采购管理系统和质量管理系统实操

供应商存货对照表

打开时分左右两部分，左边是主表，右边是明细表，双击左边的任一供应商，右边会自动带出供应商的所有存货。点击上面的选项卡，可转化为“存货供应商对照表”，即存货在左边，供应商在右边，可查出某一存货有多少供应商提供。这个表的维护主要由四个采购单位负责。

供应商价格表

如果你按照存货编号来过滤，则可查询某一存货对应不同供应商的价格，如果你按照供应商编号来查询，则可查询出某一供应商对应不同存货的价格。

供应商催货涵

主要是查询某一采购定单有没有到货或者到货多少。

供应商存货价格分析

通过对采购订单的价格分析，分析出某一存货，不同供应商的最低价、最高价、最新价、平均价，这个功能比较重要，可以指导我们以后采购订货下单时选择最低价格的供应商。

请购单

还没有用采购系统前，我们是用手工填写的方式，使用采购系统后，这种方式要取消，直接在系统中录入请购单。

录入的方法是；点击左边的请购单选项，进入请购单界面，然后再把鼠标移动到上面，点击“增加”按钮，选择出申购部门、申购人、存货编码、建议到货日期等

单价和供应商可以不输，在采购下单时再输入。

存盘

用卢业胜经理的名字进行一级审核，审核后会自动传递给卓总。

退出系统，用卓总的用户号进去，点击“我的工作”选项卡，这样卓总的所有工作都出现在这个界面，这里有一条红字记录，提示卓总要审核这张申购单，点击这条记录，出现一张由卢业胜经理审核过的申购单，再点击“审核”按钮则完成。

原熔部申购的精砂是两级审核的，第一级是卢业胜经理，第二级是卓总，一级审核后，审核人的位置还是空的，只有二级审核（即终审）后，审核人的名字才填上去，不过你可以点击“查审”按钮，查出审核情况

两级审核都完成后，请购单就生效。

用同样的方法，建立一张请购单，建的时候用卢业胜经理的用户号进去（ＬＹＳ，密码８８８８），ＬＹＳ一级审核，卓总（ＺＷＭ）二级审核。

记住：要把建好的请购单好用笔记下，因为现在你们是用相同身份进去的，到时候找不到那一张是谁建的。

采购订单

请购单卓总审核生效后，会自动传递给生产计划部的李大刚和采购部的王国强经理，以各自的用户号进入系统，寻找出所有经过审核的申购单。然后，把不同的申购单分发给不同的业务员采购。

采购员凭采购部经理分发的申购单，进行供应商的寻找，寻找供应商时，也可以把存货名称输入进去，在供应商价格分析表中找出来，然后进一步砍价后，把供应商确定下来。

这些都做完后，可以把申购单转化为采购订单，转化方法是：把鼠标移到左边，点击“订购单”选项，进入订购单界面，然后再把鼠标移动到上面，双击“增加”按钮，选择出供应商名称、采购部门、采购员、付款条件，然后把价格填进去。

数量可以修改，如果申购１００个，第一次订９０个，第二次订１０个，这样一张请购单可以有两张采购订单。

付款条件是什么？

存盘

用李大刚的用户进行一级审核，审核后会自动传递给陈汉益老总。

退出系统，用陈总的用户号进去，点击“我的工作”选项卡，这样陈总的所有工作都出现在这个界面，这里有一条红色记录，提示陈总要审核这张采购订单，点击这条记录，出现一张由李大刚主任审核过的采购订单，再点击“审核”按钮则完成。

两级审核都完成后，采购订单就生效。生效后则可以下单采购定货。

到货单

供应商的货送到工厂后，就在采购系统中产生到货单。

产生到货单的方法是：退出系统，用罗亿军经理的用户号进去，点击左边的到货单选项，进入到货单界面，然后再把鼠标移动到上面，双击“增加”按钮，选择出接受部门、接受人，我们的接受部门是物流部，接受人这里是罗亿军经理。

存盘

到货单数量是可以修改的，修改后一张采购订单变为多张到货单。

货送到后有两种选择：一种要质量检查，另一种选择是直接入库

如果要质量检查，就要在到货单上产生报检单。

产生报检单的办法是：先在“是否报检”中选择“是”，再把鼠标移到上面，双击“报检”按钮，这样报检单就产生了；报检的同时也是审核的过程，报检人就是审核人。

检验单

报检后，质管部负责检验，检验后要形成一张检验单

检验单产生方法：退出系统，用罗金昆经理的用户号进去，双击“质量管理”图标，点击左边的检验单选项，进入检验单界面，然后再把鼠标移动到上面，双击“增加”按钮，出现增加的输入界面。

右击鼠标，出现这样的提示，选择“拷贝报检单“，出现过滤窗口，如果什么都不填写，选择”过滤“按钮，把所有没有检验的报检单过滤出来，把鼠标移到最后一张摆检单，双击后，左边灰白色部分出现”Ｙ“，双击”确定“，就把报检单拷贝下来。

检验在默认的情况下，检验方式是“全检“，但我们的原材料和包材的检验方式大部分是抽检，所以这里要选择”抽检“。再把抽检量、检验部门、检验人选出来，

再把检验方案选择出来，我们的每一种物料设置成一个检验方案，每一个检验方案对应多个检验项目，每一个检验项目对应多个检验标准。每一个检验标准都有标准值、上限值、下限值和检测值，其中标准值、上限值、下限值是在检验标准设置时设置进去的，检测值可输入的，所以，当我们选择检验方案时，会在下面的表格中自动带出两个检验项目。

检测值出来后，把样品合格数和样品不合格填写进去，样品合格数加样品不合格数等于抽检数；把接受数量或者不良品数量填写进去，接受数量或者不良品数量只能等于报检数量。

存盘

由罗金昆经理审核后，即检验完毕。

强度

硬度

二氧化硅 刚度

延展性

检验项目 纯度 检验标准

精砂的检验方案

碱性

三氧化铝 酸性

毒性

希望质管部提供所有检验方案、检验项目、检验标准资料，以便设置。

不良品处理报告（由质管部产生）

以手工操作时，不良品报告是由物流部产生，采购部和质管部审核的，使用这个系统后，这种流程可能要修改，变为由质管部产生；因为质管部是制定检验方案和检验标准的，检验操作也是由质管部完成的，在不良品报告中，要填写不良原因和处理方式两个栏目，质管部可能更加熟悉。不良品报告填写完后，由质管部经理一级审核，采购部经理二级审核，三级审核（即终审）由物流部经理控制。这样系统会更加畅顺和合理。

不良品的处理方式有三钟，分别是：退货、报废和不处理（即让步接受）。

不良品处理报告三级审核完成后，可以点击“查审“按钮，把审核的批示打印出来。相当于我们手工做的”不合格产品处理报告“。

到货退货单

在不良品处理报告有退货时，要在采购系统中退货，

退货方法是：退出质量管理系统，进入采购系统，点击左边的“到货退回单“按钮，出来一个红字标题的”采购到货单“界面，这里的红字表示退货的意思，然后双击”增加“按钮，右击鼠标，选择刚刚检验过的到货单，拷贝到增加界面。

存盘，既完成退货操作。

请注意：这里的数量是负数，表示退货的意思。

十

一、入库生单

入仓库管理系统，点击生单右边的三角符号，选择检验单生单，把经过检验的到货单过滤出来，选择最后一条，则把刚才经过检验到货单拷贝进去，

选择存放仓库

存盘，罗亿军经理审核，完成入库操作。

练习使用的用户是：

１、请购单由卢业胜经理（ＬＹＳ）产生，ＬＹＳ一级审核，卓总（ＺＷＭ）二级审核。

２、采购订单由李大刚主任（ＬＤＹ）产生，ＬＤＹ一级审核，陈总（ＣＨＹ）二级审核。

３、到货单由罗亿军经理（ＬＹＪ）产生，不用审核

４、检验单由罗金昆经理（ＬＪＫ）产生，ＬＪＫ审核

５、不良品处理报告由罗金昆经理（ＬＪＫ）产生，ＬＪＫ一级审核，陈总（ＣＨＹ）二级审核，罗亿军经理三级审核

６、到货退回单由罗亿军经理（ＬＹＪ）产生，不用审核

７、检验单生单由罗亿军经理（ＬＹＪ）产生，ＬＹＪ审核

学习的内容主要包括三个部分：１、采购系统和质量管理系统的流程；２、我在台上演示两个系统；３、你们在台下实际操作。

在讲采购系统和质量管理系统之前，我们先了解我们的申购部门和采购部门。因为所有部门都需要申购，所以所有部门都是我们的申购部门，但各部门申购的物料种类不同，原熔部主要申购石英砂、碎玻璃、纯碱、重油、柴油，器皿和瓶罐生产部主要申购备瓶、备件、润滑油、劳保用品和一些工程备件，印花生产部主要申购涂料等，物流部主要申购包材、五金备件、劳保用品，工程部主要申购一些工程物料，总公司各中心主要申购电脑耗材。

采购部有四个，分别是计划中心采购部，南海分公司采购部，工程部采购，行政部采购；其中计划中心采购部主要负责石英砂、碎玻璃、纯碱、重油、柴油等原材料的采购，南海分公司采购部比较复杂，主要负责包材、涂料、五金备件、备瓶、劳保用品、电脑和部分工程物料的采购，工程中心主要负责工程类大件物料的采购，行政部主要负责耗材的采购。

Ｕ８的采购系统中，每个申购部门只能设置一条申购审批流，而我们的申购部门要不同的物料，有不同的申购审批流，这该怎么办呢？

办法，就是按照申购单终审人不同，分成三大类：第一类是有部门经理一级审核，卓总批准即可下单采购的物料，比如：石英砂、碎玻璃、纯碱、重油、柴油、包材、涂料、五金备件、备瓶、劳保用品等。第二类是由工程中心黄总终审的，比如：工程物料。第三类是由郭总或者叶总批准才能下单的电脑或者耗材。

第一类申购流程

第二申购流程

Ｎ

Ｙ

第三类申购流

这样，基本上涵盖了所有物料的采购，达到了一个部门只有一个申购流的目的。申购流讲完后，下面如何采购下单、到货、质检、入库。

请购单审核生效后，会自动传递给生产计划部的李大刚和采购部的王国强经理，以各自的用户号进入系统，寻找出所有经过审核的申购单。然后，把不同的申购单分发给不同的业务员采购。采购员凭采购部经理分发的申购单，进行供应商的寻找，然后进一步砍价后，把供应商确定下来。

供应商确定下来后，可通过电脑拷贝的方式，把申购单转化为采购订单。采购定单通过采购部经理审核，就可以直接下单采购。

采购回来后，在电脑中产生一张到货单，到货单有两种选择：一种是直接入库，一种是要报检的，要报检的会在电脑中自动产生一张检验单，检验单中如果有不合格产品的，会产生不合格产品报告，然后产生退货单或者入库单，经过罗亿军经理审核后，结束。

做好计划后原熔部固定一个文员在Ｕ８采购系统中填写申购单 卢业胜一级审核

卓总二级批准 计划中心从采购系统中拷贝申购单 转化为采购定单

采购定单由李大刚一级审核 陈汉益二级审核 下单采购回来后

从采购系统中拷备采购定单转化为到货单 到货单报检转化为报检单

转化为检验单 不合格产品处理报告 仓库管理系统生单生成入库单

入库单由罗亿军经理审核后 结束

使用采购系统后，将会有以下几个方面的调整：

在填写申购单之前要在存货资料中检查有没有所申购物料的编码，如果没有要在我们的存货资料中先建立，建立工作暂时由网络信息部负责，以前的流程先购买再建立。

电脑和耗材买回来后，要经过物流部填写到货单和入库单，使用时要经过领用。以前没有经过物流部，也没有领用过程。