人物信息处理系统的设计与使用

［摘要] 我馆开发的人物信息处理系统是一个具有多种功能的综合系统，本文对该系统的开发目标、设计思想、数据库设计及系统功能模块作一简要阐述。

1 问题的提出与系统开发的必要性

“人”是每一个国家最大的资源，也是国家发展和进步的原动力。当代社会已愈来愈重视“人”的研究和人才资源的开发，发掘人物信息资源，为人才、人物研究提供有效服务是图书馆义不容辞的责任。近些年来，湖南图书馆十分重视地方人物信息的收集和利用。80年代末开始有计划地收集整理湖南人物资料，成立了湖南名人文库，在收集湖南名人著作的同时，广泛搜集名人生平和学术研究资料，90年代利用所收资料编辑出版了《当代湖南人名辞典》。目前，“文库”已收集湖南名人的资料近万份。如何设计一个功能齐全、性能良好的人物信息处理计算机管理系统，将所收人物资料便捷地提供社会利用，是我们考虑了多年的问题。为此，我们设计了本系统。经过一年多的研制调试，现己完成全部预定设计工作并进入运行使用，本文特对该系统的开发目标、设计思路、数据库设计及系统各模块功能作一简要阐述。

2 系统目标与设计思想

目前国内收集名人资料、名人著述的单位不少，采用计算机管理人物（人才）信息的也很多，但人物信息处理计算机管理系统中带有研究性质并为社会研究服务的系统尚不多见。随着各地对地方名人信息资料收集的重视，各收集单位的收集规模的扩大和对人物研究工作的加深，人物信息资料利用的需求量将会有增无减，如进行人物研究、人事档案管理，编写人物志、人物辞典及人才交流信息管理等。因此本系统的研制不仅立足于图书馆自身工作的需要，而且着眼于社会需求：

本系统开发目的是为建立一个具有人物信息存贮、检索、统计与编辑功能的管理系统，最终实现三个目标：提高人物信息管理的质量与效率；为当代湖南和中国人物、人才研究提供系统资料；为实现我国人物、人才信息资源共享打下基础。

本人物信息处理系统是一个具有多种功能的综合系统，内容庞杂，须完成的任务众多，设计具有一定难度，为完成设计目标，人物信息系统资料人员、计算机人员经过反复研讨，力争使系统设计尽可能达至功能齐全、结构合理、层次清晰、操作简便，使用符合人们的操作习惯。考虑本系统的用户一般都不是专门的使用人员和计算机人员，他们大都没有大多的检索知识和计算机知识，因此系统必须具备各种检索指引机制、“人机”对话等功能，使对检索和计算机比较陌生的用户也能比较方便地使用。 根据实现功能与完成任务的不同，本系统由数据处理、条目编辑、检索、统计和输出打印五个模块构成，每个模块分别有3-5个层次，由主菜单逐级下拉到所需屏幕执行有关功能。

3 数据库设计

系统功能的实现在很大程度上取决于系统结构与数据结构设计的好坏。系统的层次和框架确定之后，构造理想的数据模式，使系统有效地存贮数据，最大限度地满足用户的需求是数据库设计的任务。

人物数据是一种事实数据，按照人物数据的特有情况，本系统数据库由主要数据库和辅助数据库两部分组成。

数据库结构示意图如下：

3. 1主要数据库的结构

主要数据库包括：基本数据库与特殊数据库。 基本数据库用以记录人物的基本情况，包括姓名、生年、卒年、性别、概括语、别名、字号、笔名、民族、籍贯、出生地、后入籍、职业、党派、加入党派时间、最高学历、毕业学校及专业、毕业时间、工作单位、职务、职称系列与职称、学衔、军衔、通讯地址等30余项内容及个人简历等一般档案数据（其中“概括语”是对传主的概括性评价的词级，如某某为“历史学家”）。个人简历为不定长字段，采取自由行文方式记录有关内容，可由用户随时增加新内容及其资料来源（注明资料来源可方便使用者查找资料原文），而原内容继续保留，以便于研究。其它字段采用定长格式。

特殊数据库包括：个人著述及科研成果数据库、个人获奖数据库、研究书目数据库、亲友关系数据库。

个人著述及科研成果数据库记录传主的著作及科研成果情况。输入内容为：文献形式（分：专著、文章、手稿、字画、照片、磁带等近20种文献形式）或科研项目类别（分：国际项目、国家项目、省级项目、市级项目、合作项目、其他项目）、题名、著作方式、出版（或制作）地、出版者或文献出处、出版（制作）时间。

获奖情况数据库记录传主的著述、成果中的获奖项目信息，内容包括：项目名称、奖励名称及等级。受奖时间、颁奖（或批准）机构等。

研究书目数据库记录社会外界对传主生平与学术成果的评介、研究书目信息，包括文献形式、题名、著者、文献出处等内容。

亲友关系数据库用于记录传主有影响、有成就的亲友情况，内容包括：亲友姓名、称谓及说明语，说明语是指对该亲友本人的简短说明。

3.2 辅助数据库的结构

辅助数据库包括汉字排序编码数据库、职业类别数据库、党派名称数据库、学历类别数据库、职务级次数据库、职称级次数据库、军衔类别数据库等，其中汉字编码数据库用于人物姓名的排序，排序方法有按汉字笔划、汉语拼音、四角号码、时间四种。职业类别库是根据我国职业划分习惯，参照加拿大职业划分方法，将人们所从事的职业划分为党政、军队、自然科学、工程技术、社会科学、教育、文化（图·博·档）、新闻·出版·翻译、电视·广播、文学·艺术、体育、金融·税务、财会、商贸、司法·公安、宗教、医疗·保健、农林·水产·畜牧、轻工、机械·化工·电力、建筑、交通运输、环保，不能归类者可由用户“自输入”。其他各库按我国大陆现有情况设定字段，如职称级次类别库将职称级次分为高级、中级、初级三个级次，而职称系列则按照我国大陆现行职称系列设定为21个系列。考虑到情况的多样性，各库均设有用户自输入功能。

4 系统模块功能与特点

4.1 数据处理模块

用于人物基本数据与特殊数据的输入与维护。这是整个系统的关键，是其他模块实现其功能的基础，该模块能实现人物数据的录入、修改和删除及动态数据更新的功能。

当代人物的学历、职务、职称、工作单位、联系地址、著述成果、卒年情况等均处于变化状态，跟踪人物信息的变化及时更新数据，是人物信息处理系统的特有要求，本系统的数据更新模块，可以根据各个字段的不同情况对新旧数据进行不同方式的处理：或以新代旧，旧数据另行保存；或以新代旧，旧数据删除。

4.2 条目编辑模块

利用数据库中存贮的人物数据信息编辑和开发其他文献产品是设置本模块的主要目的。通过该模块能汇集有关数据按用户要求进行增删、修改和文字加工，编辑成所需二次、三次文献或其他文字产品。对原始数据进行数据编辑处理时不损坏原有数据，编辑后的成品或半成品，可以作为传主的个人简介内容保存，以供将来继续使用。

4.3 数据检索模块

这是实现本系统设计目标的重要模块。该模块能从人物姓名、别名字号、生卒年、籍贯、职业类别。学历、职务、职称等30余个入口，进行基本数据和特殊数据的单项和自由级配检索，检索结果能按人物姓名笔画、汉语拼音、四角号码、生卒年时间自动排序并由用户选择打印所需内容。

为提高检索速度，当输入检索条件为时间或职务、职称级次等项目时，可以输入时间或级次的范围；检索姓名、籍贯、获奖名称、文献形式等内容时，可以输入其中的几个关键词进行检索。 该模块的特点一是检索入口多，具有多种布尔运算功能，用户可以使用布尔运算符任意构造表达式来满足复杂的检索要求，查找所需的各种信息。二是进行组配检索编写检索式时，既可在基本数据库的可检项目中进行组配，又可在基本数据库、个人著述与成果数据库、评介书目数据库、获奖情况数据库、亲友关系数据库这五个库中进行相互组配，一次性地检索符合特定要求的有关数据，为从不同角度进行人物整体研究提供了方便。三是职业、职务、职称、学历、军衔等类别库的设立，一方面使数据录入和检索用词统一，提高录入速度和检索效率（不便于纳入规定用词的，可由用户“自输入”）。

4.4 数据统计模块

该模块与检索块相似可供统计的项目多达30余项，采用布尔运算符将各统计项组合成复杂的布尔式，因此能满足用户从不同角度进行各种统计，快速提供准确数据，其功能是手工操作难以实现的。此外辅助数据库的设立，大大方便了有关数据的分类统计。

4.5 输出打印模块

为满足用户对输出内容与打印格式的不同要求，该模块能按用户需要打印内容详略不同的三种人物数据即简要情况、基本情况和详细情况。前者由人物的姓名、生卒年、性别、籍贯、职称职务、工作单位等部分基本数据加上一定连接词组成，详细情况则可提供有关人物的全部贮存数据。基本情况的详略介于简要情况与详细情况之间以经过加工的概括文字提供人物的基本情况、生平简历与成果成就、获奖、亲友等特殊数据。

三种数据除内容详略的不同，输出格式亦有区别，简要情况以固定格式输出，可以打印在卡片上；基本情况与详细情况可打印在不同大小的纸上。

5 系统实用范围

人物信息处理计算机管理系统，对湖南图书馆来说，无疑会推动本馆的地方人物资料工作，使湖南图书馆成为湖南地方人物的资料中心和咨询研究中心。但该系统决不仅仅适用于图书馆自身工作的需要，而广泛适用于社会其他有关部门，如可依据输入内容的不同或者内容详略级次不同，分别用于人事管理部门、档案部门、人物研究机关、人才信息交流中心等等。

6 今后发展与更新

本系统是在一般微机上开发的，还不能处理图象与声音。我们准备在已有的基础上，采用多媒体形式，增加图象与声音处理功能，将人物的照片、传主的代表作品如绘画、录音、录像等，也存放在数据库中，使本系统功能更加多元化。

〔出处〕 图书馆 1997.(3)