小学档案室的服务功能浅议

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[论文关键词] 小学档案室 服务功能 信息服务

[论文摘要] 小学档案室的信息服务功能在学校中有着特殊的作用，如何完善和利用好这一资源日益受到关注，本文就此问题作了几点深入浅出的探讨。

随着科技的进步和经济的发展，信息已成为各种决策不可缺少的重要前提。同时，信息资源以其丰富的内涵和对社会的作用而被多层次、多角度地研究和利用。小学档案室的信息采集范围、运行方式在学校中的特殊作用，越来越引起人们的关注。因此，探索档案室的信息服务功能，发掘并利用好这一资源，对学校建设和发展将是非常有意义的。

一、小学档案室的运行特点及其信息服务的意义

档案室通过对学校党政、教学、教研、学籍、设备仪器、声像档案、基建、财务等文件材料的搜集加工整理立卷，为学校决策及有关部门提供文献的工作机构。它与校图书室或资料室相比具有以下特点：

1.特定的收藏范围。档案室的收集范围以上级及有关部门文件、校内文件、会议记录、大事记、教学管理、教研成果、学籍管理、设备仪器、声像档案、学校基建、财务资料等为主，涉猎范围明确，采集结构多样，具有信息的独特性。

2.特定的使用对象。档案资料的使用对象比较单一，一般为校领导、各部门负责人或特定的工作人定的信息属性。档案信息不同与一般图书资料。使用具有一定的限制性，即信息具有不完全开放性。使用者在在使用信息时，一般需要一定的申请，使用时不得跨类别任意查阅，对特殊内容不得摘录、复印、外借等。

3.特定的信息来源。档案室的信息收集途径一般为按照档案管理要求直接收集。

4.在学校信息系统中，档案室是基础部门，应该在学校信息系统中占有一定的位置，为学校提供信息服务。

但是，由于档案室的特殊性及目前档案室普遍存在的档案信息利用意识较弱，导致了人们对其具有神秘感，认为档案室的信息是不可利用或很难利用的。所以说，档案室的信息服务功能的开发有其重要的现实意义。

首先，档案室的信息服务可以为学校决策提供信息支持。在机遇与挑战并存的时代，学校决策者对信息的需求越来越高，档案室把相关方面的第一手资料经过去粗取精、分析归纳等的处理，提供给决策者，不仅可以提高决策的准确性，还可提高工作效率。

其次，为教职员工提供专项咨询，减少工作难度及不必要的重复。在学校管理中，贯彻落实好上级或学校文件精神，是非常重要的。但是，由于部分人员对文件制订的背景、文件的连续性及部分内容存有模糊之处，从而影响文件精神的落实。所以，为教职员工提供专题咨询服务，使之了解内容、过程，化解疑问，对文件的落实将起到重要的作用。另外，档案室还可为教师教学、教研提供咨询服务，减少不必要的重复和浪费。

二、档案室的信息服务功能

档案室的设立是直接为学校主体服务的，其生存是以主体需要为前提条件，以自身运行规律为基础，以有效的信息服务为生长点的。认识、完善和发掘档案室的服务功能，搞好档案信息的开发和利用应是档案室工作人员的首要任务。

1.综合汇总功能。档案室基础工作中的一项重要任务就是进行信息资料的收集。其范围是上级及有关部门文件、本校党务和行政管理、教学管理、学生管理、后勤管理等各个方面。从这个角度来说，档案室是学校的信息中心。要制定相应规定，采取相应的措施，一方面，档案室要加强信息资料的主动收集，另一方面，要在全校各个部门、全体教职工中树立较强的档案意识，注重文件材料的保存和存档，最大程度地丰富档案室的信息资料，从而达到充分占有信息资料的目的。

2.信息分析功能。充分占有信息资料，仅仅是做好服务工作的开始，更重要的是如何对这些资料进行加工、整理、比较、归纳，形成简捷明了、具有参考借鉴功能的有效信息。根据档案室的信息资料特点及主体的需要，档案室应注重对信息进行开发。 "

管理经验比较分析。档案室中存有大量的有关学校管理方面的信息，特别是随着教育改革的不断深入，学校各职能部门对管理方面的信息需求越来越广泛。所以，档案室可以通过纵向比较分析、横向比较分析的方法，为他们提供学校管理方面的各个专项信息服务。

查新服务。针对某些特殊需要，档案室可以提供史料查新、文件查新、教学教研、查新等服务。

对档案信息的编研，搞好编研工作是开发档案信息资源的最好途径，有针对性地开展编研工作，如编制《学校统计资料汇编》、《规章制度汇编》、《教学教研成果汇编》等材料，更好地提供服务。

3.咨询服务功能。利用所藏文献资料，围绕用户提出的某一特定主体或专题，在管理要求范围内，查询有关文件、资料等，经过整理提供给用户。如为领导提供决策服务；为部门或个人提供查询服务等。

三、档案室信息服务功能的完善与提高

档案室的信息服务工作要适应发展的需要，不仅在于对服务功能的认识，还要进一步完善这一功能，不断发挥其应有的作用。为此，档案室要从如下几个方面加强自身建设。

1.进一步解放思想，转变观念，主要是两个方面：一是改变过去墨守成规的保守思想；是转变重藏轻用的观念。由于长期受档案神秘感的影响，人们对档案资料的开发利用一直存有顾虑，重存、重保，从而制约了档案室的信息服务功能。解放思想、转变观念，在档案管理要求之下，主动服务，是提高档案室信息服务功能的首要前提。

2.不断提高工作人员的业务素质。加强档案工作人员的政治思想教育、业务能力培养是做好一切工作的基本保证。学校领导必须重视对档案工作人员的继续教育，定期培训，经常组织参观学习，拓宽视野，以及信息收集、加工、检索、保管的能力。

3.充分应用现代化技术，加强信息收集与交流能力，计算机的使用和网络的发展将使信息的收集方式与途径、存储载体、检索方式与速度等方面发生重大变化，并为广泛的信息交流提供了可能。档案室在自身的建设与发展过程中，必须创造条件，尽快应用这些现代化的手段，尽快实现档案信息管理自动化，从而更有效地提供服务。

4.进一步完善档案室的管理，建立可行的信息服务途径。

档案毕竟不同于图书室、资料室，它在信息服务方式、途径方面，必须首先遵从档案管理中的有关要求。因此，要想真正发挥档案室的信息服务功能，在完善档案管理制度建设的同时，一定要建立建全一套适合档案室信息服务的管理制度，为信息服务开辟可行、有效的途径。

要采取可行措施，完善服务功能，现在各校在档案管理体制上各有差异，为了更好地利用现有档案信息资源，要实行统一领导，分级或分别管理，并建立校内档案信息目录中心，尽快采用高效、统一的计算机软件进行管理、检索、以达到全方位、多渠道、多角度地对档案信息资源提供利用。