商务英语电子邮件中的合作和礼貌原则

[摘要] 本文以语用学 理论 为依据，通过 分析 合作和礼貌原则在商务 英语 电子 邮件中的 应用 ，探讨了商务英语电子邮件的基本写作原则，为商务英语电子邮件写作提供 参考 。

[关键词] 商务英语 电子邮件 合作原则 礼貌原则

电子信息技术的 发展 给国际商务往来带来了极大的便利，十几年前还十分普遍的电报、电传通讯方式已逐渐被表达明确、直接快捷的 现代 通信方式——电子邮件取而代之。作为现代商务交流重要的沟通形式，商务英语电子邮件正起着越来越重要的作用，已经成为国际商务沟通最基本的联络方式。据调查，在商务交往中约有90%的人利用电子邮件来联系业务(何光明，200

6)，人们经常需要与不认识的或不甚了解的人打交道，这就要求在传递信息的过程中要尽量避免出现错误和误解, 还要尽可能地缩短发件者和收件者处理这些信息的时间。然而，电子邮件的快速普及往往会让人忽视其应有的规范，在国际商务中，一封不规范的商务电子邮件，不仅会有损公司的形象，也可能会令人费解。若出现信息错误，轻则导致沟通失败，重则带来 经济 损失。因此，需要建立一种国际间普遍认可的交流原则，让来自于不同文化背景、使用不同母语的人能顺利地进行交流。

礼貌和合作原则是现代语言学中重要的会话理论，它不仅充分体现在会话中, 在书面语篇中也被广泛实施（秦晓杰，2001）。由于电子邮件的往来与面对面的会话交流同样具有真实地、有目的的表情达意的功能，因此，指导会话交流的合作与礼貌原则对这种基于商务电子邮件的书面交际同样适用，在国际商务活动中，如果英语电子邮件的写作者不了解必要的合作与礼貌策略以及相应的语言表征方式，会有引起语用失误，进而破坏双方友好合作关系的危险。

一、电子邮件中的合作原则 例1：Thank you for your letter of 12th， July sending us patterns of cotton prints. We find both quality and prices satisfactory and are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the prices named:

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300 yards 7233p per yard

450 yards 8238p per yard

300 yards 84 44p per yard

We expect to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future。

Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you. Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing, you may refer to our bank。

The National Bank of Nigeria, Lagos

Please send us your confirmation of sales in duplicate。

例2: We are pleased to recEive your order of 18th，July for cotton prints and welcome you as one of our customers. For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable by draft at sight upon presentation of shipping documents. Please let us know immediately whether you agree to our terms. As soon as we recEIve your reply in the affirmative, we shall confirm supply of the prints at the price stated in your letter and arrange for dispatch by the first available steamer upon receipt of your L/C。

When the goods reach you, we feel confident you will be completely satisfied with them—at the prices offered they represent exceptional value。

As you may not be aware of the wide range of goods we deal in, we are attaching a copy of our catalogue and hope that our handling of this first order of yours will lead to further business between us and mark the beginning of a happy working relationship。

二、 电子 邮件中的礼貌原则

尽管合作原则概括了人类交际的本质特点，但语用学领域的进一步 研究 发现，人们在交际过程中并不总是遵循合作原则，常常会故意违反某一准则，但这一定是为了传递一些符合合作原则的信息，使用间接婉转的方式表达一些含蓄的意思（何兆熊，2000），看以下一例:

A: We’ll all miss Bill and Agatha , won’t we ?

B: Well, we’ll all miss Bill。

例句中, 根据合作原则, B违反了量的准则,只说Bill, 而不提Agatha，B这样做显然是有意的。由于某种原因他可能并不喜欢Agatha, 但碍于情面, 不便直说，使得他违反合作原则。为了解释这一现象,20世纪80年代英国语言学家Leech在Grice “合作原则”的基础上，从修辞学、语体学的角度出发，提出了著名的“礼貌原则”(Politeness Principle), 其中包括得体、慷慨、赞誉、谦逊、一致和同情等六类，每类包括一条准则和两条次准则，这些准则及次准则的核心 内容 为：尽量使自己吃亏，而使别人获利，以取得对方的好感，从而使交际顺利进行，并使自己从中获得更大的利益。 商务电子邮件作为一种书面语真实交际手段，一方面具有普通电子邮件的特点, 另一方面又有商务函件的特点，与传统商务信函一样，其交际双方同样会遵循以上准则。但是对商务电子邮件与传统商务信函所使用的不同礼貌策略进行比较 分析 发现，两者对礼貌的重视程度虽然总体上没有显著差异, 但侧重点有所不同。商务电子邮件更注重维护对方的积极面子，即希望得到别人的赞许，支持和喜爱的想法，重视保持友好合作关系，倾向于采用“以接近为基础”的积极礼貌策略。而传统商务信函则更客观正式，注重维护对方的消极面子，即不希望别人强加于自己，自己不因迁就别人而受到别人的干涉、阻碍而使自己丢失面子的想法，倾向于采用“以回避为基础”的消极礼貌策略。譬如，同样是还盘，传统商务信函表达 方法 如：“May I suggest that you could perhaps make some allowance on your quoted prices which would help to introduce your goods to my customers”， 多次使用疑问（may I suggest）与模糊限制语（could,perhaps, would）等消极礼貌策略。 而商务电子邮件中的表达方法有所不同, 例如：“I met with my customer today on both of the bags. unfortunately the price is still not very competitive，thanks for your help”，则是采取了假设共同点（用了unfortunately， 表示写邮件人与对方的利益一致）和关注对方（thanks for your help）等积极礼貌策略。

三、结语

商务电子邮件作为一种新兴的 现代 商务交流工具，是收信和发信双方真实的互动交际的产物，要求写信人遵守合作与礼貌原則。一方面，写信人需遵守合作原則，采用“合作”策略，及时回复，确保信息数量适中、真实可靠、清楚简洁,并能紧扣主题。另一方面，写信人还需考虑礼貌因素，尊重收信人对“面子”的心理需求，在把握好礼貌原则的度的前提下，实施积极的礼貌策略。总之，在撰写国际商务电子邮件时，应遵循邮件信息明了、内容完整、准确无误、简明扼要、礼貌周到的原则。

参考 文献 ：

[1]Grice, H. P.Logic and conversation [A]. In Cole, P. and Morgan, J. (eds.) Syntax and Semantics[C]. New York Academic Press, 1975

[2]Leech, G. N. Principles of Pragmatics [M]. London: Longman Group Limited, 1983

[3]何光明:透析商务 英语 电子邮件写作[J]. 新东方英语（大学版）. 2006

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