论东北地方文献联合书目数据库共建工作

[摘要] 本文通过对东北地方文献联合书目数据库的建库条件和现状的分析，提出了东北地方文献书目数据库联合共建的几点建议。从宏观上勾画出东北地方文献联合书目数据库方案的轮廓，促使东北地区各馆在总体设计思路下，共建东北地方文献书目数据系统。

东北三省的图书馆事业历史悠久、馆藏丰富。早在十九世纪末二十世纪初，沙俄东清铁路局和日本南满铁道株式会社调查部就分别在东北创办了图书馆。至日伪时期，东北三省铁路沿线已建立了数十个图书馆。东北解放后，东北三省各系统的图书馆事业有了很大的发展。据统计：东北三省有县区级以上公共图书馆268个；有高等院校图书馆180个。东北三省图书馆收藏有丰富的文献，馆藏总数为10100万册。三省图书馆馆藏不仅数量浩大，而且地方特色鲜明，特别是关于东北地方志和有关东北地方政治、经济、贸易、文化教育、物产、矿产等中、日、朝、俄等文种的调查资料尤为珍贵。丰富的馆藏文献为东北地区经济和社会的发展提供了保障。但目前对于诸多的东北地方文献，尚未建立一个统一的经常性的书目控制系统，因此，建立和维护一个收录齐全、时间跨度长、信息量大并集中和全面反映东北地区公共系统、高校系统以及科研系统馆藏的东北地方文献书目数据库，从宏观上勾画出东北地方文献联合书目数据库方案的轮廓，以促使东北地区各馆在总体设计思路下，共建东北地方文献书目数据库系统，应该提上议事日程。

1 东北地方文献书目数据库联合建库的现实条件

当前，联合建设东北地方文献书目数据库，在计算机设备、自动化应用、网络环境以及标准化和数据资源等方面都具备了一定的条件。

1．1相应的计算机通讯设备软件。近年来我国东北地区图书馆自动化建设有了长足的发展，绝大多数图书馆都装备了相应规模的计算机设备，研制和引进了各种图书馆集成系统软件，各业务环节实现了计算机管理，并培养了一批业务骨干和软件开发人员。这些为图书馆网络化和资源共享奠定了可靠的基础。

1．3文献编目标准化工作已初具规模。文献数据库的标准化与规范化是实现文献工作现代化的必要前提，是实现网络化进而实现文献资源共享的基础。我国在这方面作出了许多努力。1996年颁布实施的《中国机读目录格式》，为我国机读目录制定了标准；同年又对我国各类型的文献著录标准做了进一步修订，并编写了《中国文献编目规则》等等。这一切规则和标准的制定和颁布，为我国文献工作的规范化和标准化铺平了道路。自1993年颁布《文献著录总则》至今，已正式发布有关文献标准多种。如《国际标准书目著录》、 《UNIMARK格式和手册》、《规范数据款目著录规则》、《普通图书著录规则》、《文献主题标引规则》、《中国机读规范格式（试用本）》等，为规范控制的标准化奠定了一定的基础。同时也为书目数据库资源共享创造了最基本的条件。

2 东北地方文献书目数据库联合建库现状分析

东北地方文献资源共享一直是东北地区图书馆工作者追求的目标。多年来，东北地区图书馆曾多次开展协作，协作的主要方式是编制联合目录。各省市和各系统的图书馆都程度不同地开展过联合目录的编制，并取得了一定的成效。但这种联合目录多局限于一定范围或行业系统内部，而且因编制周期长，目录多有缺漏，不能及时更新，且检索和查阅有诸多不便，已越来越不适应现实需要。

近几年来，东北地区图书馆界在文献资源数据库建设方面进行了积极而有意义的探索。一些省市和各系统图书馆正在组建或将要组建东北地方文献联合书目数据库。如吉林大学正联合组建的《东北地区12所院校文科专款引进图书书目数据库》、《东北亚经济文献开发书目数据库》；辽宁省图书馆正在开展辽宁地方特色文献数据库建设项目．计划并已着手建设《东北地区三十年代作家数据库》、《东北现代史数据库》、《东北作家群数据库》、《东北名胜古迹数据库》、《东北少数民族风俗习惯数据库》等具有区域特色的数据库。黑龙江、吉林地区的各系统的图书馆也正在着手联合建库工作。今年3月，由中国近代史研究会满铁资料研究分会联合东北地区各馆组建的“满铁文献数据库”项目已开始启动，这些为逐渐形成具有东北区域特色的大型文献资源数据库开创了先河，为东北地区跨系统、跨省市联合建库奠定了基础。虽然联合建库已见端倪，但就整体而言，还存在着以下一些问题：

2．1缺乏宏观设计和长远规则。东北地区的公共馆系统、高校系统、科学院系统均编制联合目录及数据库，但相互之间缺乏必要的分工和协作，造成不必要的多头重复和浪费，同时又存在一些缺漏。

2．2 缺乏权威性的以专家为主的决策、执行机构。联合建库中会遇到许多重大的业务与管理问题，这些问题的有效解决无疑需依赖于各成员馆的合作和支持，但更主要的是依赖于由专家组织起来的有权威性的集体决策和执行机构。

2．3缺乏统一、公认、稳定的联合建库中心。东北地区地域广阔，各类图书馆数百个，其分布较散，尤其是各馆分属于不同的管理部门。这种各行其是、条块分割、各自为政的管理体制，不利于业务上的统一领导，在财力、人力、物力上的调配更显得苍白无力。目前，东北地区三大系统图书馆均有自身的管理中心，也都试图吸收外系统馆参加联合建库。然而在整个东北地区却形不成核心，握不成拳头。就是发展到跨系统的联合建库，也多局限于某一省市范围内。很难在整个地区中发挥图书馆的整体效益。

2. 4著录的准确性和传递的及时性不够。由于参加联合建库的馆与中心馆关系松散，没有严格的制约和质量检验措施，因此，在收录范围、著录质量，包括馆藏情况上都存在着准确性的问题。大大降低了联合建库的功效。

2．5缺乏统一的规范和标准。由于各组建单位各行其是，致使数据库标准化程度很低，缺乏实用性和通用性，难以实现共用共享。

2．6各系统、各省市发展不平衡，技术水平、通信环境均存在不同程度的问题。而且由于受条块分割体制的影响，图书馆自动化长期处于单个图书馆的集成系统阶段，给联合建库带来很大的困难。从整体看，公共图书馆计算机自动化和网络化滞后于高校、科研系统图书馆；黑龙江和吉林地区滞后于辽宁地区；小馆滞后于大馆。

如何克服上述困难，达到预期目的，尚需我们付出不懈的努力。总起来看，目前急需解决的问题是采用何种组织形式将分属于不同主管部门的众多图书馆组成一个即有分工又有协作的联合统一体。

3 对联合建库的几点建议

我国图书馆正处于转型时期。在设想重大计划时，除了借鉴国内其他地区和系统的图书馆经验外，更重要的是考虑东北地区情况。目前应立即着手以下几项工作：

3．1召开有关重点馆专家代表专题研讨会。联合所有东北地区图书馆，组建跨系统、跨省市的东北地方文献书目数据库尚属首次，涉及到许多较大的业务和管理问题。因此，预先对其进行论证、研讨以达成共识异常重要。如：各文种文献的著录标准、机读格式、分类标引和主题标引的一致性问题；著录的主要信息源是否需要重新考虑；怎样检索和获取被著录的信息；维护和更新远程检索文档中记录的最佳工具是什么；更主要的问题是如何正确理解和使用国家和国际标准，等等。

3．2建立管理协调机构。建设东北地区跨系统的联合书目数据库，无疑是一项颇具规模的合作工程，需要强有力的组织协调。首先建议成立执行委员会，由东北地区省市馆、重点院校馆、社科院馆的专家代表以及各省图书馆学会、高校图情工委的代表及一般成员馆的代表组成。执行委员会分两部分：常任委员与非常任委员。执行委员会的性质是在自愿、平等互利基础上建立的横向联合组织。其主要职能是：制定联合建库方案和协议、数据库记录编制细则、数据库质量控制的若干规定等条例；负责书目数据联合建库的总体规划和各项计划的实施；主持日常事务等。委员会可根据需要设置专门小组，着重研究诸如著录标准、机读格式的选择与制定；应用软件的利用与开发；现有电子数据的转换与兼容；计算机平台的确定和工作手册的编写等问题，为整个工作的顺利推进做好组织保障和技术保证。

3．3确立联合建库中心基地和骨干馆。建立联机书目网络，通过网络功能将分散的数据组成整体系统。基地可分两级，即建立地区联合中心基地并在每个省的中心城市建立中心基地。中心基地可与管理协调机构挂靠单位一并考虑。各省凡参加联合建库的图书馆在本馆设立微机工作站，然后通过工作站与中心联网。该中心基地的选择要遵守以下原则：

A、原有文献信息资源丰富，基础雄厚。B、具有符合国内、国际标准的现代化信息加工和提供手段。C、图书馆原有业务基础好。有一支基本符合要求的懂图书馆业务及计算机知识，协作较好的专业队伍。该基地主要负责具体的建库事宜、建库工作动态等。同时，根据东北地区合理布局的要求，在东北三省分别设骨干馆。骨干馆也应从目前基础较好的单位中选择，如馆藏基础、业务与技术能力等。另外，上述各层次的成员馆在数据建设与维护等方面的责任和要求不同，层次高的成员馆要求也高。

3．4制定联合建库计划草案。该草案至少包括以下内容：

3．4．1近期与远期目标。近期目标是对已联网的馆进行网上数据传递，其余馆及时以磁盘为载体进行数据传递，实现部分网络和不同地点分散微机上硬盘联合书目数据库统一管理，提供服务；远期目标是以网络联机为基础，建立完全意义上的网上联合书目数据库。最终对整个东北地区地方文献实行有效地书目控制。

3．4．2建库原则。东北地方文献联合书目数据库建设必须遵循以下原则：

统一性原则。统一建库标准，根据已制定的有关国内和国际标准，对东北地方文献进行规范建库。数据中心应及时对各馆提供的数据进行质量把关，确保数据的标准化、规范化、避免不必要的人力、物力浪费。

系统性原则。东北地方文献联合书目数据库，是一项整体性、系统性和持续性的工作，必须反映东北地区各馆入藏的全部信息，同时不断维护和记录，及时报导和传递最新书目信息。因此，建库时要克服片面性、局部性和阶段性。全面、系统、持续地反映各馆馆藏，更好地为东北地区社会发展服务。

专题性原则。即进行深度分类开发，根据东北地方文献的特色和东北地区经济、社会发展的需要建立各种专题数据库。

该草案还应对联合建库实施的具体步骤、时间、评估与检查标准等做出安排。在专家对草案进行讨论、修订后便可启动。

3．5筹集经费。要积极争取东北地方政府的财政支持，争取相关部门专项经费的资助。另外，各牵头单位和参与单位也应积极争取各自系统主管部门和社会各界的支持，以保证建库工作顺利完成。

总之，建设东北地方文献联合书目数据库。是东北地区图书馆事业发展的必然趋势，是社会、读者的需要。我们要抓住机遇，面向实际、面向应用，高度重视这项工作。东北地方文献联合书目数据库共建计划能否实现，完全依赖于东北地区广大图书馆同行的努力和有关领导的支持。可以相信，在大家的共同努力下，东北地区地方文献联合书目数据库共建工作一定能开展起来并取得成功。

参考文献