位，无论是单位的领导，还是单位的财务部门的财会人员还不知道上面这些专门针对会计电算化的规章。甚至有的地方的管理部门也不知道这些规章的存在，会计电算化的上马基本上是会计软件公司安装，帮助会计人员会操作就算了。因此，有时在实际操作中已经违规了，但操作者并不清楚，单位的领导也不知道，同时也没有相应的部门去纠正，更谈不上有部门监督管理了。对此，各级财政部门要加强对会计电算化规章的宣传、指导和监督检查。同时，已经实现会计电算化的单位内部也应根据财政部的有关规章，结合单位的实际建立单位内部会计电算化的管理制度。

二、会计电算化的数据备份存有误区

按照财政部颁布的《会计电算化管理办法》的规定，实现会计电算化的单位只要发生新的经济业务经过电算化帐务处理后，就应坚持每天备份，且要双重备份，并分处、分人保管。但在实际工作中出现以下几种不应有的情况：一是部分电算化操作人员未养成每天备份的习惯，因此不能坚持每天备份，结果机器一旦出现故障，则部分帐务数据将会丢失；二是木少电算化操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，因此，一旦发生问题就没有相应补救措施；三是习惯性用软盘备份。目前绝大多数财务软件只支持软盘备份，而软盘存在着容量小、易出故障、成本高等缺陷，随着光盘存储技术的日趋成熟和价格的逐步下调，因此，实行会计电算化的单位应选择那些既具有软盘备份功能，又具有光盘备份功能的财务软件。

三、电算化所用财务软件较混杂

由于财务软件的开发未能实行统一的标准，再加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购买的，而软件开发商并没有从统一标准这个角度出发，甚至，有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色，结果使会计电算化所用财务软件比较混乱，就是同一行业不同的单位使用的财务软件也不相同，由于不同的财务软件，其特点不一样，我们不谈其他的，就从数据接口、使用上就明显地看出不同的财务软件就不一样，从而导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便。而在某些会计电算化搞得好的国家，基本上是通过行业会计协会制定统一的财务软件标准，甚至某些国家就直接通过政府行政手段规定哪些行业必须使用哪种财务软件。这样国家的有关经济管理、监督部门就可以很方便地通过进行财务检查、专用和专项资金使用情况，单位也可以利用网络及时地进行财务报告的传送等。

四、财务资料共享性差

会计电算化的一个重要功能是将会计主体的财务资料使得各有关方面能够获得及时的共享。而目前，有许多财务软件开发商为了降低开发成本，往往在财务软件的开发上只注重经济业务的核算，未考虑财务资料的共享。另外，实行会计电算化的单位在购买财务软件时，往往也是只考虑财务部门工作的需要，没有从整个单位信息管理的角度出发。结果导致单位已经实现了会计电算化，财务部门用于电算化的微机未能与单位内部其他部门进行信息连接，单位其他有关部门不能有效地共享财务部门的会计信息。政府的有关经济管理、监督部门更不能直接从特定的网络上得到该单位的会计资料，不能真正满足信息时代对会计信息传输和处理的要求。因此，一方面软件开发商要多推出一些成熟的会计管理信息系统软件，另一方面单位在购买财务软件时，也发展的、全面的角度出发，发挥会计电算化的最大化功能。

五、匆忙甩帐

甩帐是指会计主体实行会计电算化后，直接用机进行会计核算、进行财务分析等，从实行会计电算化之日起就停止手工记帐了。但这是建立在会计电算化达到一定程度基础之上的，有些地方的财政部门为了防止出现匆忙甩帐曾明文规定：实行会计电算化的单位要甩帐，需经财政部门或财政部门委托的中介机构验收确认后方可。但是，不少地方财政部门为了鼓励单位开展会计电算化，采取了由单位自行认定的办法，但基本上都明确提出了：若因匆忙甩掉手工帐而发生重大失误的，将追究有关责任人的责任。可是不少实行会计电算化的单位却错误地认为，实行会计电算化就立即不用手工记帐了。对此，我们各级会计管理机构一一财政部门要对其进行验收，帮助单位认识到盲目甩帐的危害，在甩手工帐之前一定要慎重考虑，按照财政部门制订的规定，在确认确实可甩帐的情况下再决定甩帐。

六、重视财务软件的技术性，忽略其实用性

目前，许多单位在购买财务软件时，往往喜欢买最先进的产品，而忽略了自身的情况和需求。现在的会计电算化市场中新概念很多，“网络财务软件”、“会计信息化软件”、“在线财务软件”等等。有不少实行会计电算化的单位，在选择财务软件时，往往也是只听冠名，而未能结合单位自身的需要，如果光考虑财务软件技术的先进而忽略了自身的情况，一方面将会导致资源浪费，另一方面反而因财务软件的复杂难以操作，结果事与愿违，而了本单位会计电算化的进程。

七、电算化工作中安全隐患较大

，我国不少地方对会计电算化工作的安全性重视不够。纵观我国目前会计电算化工作中存在的安全，主要有这样几个方面：一是自行开发或委托开发的软件在开发和设计中，开发和设计者未能全面、地考虑，结果所设计的财务软件与实际会计工作相脱节，导致常常出现差错；二是由于会计电算化的具体操作者，未能按照一定程序操作，导致会计资料的丢失或错误的出现；三是一般实行会计电算化的单位财务人员对机病毒的侵入防范意识不强，再加之对利用计算机犯罪知识知之甚少，因此，基本上未能采取有效防范病毒和“黑客”的侵入；四是会计档案形成和保管过程中存在风险。主要是目前实现会计电算化的单位，其会计档案一般是通过针式打印机打印出来，因此经过一段时间后，字迹往往会褪色，达不到规定的保存期限后，字迹就难以辨清。对此，一方面可采用激光打印机打印，另一方面可采用帐簿的形式来弥补其不足。

八、对会计电算化作用认识不到位

财政部明确规定到2010年，全国要有80％以上的基层单位基本实现会计电算化，但在不少地方，会计电算化的进程很不理想。一个重要的原因就是对会计电算化的作用认识不到位。会计电算化工作的管理部门未能将其摆到应有的位置，基本上认为会计电算化是单位本身的事，财政部门不要干预，因此，未能进行有力的推动；单位的领导者认为会计电算化就是买台微机给财务部门，手工记帐与微机记帐一样的，只不过用微机打字记帐清楚，打出的帐比手工记的帐好看一些，搞不搞无所谓；单位的财务部门的人员中也有不少人错误地认为实行会计电算化只是一个形式，以至于有些单位花钱买了软件却没有真正使用。实现会计电算化不仅仅是记帐技术的革命，而且对于会计学科本身也是一次大的革命，可以使会计人员能从繁琐的记帐、算帐、报帐的苦海中解脱出来，将更多的时间和精力用于资金管理、资金、资金评测中，进一步深化会计职能。更为重要的是可以通过电算化对本单位的业务进行预测、分析，为科学的决策提供可靠的分析数据，促进单位经济业务的。

九、会计电算化市场秩序不规范

会计电算化市场秩序主要有两个方面，一个方面是财务软件市场，另一个是会计电算化的人才市场。前者的不规范主要表现在：目前部分从事财务软件销售和代理的公司往往只重视自身的经济效益，追求量的突破，而没有真正在服务和技术上狠下功夫，致使部分实行会计电算化的单位由于购买的财务软件不合格，经常出故障，但出了问题又无处问，没人管，起诉由于合同未讲明，销售商和开发者说会计电算化操作员操作不规范引起的，无人鉴定，这既极大地挫伤了会计人员使用电算化的积极性，又严重地了会计电算化事业的发展。因此，我们有关部门要尽快制定出一些具体法规，加强对财务软件销售公司和开发商的管理，进一步规范会计电算化软件市场。后者主要表现在会计电算化人才管理的无序。一是会计电算化人才培训市场的混乱。会计电算化是一门融计算机、管、会计学、信息学于一体的边缘学科，不是任何机构、任何人都能开展进行会计电算化培训的，而目前大多数会计电算化培训单位，聘请个计算机教师对要实行会计电算化单位的会计进行计算机等级培训，这明显的与会计电算化操作的要求有较大差距；二是会计电算化教材良莠不齐，目前图书市场关于会计电算化的教材很多，但是翻开这些教材不难发现，高质量的教材不多，不少教材是相互抄袭的，有的既无性，也无实用性，看了真会使人误入歧途；三是会计电算化人才的管理无序。一个合格的会计电算化人员应是一个复合型人才。他要既懂会计又熟悉计算机，因此这类人才相当少，市场需求较大，由于未能进行有效的管理，造成这类人才的随意流动，一旦随意离开则就影响了这类人才所在原单位的正常工作，因此，既影响了单位培养这类合格人才的积极性，又严重影响了我国会计电算化的发展。

十、会计电算化基础管理滞后于会计电算化的发展

单位实现会计电算化后，传统的会计分工模式将被打破，会产生许多新的岗位，也带来了许多新的要求，提出了新的问题。对此要求对会计电算化的基础管理必须跟．上会计电算化的发展。而目前，由于会计电算化工作的管理部门一一财政未能将此项工作摆到前台，实行会计电算化的单位本身对会计电算化的内部管理很多仍是模仿手工记帐的管理办法，结果导致了会计电算化的基础管理混乱，影响了会计电算化工作的健康发展。对此，财政部门要尽快制定一系列规范管理的制度，并明确提出管理的要求。单位内部也要建立健全会计电化内部管理机制。通过强化会计电算化的基础管理工作，促进会计电算化的健康发展。