改革机关档案管理,推动电子政务发展

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翻新时间：2013-12-14

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改革机关档案管理,推动电子政务发展

建立廉洁、高效的政府是我国推行电子政务的内在因素，实现信息化、民主化是推进电子政务的外在因素。信息技术的应用与普及为电子政务建设提供了必备条件，机关档案信息资源是调节、引导电子政务全面建设的基础要素。目前，政府机关应归档的公务文件绝大多数由计算机打印而成，即先数字化，而后，根据需要转化成纸质公文的，这为电子政务的实施提供了先决条件。为有效地利用“三网一库”，推动电子政务建设的发展，有必要也有条件对政府机关档案管理进行完善和改革。

1进一步解放思想，与时俱进，营造机关档案管理与电子政务建设同步发展的良好环境

电子政务建设是新生事物，一些档案部门开始未同步跟进，主客观原因均有。各级政府机关档案管理部门要积极主动、敢于参与到本部门的政务建设工作，为政务建设与机关档案管理融为一体献计献策，要树立五个意识：一要树立创新意识和前瞻意识，按电子政务建设的程序，有规律地介入，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成、运转、留存与开发设计原则；二要树立市场意识，根据现状，预测未来信息市场经济的需要，提出档案信息在“三网一库”建设中的作用，为市场经济服务；三要树立公众意识，坚持以政府信息公开为原则，以不公开为例外，不断满足社会、政府对信息资源的需求；四要树立效益意识，必须以能获得社会效益和经济效益为前提，实现社会效益和经济效益的双提高；五要树立国际接轨意识。“他山之石，可以攻玉”，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新的适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，推动与世界各国联通，尽早实现政务信息在更广泛的范围内共享。

2创新机关档案管理体制，与电子政务建设协调统一

要改变目前政府机关档案部门被排斥于电子政务建设之外的状况，将机关档案管理作为电子政务建设的组成部分，统一领导、统一协调，共同确定政务信息的价值取向和流向。机关档案部门应作为电子政务建设的成员，发挥自身职能优势，就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。

3整合、拓展档案管理职能，规范机关档案工作行为

我国的档案法规对有关机关档案工作的基本职能有明确规定，但由于受生产力发展的局限和传统习惯的影响，一些机关档案部门对归档纸质文件、纸质档案比较熟悉，管理也比较到位，而对不同载体的电子档案以及近几年派生出的与机关档案管理有密切关系的新事物，如文件中心、政务中心、电子商务等相对陌生。因此，必须进一步整合拓展机关档案管理职能。

第一，要参与信息数字化的设计和对归档电子文件的检测等工作。监督指导工作要向前延伸，不仅对电子文件材料归档工作监督指导，而且，要对电子文件的形成、鉴别、筛选提前介入，不断拓宽机关档案管理的职能。第二，要为本机关政务服务，也要为全局政务服务。要与政务中心紧密配合，互通有无，要加强与文件中心联系，了解文件中心的需求趋势，及时提供文件，使机关档案成为文件中心的主要来源。第三，拓展服务范围，借助电子政务建设的成果，全方位、高效率地开展政府机关自身和政府机关之间的管理与服务。面向社会组织和公众提供允许开放、公布的政务信息，满足社会各方面对政务信息日益增长的需求。第四，必须按数字化、网络化的要求规范机关档案管理的行为。随着电子政务建设日臻完善，今后，机关档案管理必须快速地由手工管理向电子管理转变，用先进的技术统领机关档案管理，改变那些传统落后的管理方式，使高新技术、网络平台和信息资源库在机关档案管理中得以广泛应用。第五，要按电子政务的政府管理方式、行政流程原则，不断改善档案管理的运作模式，规范机关档案管理的行为，凭借“三网一库”实现政府可公开信息资源共享和动态更新，使得公众可以通过不同渠道获取政府的信息与服务，同时，也为今后国家发展、社会进步贮存更丰富的信息资源，惠及子孙后代。

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