试论高职院校学籍管理对策探析

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论文摘要：学籍管理是高校管理的重要组成部分，随着高校招生人数的不断增多和现代管理理念的出现，目前实行的学籍管理要与时俱进，不断适应当代的高校办学需要。本文从高职院校学籍管理中遇到的问题出发，并对如何做好学籍管理工作做了初步探讨。

论文关键词：高职院校 学籍管理 现代管理理念

学籍管理是高校学生管理中一个重要环节，是人才培养、教育质量保障体系中的重要环节，加强高职院校学籍管理工作，是保证学校正常教学秩序，提高教育教学质量、实现办学育人目标等方面有着十分重要的意义。

一、关于高职院校的学籍管理工作

二、当前高职院校学籍管理中存在的问题

（一）学籍管理制度滞后

每个高校都制定有相应的学籍管理制度，这些制度都对维护学校的教育教学秩序的稳定起到了重要作用。但近年来，随着高等学校的教学改革的不断深入，学籍管理制度也暴露出不适应性：制度本身不够严密，内容与时代脱节，规定老套，正在失去应有的权威性和可执行性。学籍管理在学校教育教学的基础作用往往是被忽视，认为学籍管理是一项事务性的工作，针对校情和学生实际情况制定相应的管理规定（或细则）内容不多。现代大学生个性发展要求强烈，再按旧的的整齐划一的管理制度来管理学生，已不能有效地促进因材施教、不能适应现代化社会对人才素质层次多元化的要求。

（二）学籍管理理念落后

近些年了，随着各高校的招生数量的增加，办学规模的扩大，很多高校还未从以教务部门为主的管理体制向二级部门自主管理的体制转变，学籍管理仍主要依靠教务部门，系部的管理体制尚未形成。许多高校教务部门承担着绝大部分的学籍管理工作，从学生学籍信息的收集和审核、不断增加的学籍异动数量、考核和成绩管理、不同类型的数据整理、统计、上报等等，繁重而琐碎的管理工作，消耗着学籍管部门的大量的人力和物力，管理工作日趋繁重，即管不了也管不好，往往容易在管理过程中出现遗漏和错误。即使购买了相应的学籍管理软件，但是学籍管理是多方位、多层次、多角度的动态过程，操作过程仍不可避免需要手工操作，不可能实现全程的信息化。

（三）信息沟通不畅，资源无法共享

学籍信息的准确性、及时是做好学籍管理的前提。学籍管理是贯穿学生入学到毕业的全部过程，必然会涉及到学校的多个管理部门，比如各教学系部、财务部门、学工部门、后勤服务部门等等，由于缺乏有效的沟通协调机制，各部门的掌握的相关学生信息无法进行共享，从而无法形成完整、准确的学生学籍信息。

（四）学籍管理队伍缺乏稳定性

学籍管理工作是一项政策性很强、软件操作能力要求较高、数据管理准确性要求很高的工作。从2004年开始，教育部要求各高校的学籍管理进入到了高校学籍学历信息管理平台，这些年来，随着教育部对高校学生日常学籍管理工作不断纳入网络化的进程的加速，新的政策不断出台、管理的不断规范化、对校级数据与信息管理平台数据一致性要求不断提高，要求学籍管理人员不断更新原有的知识，提高计算机的操作能力、统计分析能力，错误和遗漏的问题少犯或达到“0”，一边是招生人数的不断扩大，一边是管理能力要不断提升，学籍管理人员面对的压力极其巨大，不少高校的学籍管理人员由于不适应工作等原因，人员更换极其频繁，导致许多工作重复的进行，一些连续性的工作因人员的更换而受到影响，极大地影响各项工作的顺利展开，影响学籍管理质量的提升。

（五）学籍管理队伍素质普遍不高

学籍管理队伍的素质和管理水平的高低，管理质量的优劣，直接关系这高校教学工作运行和教学质量的提高，所以管理人员的素质是尤为重要的。由于学籍管理是一项具体细致、繁琐复杂、工作量大的工作，需要耗费大量的时间和精力处理具体的问题，加之相对从事教学、科研工作的教师相比，待遇还是相对偏低的，导致工作积极性不高，更没有也不想努力学习以提高管理工作的水平，学籍管理的真正作用难以体现。同时，管理队伍中，其中大都未经过岗前专业培训，高教管理专业出身的人凤毛麟角，如果仅靠管理人员自身实践和学习摸索很难胜任岗位的要求。

（六）对学籍管理的不够重视，认识不够

学生对学籍管理的相关规定，大多数都是通过《学生手册》了解的，手册中都是规定和制度，没有具化到学生在校学习过程中可能碰到的问题是如何进行操作的具体流程，而相当一部分负责管理的人员和教师也存在着了解不够的现象，因为对给学籍管理带来一些不必要的麻烦。如学生对关键信息的修改极其随意，不向学籍部门提供申报材料就自行更改，相关管理人员不了解相关的政策要求，随意同意学生更改，造成学生学籍信息与高校学籍学历信息管理平台数据不一致，影响了学生学历数据的注册工作。"

三、提高学籍管理工作水平的对策

（一）建立和完善学籍管理制度

建立和完善学籍管理制度，是实现学籍管理科学化、规范化、程序化的前提保证，要做到管理中有章可循，有据可依，就必须制定一套严密并具有可执行性的管理措施和办法。目前许多高校都有根据2005年教育部颁布的新的《普通高等学校学生管理规定》制定出自己学校的相关学籍管理规定，但随着时代发展，现代化教学理念的进入学校，我们要做到与时俱进，在发展中完善、及时修改或增加有关的规定，如严格学籍注册手续、增加学籍预警制度、改进学生考核和成绩管理制度、改善重修制度、完善学籍异动审批制度、修改退学规定、规范学历证书管理等。要在建立和完善符合本校发展相协调的科学化、法制化、规范化、人性化相结合的学籍管理制度方面进行积极的实践探索。

（二）更新学籍管理理念，提高学籍管理水平

随着我国高等学校办学规模不断扩大，在校学生人数急剧增加，办学体制改革不断深化，面对繁重的学籍管理工作，显然不能只靠教务部门一个部门来独立完成的，应该在系部下建立二级管理体制，对教务部门和系部的职责和权限进行合理的划分，形成统一领导分工明确的管理体制，使系部的直接管理作用得以充分发挥。在二级管理体制中，教务部门负责制定学籍管日程和管理的规章制度，代表着学校行使校级职能，对学籍管理整个过程起监督、平衡、协调、决策的作用，侧重在于宏观上、战略上的规划。系部是学籍管理具体业务执行部门，有着相对独立性和相应自主权，在学籍管理过程，就是按照学校的规章制度具体地行使学籍管理的职权，直接面对学生解决学生实际而具体的学籍问题，侧重在微观上具体的操作。教务部门还应建立一套协调、监督和考核的机制，加强对系部的指导和考核，可以定期召开例会，对系部处理的学籍情况和问题进行即时通报，协调系部工作，做好学籍处理的统一尺度。还应建立健全学籍管理工作评价体系和激励约束机制，做到鼓励先进，鞭策后进，使学籍管理工作制度化、规范化、科学化。

（三）加快信息化建设，实现资源共享

各部门及人员之间协调和配合，做的资源共享是做好学籍管理工作的基本保证。各部门之间如何进行协调配合，就是要实现管理手段的现代化，因此必须加快推进学籍管理的信息化建设。依靠校园网建立学籍管理信息系统，实现信息资源共享、管理平台共享，学籍情况才能反馈及时、全面、数据的统计才能准确。同时，我们还可以根据教育部实行的高校学籍学历管理信息平台的使用情况，结合学校自身情况，对已有的学籍管理系统进行升级和补充，通过依托教育部学籍学历管理信息平台来促进和完善学籍管理的网络化的发展，做到学校管理系统的数据与信息管理平台的数据对接。学校管理系统中的数据库也可直接用于网上管理平台，实现学籍管理系统间的互联互通，优化学籍管理水平。

（四）通过多种途径，增强学籍管理队伍稳定性

学籍管理队伍稳定性差，即影响学籍管理工作顺利展开，也制约着学籍管理质量提升和创新。因此，保持学籍管理人员队伍的稳定性非常重要。首先是增强管理人员的服务意识。学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，学籍管理人员应该不断增强服务意识，始终坚持“服务育人”的宗旨，努力做好本职工作，不断提升学籍工作的适应能力。其次是学校要重视学籍管理工作，配备充足的管理人员，通过加快实现管理信息化的手段来减轻学籍管理的工作负担。最后是通过制定良性的人才培养计划、激励和考核机制，提高工作待遇等一系列措施，逐步建立起一支结构合理又相对稳定的，具有较强责任心的学籍管理队伍。

（五）加强管理队伍建设，提高管理人员素质

多数高校的学籍管理人员的素质都相对不高，要从以下方面着手提高学籍管理人员的素质。首先是自身素质的提升。学籍管理人员既要加强专业学习和掌握各种学籍管理规章制度，并能准确地传达给学生，又要掌握学籍管理系统软件操作技术、统计分析等专业技术，同时还要虚心向学籍管理前辈请教，学习他们的优秀经验。通过努力学习，不但提升自身的业务能力。其次是加强专业技能的培训。从是省级学籍管理部门到学校，都应建立一套人才培养机制，省级学籍管理部门应定期组织开展相关的业务培训和交流活动，而学校要给学籍管理人员提供培训、进修的机会，帮助学籍管理人员进一步提高理论水平和业务能力。最后是要加强学籍管理人员的职业道德教育，树立良好的职业形象，提高学籍管理的水平。

（六）加强学籍管理制度宣传，提高管理效率

学籍管理直接关系到学生在校学习期间的表现，如学习态度、学习目标等，更关系到学生能否顺利毕业，因此，学生对学籍管理制度不重视或一知半解，往往会给学生造成不必要的麻烦，出现这些问题，往往是源于我们对学籍管理宣传不到位造成的，我们应该利用各种渠道开展宣传教育工作，如可以组织管理人员和学生进行有针对性的学籍管理规定专题讲座、召开主题班会等形式深入进行宣传；通过公示栏、校园广播、校园网专栏等途径向广大师生开展广泛的宣传，使他们了解到学籍的各项规定、制度、了解到一些处理程序，以及如何配合做好相应的学籍管理，只有广大师生确实了解到了学籍管理的重要性，才能切实提高学籍管理的工作效率。