翻新时间:2023-08-05
档案本质属性研究简评-档案管理论文(1)
众所周知,档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。近年来,档案界又有人提出了几种全新的观点。笔者拟综合这方面的 研究 情况作一简要述评。
一、原始记录性吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出,“档案是 历史 的原始记录,或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”,“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性,就是原始记录性”①。
应该说,这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑:其一,如果原始性是档案的本质属性,那么“原始记录就是原件,具体地说就是原稿。
如果这样的话,那么档案就是原稿,一切非原稿以外的记录,因为不是原始记录,就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中,不一定都是原稿,还包括根据原稿而形成的打印件”。
其二,“原始记录,当包括文物和图书手稿,即文物和图书手稿,它们也具有原始记录性”,因而“原始记录性是三者的共性,而不是档案所特有的本质属性。”②笔者认为,上述质疑是值得探讨的。
其一,我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说,文件的原稿的确是原始记录,但文件的打印件也是原始记录。
原稿是印制打印件的依据,打印件是机关处理事务的依据,两者是一个完整的有机整体。因此,打印件也属于原始记录则是无疑的。
其二,不可否认,图书手稿是档案,有的文物也是档案,但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据,但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。
而档案则不然,“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品,它是人们进行 社会 实践活动附带的产物,或者说它是 自然 形成的,而不是纯粹人为的结果。”③当然,有的原始记录既是文物也是档案,“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。
”④《档案法》第十二条规定,“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的,可以按照 法律 和行政法规的规定,由上述单位自行管理”。可见,同样是原始记录,并不 影响 我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
也许有人会说,既然原始记录性是档案的本质属性,那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确,由于“文件与档案记录的 内容 相同”、“文件与档案的物质形态相同”,因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。
是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以,文件与档案从本质上来说则属于同一事物。
但是,有人据此认为,既然文件与档案本质属性相同,那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实,这是对文件与档案关系所作的错误理解。
文件与档案之所以属于同一事物,是由于两者的载体与内容完全相同,这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下,次要性质可以发生变 而恰恰是这种变化使得同一事物的 发展 呈现出阶段性。
所以说,文件与档案是同一事物,但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称,也就说明了这一点。
二、客观记录的归档保存性查启森同志对原始记录性提出质疑,并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”,“构成档案的根本条件,是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。
没有这一程序,也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的,因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。
但 问题 在于,归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档,相对于档案保管机构来说就是档案的接收。
档案保管机构除了正常的接收之外,还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性,那么未经归档保存的客观记录就不是档案。
这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此,档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此,张辑哲同志指出,“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。
实际情况是,无论是否集中保存,档案就是档案,非档案就是
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