简析教学秘书在高职院校教学管理中的作用

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论文摘要：在高职院校，教学秘书主要负责基层教学事务，是基层教学的管理者和执行者，其工作的效率高低直接影响着教学工作的正常运行，对于高职院校建立高效有序的教学秩序有很大的促进作用。因此，高职院校要高度重视教学秘书的锻炼和培养，增加其学习锻炼的机会，建立一支高素质的教学秘书队伍，充分发挥他们的带动作用，从而提高高职院校教学管理的质量和效果。

论文关键词：高职院校；教学管理；教学秘书；质量

1 教学秘书的职能和作用

教学秘书受高校教务处和系部主任双重领导，日常工作是协助校教务处系主任处理学校的日常教学管理工作，是高校教务处和系部教学主任的助手，是联系学院、教务处、系部领导、教师和学生之间的桥梁和纽带，负责各种教学管理信息的上传下达。同时，教学秘书战斗在教学活动的前沿阵地，熟悉教学相关的各项政策，对教师的科研工作非常熟悉，并熟悉教学人员的具体工作环境和工作情况，能够很好的将这类信息反馈给校主管领导，有利于领导做出正确的教学决策。

主要工作有以下几个方面：

（1）教学秘书要有很高的职业精神和素质水平，具备综合处理教务安排和教学安排的能力，做好中间的联系作用，上传下达，配合院（系）办公室处理日常的教务管理工作，并协助领导作出决策。其中教务安排包括：课程设施，教室安排，调整课时，数据汇总，期末考试安排、四六级考试、研究生考试、监考安排、试卷整理等等；教学安排包括教学内容、日志日历，授课大纲、教学统计、教材征订等。

（2）教学秘书要及时将日常管理工作中存在的问题和情况及时反映给院（系）领导，主动向上级部门和领导提供资料、报告、教学动态信息，把学生的现状及在教学中发现的问题进行总结，从中找出规律性的特点，及时向学院领导汇报，也要把学生以及教学一线的教职员工的意愿反馈给领导，为院领导起草有关教学的讲话，为领导提供文稿素材，并把领导的决策向下传递，把教师对学生的要求传递给学生，经常深入教学一线，把学生对教学管理工作的意见及时整理，上报给领导，使领导全面了解教学情况，做出正确的判断和决定，便于问题得到及时解决。

（3）教学档案是促进教学改革、提高教学重要、促进学术交流的信息资源，教学秘书要做好收集和整理工作，并组织教职员实施教学实践活动，在教学实践中，教师们通过开展教学活动和教学研究，往往会形成大量的资料，内容丰富，这些都是宝贵的档案资料，尤其是学生们的实习报告，毕业论文等等，是院系重要的档案资料，具有重要的保存价值，认真研究这些档案资料，可以很快的了解学院（系）的发展历史，见证学院的发展，同时，时下的各类教学评估工作也需要这些资料，教学秘书要做好保存工作，增强责任心，在规定的时间内，本着完整性和准确性的原则，做好目录编制工作，有规律的摆放在档案室。

（4）做好学籍管理，存放好各种相关资料。新生人学花名册、学生登记表、学生成绩登记表、学生成绩汇总表、毕业生花名册等资料都是十分重要的学籍管理方面的信息资料，要及时做好整理，登记存档；年底表彰学生、选拔干部、评奖学金、毕业分配等工作开展时，都会用到这些学籍资料。此外，学籍资料也可以在协助教务处办理休学、退学、转学、处分手续时使用，以便及时掌握学生学籍变化情况。

（5）制定与实施教学计划，为安排教学活动提供依据。高校在教学管理中要遵循教学计划执行，优良的教学计划有助于课程的合理安排，也是学校提高教学效果的有效抓手。教学计划制定的是否合理，以准确的教学统计和充分的调研活动为前提，在制定教学计划之前一定要充分的了解各专业的课程配置和师资情况，科学的安排各专业的课程，并定期对教学安排工作进行专项检查，对教学过程进行全方位的跟踪，根据出现的问题和实际教学情况及时做出调整，确保教学的质量。

2 教学秘书的基本能力要求

随着高校的扩招工作的进行，我国的高等教育由精英化向大众化，伴随着大学生数量的增加，教学秘书所承担的工作量也不断加大，再加上目前各个高校为了加强信息化管理，新上了很多新的设备和操作软件，对教学秘书提出了更好的目标要求，教学秘书要做好日常工作，首先要加强政治理论的学习，提高道德修养和思想理论水平，其次，要加强学习，不断提高业务水平。因此，我认为做为教学秘书的基本能力要求主要体现在以下几个方面。

2.1 处理信息的能力

学校的教学事务头绪繁多，面对着大量的文件、资料和信息，教学秘书要及时的理出头绪，分清轻重缓急，工作繁杂但是有章可循，按照“急事急办、特事特办、独立完成工作协调”的原则，应做到事前有计划、计划有余地，对手头上的工作分门别类进行整理，要考虑院（系）与学校整体的关系，根据实效性、紧急性的不同，将材料分类存档，做出安排，并及时报领导批准。

2.2 协调合作的意识和能力

协调是指在学院的各个部门、众多成员之间的互相配合，既有业务上的配合，又有时间的要求。教学秘书要善于与教务处人员、院（系）领导、教职员工打交道，因为教学工作需要与他人协同合作，才能完成任务。教学秘书要养成良好的合作观念，学会与人共事的技巧，处理问题要多站在对方的角度想问题，换位思考，从多角度考虑，力求恰到好处，及时疏通异议，妥善处理好交办和催办的事情，以推动系里工作顺利进行。

2.3良好的沟通能力

教学秘书在教学管理系统中所起的重要作用之一就是协调与沟通信息的作用，教学秘书与各个部门、各个方面的人员交流信息，既要联系院系领导，又要联系各个部门，同时还联系着教职员工和学生，肩负着教学安排的重任，由于他们的个性不同、工作不同，所形成的文化氛围也不同，要根据各个目标群体的具体情况，本着“原则性和灵活性”相统一的原则，做出不同的工作安排，既要讲究原则，又要讲究方式方法。

2.4 计算机应用能力

随着计算机技术的普及和发展，高校教学管理正在向网络化的综合科学管理发展。教学秘书不仅要有现代化的管理理念，还要熟练的操作计算机，掌握信息搜索查询的技能，会熟练使用网上办公系统和数据库管理，可以用现代化的手段安排考场，现场办公，既提高了工作效率，减轻劳动强度，又为师生提供了方便快捷的服务。如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都应利用计算机完成。

3 教学秘书的队伍建设

3.1 强化激励，建立目标责任制

要加强高校教学秘书的管理工作，制定并严格执行岗位责任聘任制，明确工作任务和人员职责，做到“事事有人管，人人有事做”。教学秘书的工作繁杂，事情多，任务重，院系要制定激励措施，实行绩效管理，制定措施，对表现突出的先进工作者给予物质和精神奖励，不能胜任工作的要及时调离岗位。

3.2 积极进取，建立学习型队伍

教学秘书工作是个新生事物，可供借鉴的经验不多，要做好这项工作，要不断加强学习，认真研究工作过程中出现的问题，努力学习新知识、新技术，尤其是加强计算机及软件技术的学习，不段更新和提高自己，养成终身学习的良好习惯。学校要适时开展业务培训活动，为教学秘书提高业务水平创造机会，使他们知晓教育教学管理的现状和前沿动态，反思自己的工作，唤起再学习再实践的需要，更新知识，吸收先进的理念和技能，为教学管理工作服务。建立学习型管理队伍，可以使得教学秘书队伍的发展有序，长期和有效。

3.3 高度重视，加强组织领导工作

教学秘书工作，事关全校的教学质量，因此各级领导必须予以相当重视，对教学秘书工作给以极大关注。首先要从人员队伍着手，合理地调整现有人员，聘任新人，确保基本素质和业务能力达到一定水平。同时要从整体上考虑队伍结构的合理性，包括年龄结构，老中青比例协调。值得注意的是，一定时期内教学秘书队伍应保持相对的稳定，人员变动幅度不宜过大，否则教学秘书的业务能力很难提高，不利于队伍建设。