满足公众休闲与档案利用的对策

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翻新时间：2013-12-14

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满足公众休闲与档案利用的对策

档案的休闲利用是指人们在基本需求得到满足的前提下，利用自由时间去档案馆查询档案以满足个人的兴趣和爱好，达到休息、消遣的目的，并且使自己的素质得到提高的活动。因此，档案的休闲利用具有利用需求的不确定性①、利用行为自主性②以及利用时间业余性和利用目的消遣性等特点。档案休闲利用者的群体包括各行各业、不同年龄段有空闲时间的用户，利用档案更多的是在好奇心、求知欲和业余爱好等需求驱动下，主动利用档案的行为；而且基本是在每天8小时以外的业余时间和双休日或节假日里进行的。

一、档案休闲利用的障碍

根据档案休闲利用的特点，我国目前档案管理工作中存在一些问题，不利于档案的休闲利用。

1、馆藏内容单一，结构不完善

目前各级综合性档案馆是我国公共档案馆的主体，主要保存各级党委、政府以及其他机构的档案，而政府职能又具有相似性，因此档案馆馆藏主要是政府的政策性、综合性、法规性的文书档案。馆藏档案的结构、组成与内容都较为单一，有关公众生产生活的历史记录比较少，这样的馆藏结构很难适应档案馆为利用者提供休闲服务的要求。

2、利用工作滞后，检索途径单一

在我国档案利用的模式一般是以原件提供利用为主，要求档案利用者亲自到档案馆提出利用申请，然后登记查阅。由于我国的档案整理主要是以全宗为单位进行的，所以当利用者要获取关于某一领域、某一主题的档案时，限于目前档案馆检索工具比较的简单，可能不得不花上大量的时间，若主题不明确将会更加困难。

3、形象定位不明确，公众服务意识薄弱

档案馆虽是大众性文化事业机构，但大多设在政府机关内部，防卫严密；而且大多数档案馆的作息时间沿袭行政部门的工作时间，依然是“早8晚5”，双休日、节假日照常休息③。这就造成档案休闲利用上的时间矛盾，不能在公众休闲时间提供档案的利用服务。这与其文化事业机构的定位还存在一定的差距。

二、档案休闲利用的对策

为满足休闲时代背景下人们对档案休闲利用的需求，档案馆应从以下几个方面着手。

1、优化馆藏结构，建立覆盖民生、覆盖人民群众的档案资源体系

具有地域文化特色的、丰富的馆藏档案资源，是档案馆提供休闲服务的基础，要改变过去“重物轻人、重事轻人”的档案价值观念，做好档案的收集与鉴定工作。

（1）收集

首先严格控制档案文件进馆的比例。我国档案文件的进馆率一直偏高，达到归档文件的50%以上，在接收档案时，应严格控制档案文件进馆比例，并逐步与国际常规接轨，我国可保持在5%~15%之间，即只接收价值较大的永久档案。其次，注重公众和社会需要，扩大档案文献的收集范围。有重点有选择地收集社会各行各业的各种类型的档案文献、以社会公众为主体的档案文献以及反映地方历史风貌与人文景观等方面的档案。注重历史细节记录、口述史料、地方特色档案以及民间存世档案史料等的收集。如目前要以关心民生为着力点，围绕解决群众最关心的知青、劳模、工资改革、拆迁等问题，做好档案资源的收集和开发利用工作。第三，增加有利于网络环境下提供给利用者休闲利用的以录音、录像、磁带、数码照片等为载体的档案。

（2）鉴定

鉴定是优化馆藏结构的重要工作，也是档案休闲利用的基础。档案馆必须站在为祖国、为社会的未来记忆挑选档案的角度，进行鉴定战略规划④，借鉴国外档案管理及电子文件管理的经验，研究“自上而下”、从“前端”进行系统控制的宏观鉴定战略的可行性，充分发挥档案局的组织协调能力，对机关进行总体的鉴定业务规划，提高档案馆馆藏档案的综合水平（联系性、易检索、易利用），为档案馆休闲文化功能的发挥提供基础条件。

（3）整合资源，建设区域档案信息资源库

丰富的馆藏资源，是档案休闲利用的根本保障。应该根据档案事业的发展战略，统一规划，以省档案馆为节点，建设区域档案信息资源库，以此为基础构筑全国档案信息资源总库，为档案的休闲利用奠定坚实的基础。目前浙江、安徽、广东、上海、山东、深圳等地积极进行了档案资源整合，实行各类档案的相对集中管理，大量与公众切身利益相关的，如房地产、婚姻、知青、改制企业、土地承包、林权制度改革、农村税费改革、城市低保、农民工、劳模、移民、拆迁、社保、复退军人等相关民生档案被及时地从各个形成部门接收到国家综合档案馆，为公众服务⑤。