论合同管理在现代企业管理中的重要性

市场经济的发展使得现代企业的经济活动变得愈加活跃。这给企业带来无限机遇的同时，也带来巨大的风险。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的生命。合同管理则成为现代企业经营管理的重要组成部分、防范法律风险的关键切入点、决定企业经营管理成败的一项重要因素。

一、合同管理

（一）合同管理概念

合同是企业进行经济活动的重要法律文件，同时也是产生争议和纠纷的根源。合同管理是指企业为实现合同目的，根据本单位实际情况，依照合同法等有关法律法规，对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止、纠纷解决以及审查、监督、控制等的整个过程进行的一系列民商事法律行为的总称。①其中，订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容，审查、监督、控制是合同管理的手段。其通过企业建立必要的合同管理机构和管理制度，通过专业人员加强对本企业合同签订、审批、履行等流程的管理和对合同文本的归档研究，确保合同依法订立并得到全面履行，以防范企业风险、降低企业运营成本、提高企业核心竞争力、从而实现企业各运营时期利益最大化的目标。

（二）合同管理在企业管理中的地位

合同管理在企业经营活动中的地位不仅体现在外部管理中，也体现在内部管理中。

1.合同管理在企业外部经营活动中的地位

企业对外进行的一系列经营活动贯穿着企业的外部关系。这些外部关系包括横向的经济关系和纵向的经济关系，这交织在一起的两个方面，构成了企业经营的主要内容。企业外部经营活动的内容丰富繁多，包括调查、预测、决策、采购、销售、协作、宣传、服务、旧产品改进和新产品开发等主要环节或项目。②但这些活动最终都表现为企业与企业或经济组织间的合同关系。合同在这里成为企业建立外部关系的纽带，因此，做好合同的管理工作在很大程度上决定着企业外部经济关系的构建。

2.合同管理在企业内部管理中的地位

企业外部关系通过合同形式确立之后，必然会反映到企业的内部关系上来。企业内部关系表现为企业内部间各构成要素间的关系，其基本内容可概况为：人的要素和物（财）的要素。企业内部管理就是按照一定的形式和秩序，把企业内部的各种人的要素和物的要素组织起来，实现人的要素和物的要素的结合，即人与人、人与物、物与物的结合。③只有把企业内部管理活动处理好，企业的各项经济活动才能正常运行，才能取得较好的经济效益和社会效益。

企业订立的所有合同的目的，都是为了使合同中约定的事项能够很好地付诸履行，以达到相应的经济目的。合同履行的过程就是企业内部的人的要素和物（财）的要素相互结合、协调运行的生产经营的过程。为确保这一过程的顺利进行，企业内部就必须实行计划管理、生产业务管理、技术质量管理、设备管理、财务管理等各项管理活动。合同能否顺利履行，需要企业内部各项管理活动的紧密配合和共同努力。同时，对合同履行过程进行管理，还能为企业各项管理活动提出目标和具体要求创造一定的条件。

（三）合同管理在企业管理中的作用

1.防范和降低企业法律风险

市场经济的飞速发展及信息时代的到来，使得企业在经营活动中时刻面临着各种陷阱与威胁。稍有不慎，各种法律风险就会接踵而至。合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉，也是法律风险的风口所在。在企业管理中切实规范合同的管理工作，严把合同签订、履行等各个环节，能有效防范和降低企业法律风险，减少甚至避免合同陷阱给企业带来的损失。

2.促进企业提高经营管理水平

合同的全面履行对企业尤为重要，企业要确保合同能得到全面履行，就必须以合同管理为中心轴，搞好生产、计划、技术、劳动、物资、质量和财务等方面的管理活动，因为一旦有一方面管理工作跟不上，便会影响到整个合同的履行。企业如果能建立起一套自我管理、自我保护、自我约束的确保合同履行的运行机制，可以使企业各方面管理都得到加强，企业经营管理素质就可以得到全面提高。

3.促使企业参与市场竞争，维护企业信誉

在市场竞争中，企业要想立于不败之地，良好的信誉是必不可少的，也是企业获得竞争优势的关键。在市场交易中，交易的确立以合同的订立为标志，买卖的成功以合同的履行为前提。企业在合同管理中，会追求合同管理的细致化、精确化。合同管理水平可以作为企业管理水平的重要指标。企业可以通过分析已经签订的合同，看出企业的生产或销售是否合理；通过检查合同的履约或违约率，推测公司的信誉状况。企业合同管理不力、盲目签约、不能有效地履行合同，企业的信誉就会慢慢降低；相反，企业合同管理科学，签约谨慎、一旦签订即有效履行，企业的信誉便会慢慢增强。可以毫不夸张的说，合同管理水平能够反映企业的整体管理水平。

4.促进企业生产经营与市场接轨，适应市场需求

在市场经济活动中，产品交换是关键环节。而产品交换又需要通过特定的法律形式进行规范，这种特定的法律形式便是合同。合同是规范企业产品交换和衡量企业产品是否需要调整的一项重要依据。企业产品通过合同订出多少，实际能够履行多少，以此来衡量产品是否适销对路，从而确定产品结构是否需要调整。可以说，在商品经济条件下，合同的签订和实际履行情况，已经成为一个企业的产品结构是否需要进行调整的先导。

5.促进企业降低成本，提高经济效益

合同管理有利于合同的实际履行，而合同的实际履行，有利于企业生产的顺利进行，促使产成品及时转换成商品，这一定程度上加快了企业流动资金的周转速度，从而降低了生产成本。在现代化生产条件下，分工和合作是提高效率和质量的必要途径，企业的经济活动都离不开与别的企业的合作，如果合作合同的履行出现问题，很容易就会出现资金呆滞或外流无法回收，产品积压，流动资金周转不灵等现象。对合同进行科学管理，可以促使合同的实际履行，从而降低生产成本、提高经济效益。

二、现代企业合同管理中存在的主要问题

虽然我国不少企业逐渐意识到了企业合同管理的重要性，但是由于许多企业合同管理的工作人员专业知识缺乏、法律意识淡薄、规章制度落后，使我国企业在合同管理方面仍有很多不足，具体表现在：

（一）合同管理制度不健全，管理手段落后

如果一个企业没有健全的合同管理制度，就会缺乏制定或执行合同的统一标准，就会出现一系列问题，例如部门的权责分工不明确，就会造成规则的出处五花八门，甚至会有冲突的现象。这些自然会对合同经办部门和经办人员造成很大的障碍。在现代社会，部分企业合同管理仍以手工操作为主，信息化程度低，影响了合同归档、调阅以及进度分析。④甚至纸质合同损毁、遗失的现象也多有发生。随着全球一体化和网络经济的发展，企业在采购、销售等方面越来越依赖网络。制度的不健全和管理手段的落后导致企业不能及时掌握市场信息，这对合同管理中与对方的沟通协调以及合同履行都将产生影响。最终导致企业效率和效益的降低。

（二）企业仅注重合同静态管理，忽视合同动态管理

目前，大多企业只注重合同相对方的静态指标，而忽视合同履行过程中各个环节的动态过程。例如，企业在签订合同前，虽然会注意审查签订合同的对方的资信状况和履约状况，但大多情况下只注重对方以往的履约能力，如企业会对注册资本的数量、生产规模的大小，业内影响力的高低等方面进行调查。合同的履行是包括签约、交货、验收、结算等多环节的动态过程。对方当事人过去的履约能力强并不代表其当前签订合同的履约资信和能力高，即使资信状况良好也同样存在着违约的法律风险。因此，忽略合同的动态管理，是做不好合同管理工作的，也无法保障企业的合法权益。

（三）合同签订行为和合同文本不规范，条款过于简单或不明确

企业对签订的合同，总希望能达到合同条款细致严密，尽可能面面俱到的目标。但在实际工作中，一些企业签订合同时，没有调查了解对方的资信状况，没有审查对方的法人经营执照或自然人身份证明就签订合同。如根据我国的相关法律规定，法人的分支机构须有法人的授权委托才可以对外签订合同，现实中却出现了一些分支机构没有经过授权委托就对外签订合同的现象，这就会给合同的安全埋下隐患。另外，企业合同管理机构往往忽视对企业内部合同的要求，合同文本格式不规范、内容不完整、文字表述不准确甚至合同主要条款不齐全等都会埋下合同隐患，不规范的条款可能被居心不良者利用而造成坏的影响。

（四）合同法制观念淡薄，风险意识差，合同管理专业人才缺乏

企业的合同管理部门不健全、企业对合同的风险管理意识缺乏的现象并不少见。合同管理人员需要有充分的法律知识、专业技术知识以及综合管理方面的知识。但在现实中，许多企业的合同管理人员缺少培训、业务水平有限、法律知识匮乏，没有能力按规定要求开展合同管理工作，往往只是盲目机械的进行流程性工作，无法对合同涉及的法律问题作出正确分析。相关人员对合同的签订及生效的审查把关不到位会使大量不规范的合同生效，这自然会埋下许多隐患。

三、做好企业合同管理的探讨

如何解决目前我国合同管理中存在的普遍问题，切实提高企业合同管理的水平和能力，规范企业市场运作，这是值得我们深刻思考的问题。笔者认为，规范合同管理，解决合同管理中存在的问题，可以从如下方面做起。

（一）建立健全企业合同管理体系，完善合同管理制度

企业应在调查研究的基础上，依据实际情况，从合同的签订、履行、违约处理等方面制定全面的合同管理制度。这些制度应包括：合同归口管理制度，即对企业合同实行全面统一的管理，确定统一管理的机构和职责，规定合同管理的原则和内容，合同签订、履行、变更、解除的一般要求；⑤合同分类专项管理制度，企业合同种类繁多，不同种类合同各有不同特点，对合同进行专项管理，能在很大程度上提高合同管理的效率；合同专用章管理制度，合同专用章是合同对外签订合同时专门使用的印章，它代表法人确定合同权利和义务，应切实加强合同专用章的管理，合同专用章应由专人保管和使用。除此之外，还应包括合同台账及统计报表制度，合同归档制度，合同履行监督管理制度等。使合同管理有章可循。

同时，企业应加强合同管理机构的建设。设立企业总法律顾问和法务部门。⑥这样可以补充合同管理上的漏洞，使合同管理更趋于专业化和法律化。

（二）加强合同的动态管理。随时审查对方的资信和履行状况

合同管理不应该只体现在合同的签订上，而应该贯穿合同的整个过程。加强合同的动态管理，应做到合同从签订―履行―终止的全过程管理，对于合同的全过程应做到实时监督跟踪，定期检查确认。合同准备环节，要注意审查对方的资信状况；合同谈判环节，要全面保护企业的合法权益，使用严谨高效的谈判方法；合同签署环节，在签署时，不仅要确保合同文本的规范、合乎法律，同时仍要审查对方的资信状况和主体资格，避免盗用公司合同专用章而签订合同等虚假行为的发生；合同履行环节，要围绕合同履行，采取有效措施不断改善和提高合同履约水平，同时要实时掌握对方的履约动态，防止履约不能状况的出现；合同的结算与支付环节，企业要整章建制，完善管理，严格把好支付关口。只有对合同的每个环节都进行严格的监督和管理，才能更好地预防合同纠纷和法律风险，更好地保护企业的合法权益。

（三）加大宣传力度、增强法律意识、切实提高合同管理人员的综合素质

企业领导及其员工要认真努力学习相关法律、法规，加深对市场经济条件下合同管理重要性的认识。树立良好的法律意识，学会用法律手段保护企业合法权益。同时，企业对于合同管理人员应严格选拔，建立健全考核和激励原则，优胜劣汰。企业还要创造条件，组织相关管理人员的法律学习和业务学习。切实提高合同管理人员的综合素质，学会以法律为准绳，以合同为依据，对于合同签订―履行―终止全过程，合同管理人员因尽到其应尽义务和职责，不懈怠、不随意，切实把好合同关口，把企业面临的潜在风险最小化。

（四）做好合同的违约索赔管理，最大限度降低企业损失⑦

并不是每一个合同都能完美结束。在实际合同管理中往往存在着合同履行不能的违约情况，此时合同管理部门要发挥其应有的作用，正确处理合同违约带来的后果。若是我方违约，则应积极与合同对方协商，如履行中止，当阻却事由消失后，继续履行；或履行终止，赔偿损失。无论何种情形，应尽可能降低损失。同时在市场经济条件下，企业的发展很大程度上依赖者自身的良好资信，因此违约后，应及时采取措施，维护企业的信誉。如果是合同对方违约，法律顾问要根据实际情况，采取协商、仲裁或诉讼的方式，要求对方承担缔约过失责任或违约责任。

四、结语

合同管理是市场经济条件下企业管理最基础也是最关键的一环，其是全过程、全方位、全系统的动态管理。合同管理水平的高低不仅牵动着企业的短期经济效益，而且会对企业的长远发展带来深远影响。因此，现代企业要切实做好合同管理，通过建全合同管理机构和建立合同管理制度，规范企业合同的签订、履行，及时准确地防范法律风险，实现企业经济效益最大化。保证其在激烈的市场竞争中立于不败之地。

注 释：

①王嘉杰，王怀远，张长青.全国合同管理师职业认证考试辅导教材[M].北京：经济科学出版社，2011.11.

②薛涛.合同管理在企业经营管理中的作用[J].山东省农业管理干部学院学报，2005

（4）.

③陈丽洁，叶小忠.企业合同管理操作实务[M].北京：法律出版社，2010.11.

④王嘉杰，王怀远，张长青.全国合同管理师职业认证考试辅导教材[M].北京：经济科学出版社，2011.11.

⑤凌光华.加强合同管理提升企业合同信用[J].合同管理，2004

（2）.

⑥刘学.做好企业合同管理的几点探讨[J].政法论坛，2010.

⑦曹天慧.浅论现代企业合同管理的重要性[J].科学之友，2008.