医院档案工作的问题与思考

我院近年来发展迅猛，医院档案管理现状与飞速发展的现代化医院管理没有达到同步，有许多问题需要探讨。

医院档案是医疗、管理等各项活动中具有保存价值的文件、图表、音像等不同载体的材料，它是记载医院从小到大、从弱到强发展轨迹的宝贵历史资料，是医院的无形资产，是医院今后再发展不可或缺的重要组成部分，但从目前看，档案缺乏科学化系统化管理。

按照国家和省关于科技事业单位档案管理升级规定，科技事业单位档案必须实行集中统一管理，有专门的机构，配置专门的管理人员，专门的档案馆（室）负责全院各门类和不同载体的档案，有专门的院长负责领导全院的档案工作。但有些病历档案、文书档案、人事档案、财务档案、基建档案、声像档案等各种类档案分别归所在科室保管，这些部门所管理的档案互不相干，各自为政，使档案管理未形成集中统一管理体系，缺乏专门管理机构，造成人力、物力资源的浪费，很不利于档案事业的发展，给管理和利用造成很多不便，科学化规范化管理水平很难提高。

医院领导对档案人员的安排上没有从工作出发，在人员安排上具有很大的随意性，认为有个人管理不缺岗就可以，真正档案专业的人员几乎没有，即使是安排了人员也很少有专业培训，缺乏档案专业知识和技能，这样的人员素质就不可能产生高水平的档案管理。

由于领导在管理中只重视管理行为的实现，而忽视管理过程的记载，意识不到档案管理工作是系统工程，每个人或每个部门产生的具有重要价值材料，汇集后就是整个医院建设发展的“素描画”，缺少某一部分都将直接或间接影响画作的质量，它将是不可弥补的缺憾。许多医院只个别门类的档案设置专用库房外，其它档案都有科室管理，管理人员既不专业又不专一，有的一身兼多职，所形成的现行文件材料都存放在科室，这给档案的收集利用带来诸多的不便，也使一些资料散失、遗漏等。

医院档案工作往往只是注重档案的一般管理，对档案载体中的信息量和可用度分析掌握不足，对档案的潜效益和迟效性估计不够，因此在档案管理的收集、整理、编目、排列、统计、鉴定、编研、提供利用这一系统性工程缺乏科学规范的统筹管理，使有些管理环节脱节，使档案信息资源得不到高层次的开发利用，严重影响了潜在科技信息转化为现实生产力，为医院发展为社会服务。

医院档案工作存在档案的归档率、完整率低，缺乏系统性和完整性，很难反映医院发展的全过程，更难以满足和适应医院发展的需要。随着社会和医院的快速发展，档案部门作为一个随之发展的有机体，它的室藏内容也要随之不断丰富充实，管理体制管理内容管理形式也将不断发生变化，这样才能适应社会发展的需要。当然档案的完整性并不是片面追求案卷的数量，而是要做到数量与质量的统一，才能使档案在医院工作中发挥重大作用，切实为医院中心工作服务。之所以完整率低下，就是没有按照有关档案的归档范围，立卷类目及档案保管期限表去收集整理档案。

一些规模、功能相近的大中型医院普遍的做法都是档案隶属行政办公室管辖，单独成立与其它处室平行的独立机构可能性很小。那么要想解决此问题我认为根据医院的实际情况，可以设立以档案管理委员会为领导机构，综合档案室兼有管理与业务职能、各档案形成部门设兼职档案员的三级管理网络。该网络既有利于档案形成部门与档案管理部门之间的协调配合，又有利于各层人员积极性，创造性的发挥，更有利于档案的完整收集和开发利用。可行之有效的搞好专兼职档案人员的业务培训，使各室人员产生制约和竞争机制，并将档案工作质量高低纳入目标进行考核。

医院应实行现代办公自动化先进手段，严格执行公文处理有关规定，提高文书处理的效率和质量，保证文件材料正常运转，以确保归档的准确性，提高档案查准率和查全率。

医院应建立档案信息中心，加快医院档案管理信息网络化建设。一是构建医院档案信息管理系统。在医院档案管理的基础上，注重通用性，兼顾专用性，预留二次开发空间。二是构建办公自动化系统。通过此系统连接档案部门与其他部门的业务，利用互联网，获得与档案相关的全方位信息。建立医院档案信息管理局域网络，医院档案部门和其他部门之间的信息共享，为提供及时、全方位的档案信息奠定基础。实现与社会公众网或其他单位局域网络的连接，档案的真正价值在于利用，档案信息化的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。医院档案信息化建设的要求有以下几个方面：一是制定和实施档案工作标准和规范；二是档案数据库实现安全管理，做到存储安全、利用安全；三是要及时维护档案信息网络；四是注重通用性、兼用性以方便信息的交流，预留二次开发的空间，增大系统的扩展性；五是有整合档案数据库和单位内部各部门日常工作数据。

档案管理是社会科学的一门学科，因此必须有较完善的管理制度使档案工作有章可循，实现档案管理的科学化、规范化、制度化。医院档案管理要依照《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，一要建立文件收集、归档制度，制定出各类文件收缴范围、时间，保证医院原始文件资料的完整不遗失；二是制定档案的登记、著录、编目和统计制度，保证档案向档案馆顺利移交；三是建立档案的借阅、保密制度，使档案安全保密，做好提供利用工作，满足利用者的需要。