翻新时间:2013-12-14
档案信息电子化问题研究
一、档案信息 电子 化的现状
1档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的 计算 机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。
2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和 网络 建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。
3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于 历史 原因,馆室藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。
4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和 发展 考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类 方法 、著录标准及有关规定已不能完全适应。
5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化,首先要有 现代 化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从 目前 看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
二、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也 自然 以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的 内容 ,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
三、档案信息 电子 化的益处
所谓档案信息电子化,就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案 文献 进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:
1可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。 目前 ,大多数基层档案馆室对 计算 机的 应用 单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使 现代 化设备不能尽其用。
2缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重 影响 了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。
3档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
4档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了 社会 影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位 自然 也就得到了提高。
5档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面 发展 动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
下载文档
网友最新关注
- 第一篇日记
- 游莲花湖
- 和邻居一起打羽毛球
- 我想去大海边看看
- 美丽的洪泽湖
- 春雨
- 三八节,我给外婆送份礼
- 我们去春游
- 可爱的我
- 妈妈病了
- 胖乎乎的小手
- 爱护花草树木
- 读《南瓜房子》有感
- 家有喜事
- 妈妈生病了
- 年 度 计 划
- 公伤报告单
- 固定资产登记卡
- 提 案 评 分 表
- 员工培训记录表
- 设备预算实绩比较表
- 损益预算结算表
- 住 宿 申 请 单
- 磯 定 業 柴 皿
- 损益计划实绩报表
- 提案案件收发表
- 提案单
- 在职训练实施结果表
- 各部门销售额、变动费、固定费分析表
- 员工出勤记录表
- 燃煤锅炉噪声与污染消除实践
- 垃圾焚烧和焚烧炉除尘技术
- 废印刷电路板的静电分选实验研究
- 垃圾好氧发酵工艺及影响其发酵速度的几点因素
- 水质自动监测技术与在线自动监测仪器的发展现状
- 垃圾填埋场封场设计、封场后维护及补救措施
- 化学需氧量快速测定法存在问题的改进
- 国内外城市垃圾处理技术现状与分析
- 医疗废弃物焚烧处理技术及其应用
- 无汞开管法快速测定工业废水中的COD
- 铬渣的无害化处理和综合利用
- 噪声污染及治理
- 城市垃圾处理的对策
- 垃圾处理综述
- 船舶噪声污染及其控制
- 《古诗两首》(所见/小池)教学设计四
- 《失物招领》教学设计四
- 《美丽的小路》第三课时教学设计
- 《美丽的小路》教学设计一
- 《失物招领》教学设计一
- 《美丽的小路》教学设计六
- 《失物招领》教学设计六
- 《失物招领》教学设计五
- 《松鼠和松果》教学设计四
- 《美丽的小路》实践课设计
- 《美丽的小路》教后体会
- 《美丽的小路》教学设计及理念
- 《美丽的小路》文本解读
- 《美丽的小路》教学设计A、B案
- 《美丽的小路》教学片断赏析二