浅谈高职院校学籍管理的信息化

【摘 要】高职院校加强学籍管理信息化建设是顺应信息化时代发展的必然选择。高职院校学籍管理信息化建设过程中，存在着信息化程度不高，学籍管理软件的科学性、适应性不强，管理滞后等问题。为此，要要成立专门机构，加强学籍学历信息管理。应对广大学生的正当权益进行维护，坚持服务广大学生的原则。统一领导，切实做好学籍管理工作。高职院校应成立“学籍管理工作领导小组”，由相关部门和人员组成，负责全面领导和组织学籍管理工作，形成齐抓共管的局面，为学生提供全方位的服务。

【关键词】高职院校；学籍管理；信息化

教务管理是学校的核心，高职院校一般有多个学历层次，各种业务关系比较复杂。管理信息系统可以充分利用信息化的优势很好地处理多学历、多层次之间的复杂关系。更有效地利用学校现有的师资资源和教室资源丌展各类教学活动。目前国家对高等职业教育改革力度加大，包括教学计划的频繁改进，每年学校要花费很大力气组织改写教学计划，信息化使得对教学计划的管理方便快捷。学校的各办公室业务往来基本上都围绕着教学开展，需要大量的教学资源相关数据，通过管理的信息化，各办公室之间进行资源共享，减少了部门问的业务往来，提高了办事效率。通过该系统的开发，使笔者对管理系统丌发的理论研究也有较大的意义。

在全球信息化浪潮不断高涨的背景下，我国加快了教育信息化步伐。教育管理信息化是教育信息化的题中应有之意，因此，高职院校加强学籍管理信息化建设不仅是实现高职教育管理信息化的重要环节，也是实现高职教育信息化的必然要求。

一、高职院校加强学籍管理信息化建设的必要性

随着我国教育改革的发展，我国的高等教育逐步完成了从精英教育向大众教育的过渡，高校学生招生规模逐步扩大，学籍管理工作也增加了许多新的内容和要求。学生进校后因种种原因导致的转专业、休学、退学等学籍异动及大量的成绩管理工作逐年增多，而且手续非常繁杂，直接导致了学籍管理工作量的大幅增加和管理难度的大幅增大。高职院校的学籍管理方式多为传统手工方式，由于分散管理，易发生数据丢失，劳动强度高，速度慢，且在统计时易发生错误情况高。在这样的背景下，传统的手工学籍管理方式已经无法适应教学改革与学校发展的需求，而教育管理的信息化技术越来越受到人们的重视，建立科学、规范、高效、稳定的学籍管理系统势在必行，基于“一体化”理念的高职院校学籍信息管理系统应运而生。

学籍管理“一体化”系统可以准确、快捷、方便地完成学籍管理工作。特别是在计算机联网后，数据在网上传递，可以实现数据共享，避免重复劳动，规范学籍管理行为，提高管理效率和水平。其把管理人员从繁琐的数据计算处理中解脱出来，使其有更多的精力从事相关管理政策的研究实施，进行质量的监督检查，从而全面提高管理质量和工作效率，从而也减少人力与管理费用，节省教学资源，最重要是提高信息准确度。

二、高校学籍管理现状

高校学籍管理涉及教务、学工、各院（系）、财务、后勤、图书等部门，各个部门都有一套自己的管理流程和方法，有的是信息化管理。有的还是原始的纸质台账式管理，部分之间的管理模式的不一致导致学生学籍信息的不一致的情况经常发生，一般情况下，学生学籍信息教务部门相对准确掌握，当其他部门掌握的学籍信息发现问题时第一时间往往是向教务部门核实学生的学籍信息，这就要求教务部门的学籍信息要实时更新，做到准确无误。现今利用教务系统来管理学籍已经成为各大高校通行的做法，但完全依赖信息系统在实际应用中也有种种困难。例如、学生在申请学籍异动时，往往会涉及到学校发文，要做好学籍管理流程和学校办公流程的无缝对接困难重重，往往学籍管理系统和学校的办公系统不是基于同一个平台，往往两个系统是两个平台，要做好两个平台的对接难度较大，不切实际。另外传统的纸质材料申请是单向的一个流程，一旦在其中的一个审批节点暂停，整个流程就将暂停，无法做到实时准确更新。

当前，大多数高职院校学籍管理的手段还比较落后。一方面，多以手工管理方式为主，工作量大、效率低、准确性低，反馈滞后，重复劳动多，不能全面、详细、准确、快捷地为决策者或需求者提供信息。在一些院校，教务处、系部和相关职能部门的信息交流与网络共享机制虽已建立但还不完善，有的院校甚至还没有开通网络共享平台。另一方面，建立了学籍管理信息交流和网络共享平台的院校，由于二次开发的能力和技术不足，在招生专业不断调整和招生人数不断增加，工学结合与学分制改革不断深化的情况下，学籍管理的信息化建设面临许多新的问题和困难。例如：学生在校期间的学科成绩、论文成绩、实习成绩、操行成绩、专业变更、学籍异动、奖惩情况等信息不能通过网络系统自动整合汇集在一起，也就无法建立比较完善的学生学籍管理档案库，可供随时调用、增删和统计分析之用。在学生毕业前，要对毕业班学生的成绩进行汇总，包括几个学期的必修课成绩、选修课成绩、毕业论文成绩、毕业操行成绩、毕业实习成绩、每个学期的补考成绩、大学英语成绩、计算机等级成绩等，以便确定是否准许毕业，确定专升本人选，并进行学籍成绩存档。由于信息技术相对落后等原因，在毕业生成绩汇总过程中往往会出现一些想不到的问题：成绩的学期标注、限选课和任选课标注、科目名称标注等不明确或不正确，有的成绩从系统导不出来，有的科目同一学期重复出现，但成绩不一样，甚至有的全是“0”分或是空白，等等。这就必然造成工作上的被动。

1、重视程度不够。高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用，直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校构成比较复杂，学籍档案形式多样，涉及的系、部也多，学生信息复杂等，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度。因此高职院校领导、各职能部门以及学生本人，都必须提高学籍档案的重视和认识，完善学籍档案。

2、学籍管理缺乏专业技术。部分高职院校学籍管理仍分部门管理的多系统模式，没有统一的信息管理平台，每个部门各用一套信息系统，增加了工作量，信息不能共享，重复劳动多、准确性低、反馈滞后等，满足不了教育现代化发展的需要。大部分院校虽然有统一的信息管理平台，但很多数据还是需要专业的计算机技术处理，而大部分学籍管理人员都缺乏专业的计算机技术，工作上也一定程度上降低了效率。 3、学籍管理队伍建设不够强，必须提高学籍档案管理人员的素质加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。缺少组织相关的岗位培训和专题培训，难以提高他们的管理水平和业务素质。另外，必须保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。

三、对策：提高现代化水平

1、要成立专门机构，加强学籍学历信息管理。应对广大学生的正当权益进行维护，坚持服务广大学生的原则。统一领导，切实做好学籍管理工作。高职院校应成立“学籍管理工作领导小组”，由相关部门和人员组成，负责全面领导和组织学籍管理工作，形成齐抓共管的局面，为学生提供全方位的服务。

2、对工作程序进行规范，保证学籍学历工作的严肃性。高职院校应根据相关规定，进一步细化学籍学历管理工作，对学生在校期间学籍变动的办理程序，如转专业、复学和休学等进行明确。牢固树立“以学生为本”的工作理念，严格审查各类毕业生的毕业资格，规范证书的发放工作，监督学历证书的办理工作，规避毕业证书管理工作中出现各种纰漏。同时，对学籍注册工作的基本要求和规范进行明确，对相关的新生电子注册工作流程进行制定。根据财政部门和教育部门的文件精神，对学分制管理方法进行实施，并科学的规范学生在校学习期间的免考、选修、免修和修读课程。为了更好的执行以上规定，学籍管理人员应在醒目之处挂出流程图，对那些有较强手续性的学籍管理工作，如退学、复学、休学、转学和转专业等，条理清晰的列出每一个步骤。同时对于学籍管理工作有较强时间性要求的，应以学期为主线，对每周和每日的工作流程进行制定，并进行张榜公布。这样对规范运行学籍学历电子注册工作作出保证，更好的服务于广大高职学生。

3、学籍档案管理队伍的完善。现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，因此院校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作，挑选有责任心的专职人员担任学籍管理工作，为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。高职院校必须采取切实措施，提高学籍管理人员的职业道德和业务水平，首先，在思想上要努力学习党的方针政策，树立正确的观念，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护好院校的学籍档案；其次，在业务上不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习学籍档案管理方面的专业知识和技能，与时俱进，优化知识结构。