关于航运企业综合管理信息系统建设方案研究

论文关键词:集装箱 综合信息系统

论文摘要:如何对信息进行综合的分析归纳;如何能“因地制宜、因事制宜”地通过信息自动化、信息整合以及增加对现在资源的利用来提高企业核心竞争力;如何在客户服务及其相关之间建立优化平衡,保证最终的运营效益,就成为一个企业发展生产力、提高实力和取得竞争优势亟待解决的问题。该文从技术、业务和实施分析了综合管理信息系统建设的可行性,同时对综合管理信息系统实施的效益作了初步探讨。

1 研究背景

面对激烈的竞争,传统的工作方式、方法己不能够适应现代化企业管理的需求了。因此需要企业具备善于了解客户需求以及需求变化信息的能力;需要企业具备善于用客户信息来归纳、分析并提炼出最有价值的核心信息,进而根据这些核心信息制订相应的产品和服务,形成自身核心竞争力的能力;需要企业具备根据核心信息快速的计算及预估回报的能力。

2 研究目的

本文的目的在于运用所学理论对XX航运公司目前信息化建设进行分析和研究,为XX航运公司信息化建设提出建议与对策,使海运业务能应对日趋激烈的市场竞争,抓紧快速形成完整的服务体系,为XX航运公司信息化提供强大的推进力。

3 研究方法和内容

3.1 研究方法

本文根据理论联系实际的原则,通过研究国内外有关航运企业信息化建设的相关文章,运用项目管理等有关理论,在对XX航运公司信息化建设业务可行性,技术可行性,实施可行性,管理可行性分析的基础上,对XX航运公司进一步优化企业信息系统,提升核心竞争力提出了意见和对策。

3.2 研究的主要内容

第一是分析集装箱运输与信息化,一是我国集装箱发展的内部因素,二是我国集装箱发展的外部因素,三是信息化的发展背景。第二是XX航运公司信息系统建设的背景,对现状进行了分析和研究,并提出了具体的方案。第三是信息系统建设的可行性分析,包括技术可行性,业务可行性,管理可行性,实施可行性。第四是信息系统建设方案设计,第五是信息系统应用及效益分析,第六是结论与展望。

3 XX航运公司信息系统建设的背景

3.1 XX航运公司信息系统存在的问题

3.1.1 手工操作的问题

XX航运公司业务遍布各大洲,其先进的管理水平,优秀的人才队伍,优质的服务在国际航运界享有良好的声誉和地位。然而,在XX航运公司内部的很多业务部门,还没有信息系统,而是基于手工操作的模式,导致信息不能及时反馈,数据滞后,不能有效的跟踪最新的市场情况,同时手工操作还导致了人员数量的增加。随着业务量的增多,原始的手工操作难免会出现错误,不但减缓公司业务的运转,造成不必要的损失,而且会损害XX航运公司的声誉。开发完善适用于XX航运公司业务需求的系统,将有利于进一步提高公司的管理水平,降低运行成本,提高员工处理各项事务的效率,使集团的日常工作更加规范、科学、有条理,使XX航运公司的运转、发展走上健康发展的道路。 XX航运公司现有系统都是基于部门级的系统,满足了部门的需求,但是部门之间数据并没有共享,导致了很多部门的重复劳动,比如:船期管理,每个部门都在各自维护公司船期,这样导致了船期管理的多样性,从而缺乏准确性和标准性。同时这种重复劳动导致了企业人员冗余,组织机构臃肿,成本提高等问题。

3.1.3 信息孤岛的问题

目前XX航运公司的各个系统都是在各个时间段内独立开发,独立运行的,各自都是单独的数据存储,编码规则也不尽相同。这些分散式的信息系统,各自独立的数据管理,导致了数据无法互动,产生了大量的信息孤岛。

信息孤岛不但不利于信息共享和统一管理,而且增大了系统维护的难度和工作量,增加了各类硬件软件设施的投入,造成了系统管理的杂乱和无序。

信息孤岛还导致了高层管理者需要的汇总报表,都必须通过各个系统产生子报表后,人工整合而成,大大增加了工作人员的劳动量,而且手工操作的失误将导致数据失真。

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3.1.4 问题小结

目前XX航运公司的信息系统现状存在以上的众多问题,迫切需要一套综合信息系统来整合原来的分散式系统,填补部分业务部门的系统空白,整合各部门业务,规范操作流程,减少信息孤岛,降低手工操作环节,通过信息化提升企业管理水平。

3.2 综合管理信息系统的提出

综合管理信息系统就是在这个背景下提出来了,为公司的进一步开拓国际,扩大市场份额,及可持续发展提供系统保障。

3.2.1 直面激烈的市场竞争

目前已有世界70多家航运企业、20多家班轮公司在我国相继设立了分公司和代表机构,直接参与我国航运市场的竞争。随着航运市场的进一步开放,这种竞争势头将进一步扩大,并且更加激烈。外国航运公司将凭借其经营规模、经营质量、先进的技术设备、高效的管理手段以及丰富的多式联营经验等向中国航运市场如内陆、沿海、内河、多式联运的集卡、内支线、仓储、报关以及船代、货代、各项辅助服务等领域全方位的扩张和渗透,对国有航运企业带来巨大的竞争压力。

综合管理信息系统要使用户应对复杂的市场情况,为操作人员提供最适合的操作界面,为业务部门提供最详细的信息支持,为管理层提供最有力的决策依据。

3.2.2 提供全球的客户服务

随着航运市场的竞争加剧,传统的操作模式已经不能满足客户的多方位的需求,客户需要更多,更快,更优的服务。

在这种形势下,各家船公司为了争取客户,形成了激烈的竞争,为了能够在世界航运市场立于不败之地,就需要航运公司提升客户服务的质量,不断加大信息化的投入。及时调整经营战略和,依靠科技进步,加快企业信息化建设,大力加强人才培养,增强服务意识,把服务客户、服务作为生产经营的首要原则,提高企业在航运市场的竞争能力。

综合管理系统的最大的特点就是集中式数据存储及数据整合,因此可以为客户提供最完整,最及时,最准确的数据,从而提升客服水平。

3.2.3 辅助决策功能

航运企业的经营思路、服务质量、资金管理、价格体系、管理技术、高质量运输、人才开发等方面都将面临严峻的挑战。对一些包袱严重、资金短缺、技术落后、营运较高、服务质量较差、管理水平较低的企业,在优胜劣汰的市场法则下,很可能面临被淘汰的命运。

系统产生的分析报表能够辅助高层领导进行决策,通过数据和图表的展现,对未来的市场策略进行及时的调整。

4 信息系统建设方案设计

4.1 构建基于业务信息的处理结构

4.1.1 第一层:基础信息自动化

是由操作层组成的日常业务处理,主要有两个部分:一是目前仍有相当部分的业务操作没有实现信息自动化,仍依赖手工操作;二是有些业务流程还存在很多问题,并非最优的、效率最高的。这两个部分都可以通过开发实施新的业务系统来实现流程的再造,并实现信息自动化,提高整体的劳动效率和工作质量。 是在第一层的基础上,实现系统间的整合,形成统一的信息平台,使各系统在保持相对业务独立性的同时,又能连为一体,实现各系统间的信息交流和数据共享,消除"信息孤岛",从而使各系统发挥最大的效用,使各业务部门间的交流畅通无阻,避免发生重复开发、重复实施的现象。

4.1.3 第三层:信息系统纵向分析挖掘

是在第二层建设成的信息平台上,建立强大的数据中心,对平台上的大量数据进行统计和分析,并进一步进行数据挖掘,产生一系列管理决策所需的信息和报表。为各公司的高层领导提供科学的决策依据,让信息变成决策,决策变成利润。

4.1.4 第四层:企业信息门户化

是在第三层建立的数据中心基础上,开发一系列的应用,同时建设商务平台,为B2C 和 B2B以及B2E提供强有力的基础构架和解决方案。提供强大的电子商务服务系统,而且还能够提供高效率的搜索引擎(Search Engine),安全性管理(Security Management),Web构件(Web Components)之间的通讯和连接。公司内部的合作与交流(Collaboration) ,E-mail系统,在线学习系统(E-learning),多支持(Internationalization),Web内容管理和发布(Web Content Management & Publishing),Web内容的个性化(Personalization),Web外观包括颜色,位置等定制(Customization),工作流程管理( Work Flow)等。给客户提供及时的、动态的业务信息,从而提高客户服务质量和客户满意度,提升公司在业界的形象。

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4.2 集成供应链业务

综合管理信息系统需要集成供应链管理工能,将业务从注重内部资源的管理转向注重外部资源的管理和利用,实现从企业内部的业务集成转向企业间的业务协同,利用互联网技术开展以B2B为主题的商务活动,横向覆盖了、管理、服务质量、、设备管理等,实现经营成果的及时反馈。同时,利用因特网和电子商务技术进一步向客户和供应商延伸,最终形成企业内外互动的供应链管理系统,实现与上游供应商和下游客户的业务互动。

4.2.1 客户关系管理系统

客户信息的收集、整理、分析,对客户进行差异化分析和个性化管理,实施"一对一"营销,满足客户需求。

4.2.2 供应商关系管理系统

供应商信息的收集、整理、分析,对供应商的动态评价,实现企业大宗物资等的战略采购。

4.2.3 市场动态分析

市场信息收集,市场需求量分析,竞争对手情况统计,航线设置合理性分析,测算等。

4.3 优化管理及辅助决策

4.3.1 企业决策支持系统

应用模型技术、专家系统、数据仓库技术的最新研究成果,提供信息和知识支撑的数据分析及决策支持系统,支持企业的用户响应、营销规划、物流规划、战略设计以及各流程的业务运作优化等。

4.3.2 企业工作流系统

用Intranet技术集成企业的工作流,建设面向公司和二级部门的工作流管理信息服务系统,通过信息资源的共享,实现企业内各部门间的业务互动和事务的在线处理。

3.3.3 财务统一管控

企业的宗旨,是实现资源一体化的整合效应与管理协同效应。财务管控是公司重要的管控手段,通过财务管控,使高效安全的流程嵌入合理的权责分配的管控模式内,实现公司价值最大化。

5 综合管理信息系统应用及效果分析

5.1 信息系统建设达到的效果

5.1.1 信息化程度提升

该系统具有准确、快速、高效、安全、易扩展和具有前瞻性等特性,是世界级的综合集装箱班轮运输信息管理系统。能对和市场的变化敏捷、准确和迅速的做出反应。围绕着XX航运公司的战略目标,实现XX航运公司总部与各代理系统的无缝融合,实现彼此之间的资源共享、优势互补、相互促进、业务协同。 在系统中,基础数据一次性通过EDI方式取自于代理系统,数据在系统中进行处理后自动在各个部门间流转,最后再由系统自动生成各种决策分析报告。以集运的关键信息——单证为例,应用系统后,手工干预的操作逐步减少,第一手资料是由代理提供,并由集运员工进行二次审核,随后几乎所有的报表都由系统自动产生,XX航运公司的单证准确率因此大幅提高,为集运相关部门的统计和审单核销工作带来了极大的方便。数据准确率得到提升。

5.1.3 工作效率提升

信息系统使得复杂问题简单化,数据的共享程度提高。大大提高了部门间信息的共享,从而消除了重复劳动,降低了劳动成本,提升了工作效率。

5.1.4 信息孤岛消除

综合管理信息系统的先进性除了体现在能够很好的处理内部流程以外,更体现在它整合了原先各个分散的子系统,使得各分散系统都在统一的平台中使用,数据一致性得到保证,子系统变成了子模块,使得各类信息得到充分的共享。

5.2 信息系统建设带来的效益

5.2.1 实现业务流程的再造

企业的信息化建设可以为一个企业带来的另一项重要意义在于业务流程的重建。从而使得业务流程的设计和人员的安排更为合理和高效。而综合管理信息系统在集运的应用在这点上是功效显著的。

首先它使得原有混乱、不明确的业务流程定型;其次它明确了各个业务部门的职能和工作任务。最后,在系统中把合理的、优化的操作流程以及各部门的职能以系统应用的形式固化下来,从而实现了企业业务流程的再造。

5.2.2 公司管理和服务水平的提升

XX航运公司的发展目标是:努力建设成为世界顶级航运企业。围绕着这一发展目标,XX航运公司的长期规划是:成为国际化的综合集装箱航运企业,为客户提供针对性的解决方案和服务,实现整个集装箱航运物流链的每个环节的顺畅连接和资源优化,并为外部客户提供统一优质的服务。综合管理信息系统的应用给这些目标的实现提供了可能。

5.2.3 辅助决策分析

系统的价值,对于员工来说是提供高效的操作系统,以方便他们的日常工作的完成;对于管理层来说,则是可以通过系统产生各种整合的业务信息,以此来作为管理和业务决策的基础。因此一个好的系统不仅要让操作者受益,更要让决策者受益。让好的系统提供给管理者快速、准确的信息,从而使管理者能在最短的时间内对现状做出反映、进行决策,最终使企业能在多变的外部环境和激烈的竞争中赢得先机、争取主动、获得最大的利益。

6 结论与展望

6.1 结论

本文通过对XX航运公司综合管理信息系统的建设,分析航运企业信息化建设的历程,从多种角度对信息化的可行性进行分析。信息化建设涉及科技、、软件、硬件等方方面面,是一项系统工程,本文也只是从系统规划方面拓展进行了初步的分析与探讨,碍于研究范围与笔者的水平,没能全方位多角度地对企业信息化建设展开分析与研究,也没能专门地对企业流程管理和系统实施及执行等瓶颈方面进行深入的钻研,这也是今后需要在工作和学习中要继续强化与深化的部分。

6.2 展望

企业信息化建设只有开始、没有结束,XX航运公司的信息化建设只有随着企业生产、经营的发展而发展,才能体现出信息资源的重要价值和信息系统的持续生命力。XX航运公司结合自身情况,遵循信息化建设的客观规律,以业务为主导,集中管理企业的信息资源,以信息化促进传统企业走上全球化的道路,并且探索出一条具有可持续发展能力的企业信息化建设道路,并可为其他航运公司作借鉴。

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