谈办公自动化系统的建设和应用

引言:高校校园网在高校教育中所承担的作用愈来愈明显,它已成为高校教学、科研、办公及管理不可缺少的支撑环境。高校网络的快速发展,高校管理信息化时机已逐步成熟,建立一套方便快捷的办公自动化系统,是高校在新的形势下进一步转变工作职能、工作方式和工作作风,提高工作质量和效率的一项重要手段,也是落实胡锦涛总书记在党的十七大提出的“建设资源节约型、环境友好型社会”科学发展观的新举措,因此,办公自动化是高校自身建设、改革和发展的必然要求,实现和推进办公自动化系统是高校管理信息化、网络化的必然趋势。

一、办公自动化的内涵

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称OfficeAutomation,缩写为OA。目前关于办公自动化还没有一个严格统一的定义,其内涵通常是以电子计算机技术为核心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源,提高工作效率和工作质量,为科学管理和决策服务,从而达到无纸化、自动化、智能化的效果。

办公自动化是一个不断成长的概念,办公自动化系统从最初的汉字输入、文字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将单项办公业务系统联成一个多功能的办公系统,再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。多媒体技术、电子商务是办公自动化发展的又一趋势。

二、高校办公自动化的功能和特点

高校办公自动化是指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源,提高工作效率。其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档,使用复印机、传真机或网络等其他先进设备复制、传递文档。高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要,总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。

高校办公自动化系统主要功能为:事务型、管理型、决策型。事务型为基础层,包括公文管理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集,内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、资源管理,以及其他有关机关行政事务处理等;管理型为中间层,它包含事务型。管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;决策型为最高层,它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础,通过建立校内的邮件系统和信息发布平台,使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在高校机关内部得到及时的传播或传送。[4]高校办公自动化不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服务,而且还能实现教育管理信息资源的交流与共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增强高校的节约型意识。

三、我校办公自动化建设和使用中存在的问题分析

当前,随着高等教育快速发展,我校的办学规模日益扩大,存在地理位置相距甚远的几个校区,如何保障管理信息的公开与畅通,管理关系的协调与统一,传统办公方式明显不能适应远程办公的需求,这就要求校区间的新型的网络化办公方式出现。我校的办公自动化系统的建设始于19,随着数字化校园的建设的推进,办公自动化技术越来越趋于成熟和完善。

办公自动化系统有许多的优点:第一,它能够创造一个集成化的工作环境,为学校各部门的工作人员提供多功能的桌面办公环境,从而解决不同人员处理不同事务需要使用不同工作环境的问题,实现办公资源共享;其次,办公自动化系统能提供集成处理及发布信息的工作平台,解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题,减少许多不必要的交接环节,并通过替代传统的人工纸介质或磁介质信息传递,提高信息传递效率和可靠性;第三,办公自动化系统还能提供具有工作流程性质的处理过程和监督功能,解决多部门协作问题,推动部门间的高效率协作。[5]办公自动化系统的应用可以大大提高我校办公效率,也是适应未来办公发展的必然趋势,我们应该充分认识到办公自动化系统的重要性,大力推进办公自动化,使我校办公管理水平上一个新层次。

我校在办公自动化系统的建设和使用中,存在以下几方面的问题:

1、思想认识亟待提高

办公自动化建设最大的障碍在于某些管理人员陈旧的思想观念和固有的思维定势。表现在对建设目的认识不清,对建设的重要性认识不够。部分管理人员习惯于传统手工的办公方式,不遵守办公自动化的要求,给系统的运行造成了阻碍,不但没有提高效率,反而加重工作人员的负担。在系统里发布了通知还要用电话通知一遍确实很麻烦。

2、缺乏整体规划思路

各部门条块分割,相互之间缺乏统筹安排。各管理软件重复开发,缺乏规范性标准,缺乏通用性。同时,软件之间缺少接口定义,很难实现信息交换。此外随着学校办学规模的扩大,校园计算机网络建设与新

校区建设未能保持同步,导致办公自动化系统实际运行效果大打折扣。

3、重建设轻应用

学校领导对公自动化系统的搭建比较重视,花钱买设备、软件,但对于应用推广重视不够,对使用系统的教育管理人员培训不足,导致办公自动化系统得不到应用,没有发挥应有的效益。

四、提高我校办公自动化系统水平的措施

办公自动化是一个人机结合的系统。拥有通畅的校园网络,配有先进的计算机设备、高效的管理系统并不意味着己拥有高效的办公自动化系统。在现代计算机技术支持的前提下,人的因素仍然起着关键性的作用。要建设好我校办公自动化系统,充分发挥其简便高效的优势,既取决于能否充分利用当前日臻完善的计算机技术与我校现有条件,又取决于是否拥有与之相适应的管理机制、管理办法以及具有现代管理意识的人员。为此,推进我校办公自动化建设,必须抓好以下几个方面的工作。

1、更新观念,强化意识。高校办公自动化涉及到每个部门单位的工作人员,尤其办公自动化是需要各级领导的带头作用。如果学校各级领导能够自觉地利用和强化这种办公自动化系统意识,那么这个工作的推广将大大的前进一步。

2、加强系统开发,增强系统功能,不断完善信息化管理系统,真正发挥其在教学、科研、管理中的作用,实现管理规范化和信息化。在办公自动化信息平台的建设中,各部门的信息管理系统必须遵循统一的信息标准和应用系统的标准,采用统一的数据库平台、开发环境和运行环境,实现应用系统之间数据相互流通共享。为了使高校的信息化建设跟上当前信息化的发展步伐,需要对现有的信息系统进行完善与整合,构造一个全新的校园综合信息平台。

五、结语

办公自动化系统建设是高等学校建设的重要组成部分,是一项基础性、长期性和经常性的工作,在发展过程中不可能一帆风顺,也不能一蹴而就,我们要有足够的思想准备,在办公自动化建设中敢于发现问题,正视问题,解决问题,坚持以需求为导向,以应用促发展,有计划、分步骤地实施,做“节能减排学校”行动的榜样,带动学校的信息化工作。(作者单位:重庆大学资产与后勤管理处)

参考文献:

[3]徐亨元.关于高校办公自动化建设的几点思考[J].浙江树人大学学报,2002(5):46~47.