新形势下加强省级图书馆地方文献工作的思考

[摘 要]地方文献的特征及其在省级图书馆藏书建设中的地位,决定了省级公共图书馆加强地方文献工作非常必要和可行。加强省级图书馆地方文献工作,必须搞好地方文献的调查研究,加强分工和协作,建设地方文献数据库。

[中图分类号]Ｇ253
[文献标识码]Ａ
地方文献工作是图书馆通过对本地区地方文献资料的搜集、整理、保管和利用,为本地区社会物质文明和精神文明建设服务的重要工作。随着现代化建设的需要,物质文明和精神文明活动的深入开展,以及地方志、专业志编写工作的广泛进行,地方文献在藏书建设中的地位日趋重要。省级图书馆要完成服务于经济和精神文明建设的任务,就必须把地方文献工作列为全馆的主要工作之一,认真对待,切实作好。

一、地方文献的特征以及在省级图书馆藏书建设中的地位

1、地方文献的特征

(1)地方文献以一个省(区)地域内的自然、社会基本情况为主要内容,从不同侧面反映这一地域历史与现实的基本状况,反映这一地域的历史沿革、自然地理风貌、经济发展、民族民俗风情等,使得地方文献具有极为鲜明的地域性特征。

(2)地方文献的基本内容是本地区人民实践生活的真实记录,也是这一地区人民对自然环境以及社会发展的认知和总结。这些内容均从实践中获得的,具有极强的实践性。

(3)地方文献内容多样,跨学科、跨行业、跨时代,研究对象包罗万象,记录载体、出版形式多样,使地方文献具有广博性和资料性的特点。

(4)地方文献从纵向上沿袭于各个时代及其各个时期,从横向涉及社会的各个方面。它将动态的历史发展,保存于静态的文献载体之中,反映出不同时期、不同时代的社会发展水平,因而具有极强的历史性和时代性特征。

地方文献内容丰富而广泛,所包含的地方史料具有时代的连续性和社会不同方面的相关性,地方文献的这种动态性和整体性特征,使得地方文献具有极其重要的使用价值。

2、地方文献在省级图书馆藏书建设中的地位

二、加强地方文献工作的现实需要和可行分析

1、从全社会文献资源的整体建设角度分析

近些年来,受书刊涨价及一些民办信息机构的纷纷崛起等因素影响,全国多数文献情报单位,在文献资源建设和文献情报服务方面,都遇到很大的困难。这就要求文献情报单位应从宏观上加强文献情报资源的合理布局,发挥优势,有重点、有特色地做好文献情报的保障服务。另一方面,从文献使用情况看,藏书利用以后产生的社会效益和经济效益的高低,首先取决于读者的满足程度和利用程度,这也从客观上要求,只有通过建立具有适应本地社会需要、满足本地读者需求的特色馆藏体系,才会抓住读者。鉴于上述方面原因,加强地方文献资源这种特色体系的建设已成为一个新的趋势,给不少文献情报机构提供了一个发展的机遇。

2、从文献资源共建共享的角度来分析

其基本原则就是通过建立一个合理的文献资源布局体系,来减少巨大的馆藏建设重复与浪费。共建应以各自的特色为基础,特色意味着馆藏在某些方面的特殊优势,若无特色也就无所谓共享。作为地方文献资源建设来讲,它是建立在本地文献收集、整理、利用的基础与优势之上,既可填补稀缺,又避免了重复浪费。因此,必然可成为一个可靠的、富有特色的保障体系参与到文献资源的共建共享中来。

3、从地方文献的内在特征进行分析

地方文献的涵盖范围具有综合性,包括了各个领域,可称"地方小百科"。作为一般读者来讲,可以通过地方文献来了解当地的基本概貌,加深对本地情况的熟悉程度;作为学者和研究员,则可以通过地方文献全面并有侧重地分析、研究地方性问题,为当地发展提出决策参考。这一切,都有助于各类读者从地方文献的信息含量中受到启发与借鉴,有针对性地解决地方实际问题。

可见,加强地方文献资源建设既必要也可行。

三、加强省级馆地方文献工作的思路与对策

1、搞好地方文献的调查研究,做好地方文献的补充工作。

首先搞好书目调查。利用有关工具书和目录检查馆内地方文献的收藏情况。如《山东省新编地方志目录》一书就收有山东省各类志书3519余种,地情资料944余种,这其中许多都是省馆目前没有收藏的。通过书目调查,地方文献工作人员可以及时了解本馆馆藏,有的放矢地进行征集工作。另外,要有目的、有重点地搞好社会调查,包括本省各有关单位正式和非正式出版物数量、种类、创刊日期、出版时间等方面的调查。在社会调查中应与各地史志办等相关单位保持密切联系,注意掌握各地的编史修志的动态、进度、重要的地方文献的发现情况等等。

2、加强分工、协作

(1)省、市馆间的分工

作为市级公共图书馆,它的地方文献资料收藏重点,应该是尽可能的将以专门记述本地区有关情况为内容的文献资料收集齐全。对这类文献资料的收集,大到综合反映本地区情况的书刊资料,小到单独记述本地区某一方面情况的书刊资料、记述本地区某一行业或一个部门情况的专门资料。而对那些包含有本地区有关情况在内的综合反映本省各地情况的文献资料可视经费等条件所限,有选择地收藏。对那些包含全国各地区或部分地区情况的文献资料,虽内容涉及本地区有关情况,也没有必要作为地方文献资料收藏。

作为省级公共图书馆,应重点收藏综合反映本省各地有关情况或部分地区有关情况的文献资料,收藏的越齐全越好。对那些包含本省有关情况在内的综合反映全国各地情况的文献资料,可视客观条件允许,尽量收集齐全。本省各地的繁杂的地方文献资料,由各地的公共图书馆去详尽地收集保存。作为省级公共图书馆则没有必要去广泛详尽的收集,避免形成本省范围内收藏地方文献资料的不必要重复。同时,作为省公共图书馆无论从现实的人力、物力,还是其它一些客观条件来讲,也都不可能把本省各地所有的地方文献资料收集齐全。对这部分文献资料,可根据为本省领导机关及有关部门提供各地地情资料的需要,去有选择地收藏,不强求齐全。

通过对省、市公共图书馆的地方文献收藏范围进行上述的分工,逐渐形成一个省馆齐全的,收藏有综合反映本省各地(两地以上)情况的地方文献资料;各市馆齐全的,收藏有专门反映本地区情况的地方文献资料的总体。这样一个由若干地方文献收藏点连成的地方文献收藏总体,就较好地反映出了本省完整、系统、齐全的地方文献资料情况,省、市馆间都有了自己较为明确的地方文献资料收藏侧重点,各馆还可以更好地集中人力、物力、财力,用于"重点"文献资料的广泛搜求上。

(2)组织上的协作与协调

地方文献工作在目前虽然已受到了各公共图书馆的普遍重视。但是由于各图书馆自身存在的客观情况限定了各图书馆对地方文献工作的重视程度,其具体做法不可能完全一致。因此,有必要采取各种可行的做法来达到各馆地方文献组织机构等情况的协调和统一。一是各图书馆有必要设置负责地方文献工作的专职人员(有条件的应设置地方文献部门)。二是要建立一个全省范围的地方文献工作协作组织。这个组织由各市馆的地方文献工作人员参加,由省馆的地方文献工作部门负责组织和召集开展有关活动。通过这样一个协作组织,加强各图书馆地方文献工作间的联系,对各馆(特别是省、市图书馆间)的地方文献资料收集、有关工作的协作与协调,以及地方文献工作中遇到的诸多问题开展经常性的讨论研究,制定和不断改进在地方文献工作中实施的各种措施和具体做法,以促进全省公共图书馆地方文献工作的不断发展和完善。三是从地方文献工作的长远需要着眼,各图书馆有必要设立地方文献资料专库或地方文献资料专架,对地方文献资料进行单独的存放和管理。这样做,有利于对馆藏地方文献资料的全面把握和充分利用,有利于地方文献资料的长期妥善保存。否则,由于馆藏的地方文献资料散布于其它各种书刊资料之中,会给整个地方文献工作带来很多的麻烦。

(3)信息协调

各公共图书馆可定期或不定期地利用书目索引等形式,把本馆的地方文献资料内容详尽地反映出来。一来方便读者对馆藏地方文献资料的了解、利用,更重要的是省、市公共图书馆间可通过书目索引这一形式,进行馆藏地方文献资料的信息协调。省馆通过各市馆的馆藏地方文献书目索引,来掌握各地详尽的地方文献资料收藏情况;各市馆通过省馆的馆藏地方文献书目索引来掌握自己没有作为重点收藏,或是没有收藏的那部分包含有本市情况的文献资料情况。这样一来,要查阅本省某地区的地方文献资料,即可在该地区的市公共图书馆收藏的地方文献资料中得到较好的解决。此外,又可在该馆通过书目索引了解和掌握省馆收藏的,包含有该地区有关情况的那部分文献资料情况,以便在必要时到省馆查阅。同样,在省馆可以查阅到综合反映各地情况的各种地方文献资料。

3、进行馆藏地方文献数字化,建设地方文献数据库

建立地方文献数据库是开发、利用地方文献资源的基础工作。随着网络技术的发展和普及,实现文献资源的数字化,并使之成为网上的一部分已经成为社会发展的必然。建立地方文献数据库,正是为了满足人们在网上实现信息资源共享的需要。同时,建立地方文献数据库,可以大大加速省馆与各地市分中心的信息互动,扩大开发和利用程度,是实现信息资源共享的有效方法。

地方特色是地方文献数据库的核心。公共图书馆应根据自己的特点和当前地方文献数据库建设的现状以及有关部门的规划、协调,来规范数据库的建设,选择选用率高、有一定学术和史料价值的文献,分阶段、分步骤地建立类型齐全的数据库,如书目数据库、专题数据库、报刊索引数据库、文摘数据库、全文数据库等等,以便向读者提供多层次、多样化的服务。其中,建设地方文献书目数据库,是实现省馆与各地市分中心信息互动,加快信息资源加工处理速度和动态反映速度最直接的方法。因此,省级图书馆应把地方文献书目数据库建设放在首位。

省级图书馆还要根据本地经济建设和社会发展的需要,分期分批地建设一些有较大政治影响和经济效益好的专题地方文献数据库。如湖南图书馆已建和拟建的项目有湖南人物资料数据库、湖南地方法规数据库、洞庭湖资料数据库等。另外还应该积极配合全国公共图书馆文献数据库建设,如湖南图书馆馆藏的湖南地方志、湘军史料等。

总之,地方文献工作是图书馆工作的重要内容之一。我们应当从实际情况出发,有计划、有步骤地进行搜集、整理和服务工作,长期努力,积浅入深,逐步形成一个既有广度、又有深度的地方文献体系和地方文献工作体系,使之成为当地建设事业不可或缺的信息资源。

参考文献:[2]山东省图书馆学会 山东省地方文献征集、整理、利用协调协作倡议书[Ｊ] 山东省图书馆季刊,2002,(2)

[作者简介]王玉梅(1963-),女,山东莱阳人,大学文化,山东省图书馆中文采编部主任,副研究馆员;李超(1977-),男,山东莱西人,大学文化,山东省图书馆中文采编部助理馆员。

〔出处〕