地方文献工作五十年之探讨

地方文献工作五十年之探讨 地方文献工作五十年之探讨 地方文献论文 更新：2006-4-8 阅读： 地方文献工作五十年之探讨

地方文献近年来在地区的社会政治、经济建设、文化教育、科研活动中所起的作用日益明显，不少公共图书馆把它作为本馆主要的特色馆藏，增加入藏量，加大开发利用的力度。如何通过地方文献工作，把地方文献藏书建设成为一个特色显著、服务效益良好的体系？笔者试以广东省中山图书馆的地方文献工作为例进行研究和探讨。

一

（一）坚持把收藏地方文献作为公共图书馆的地方特色馆藏建设的长远目标,这是地方文献事业持续、稳定发展的重要保证。

丰富的地方文献藏书成为发展本地区社会建设、修纂地方史志和从事学术研究的宝贵信息资源，发挥了巨大的作用。

我馆多年的地方文献工作实践证明：只有把地方文献作为馆藏建设的长远目标，才能坚持长期积累，逐渐形成有规模、实力雄厚、效益显著的藏书体系；只有目标明确，才能有目的、有计划、，有系统地搜集，形成有个性、有特色的藏书体系，真正满足本地区社会发展需要。

（二）建立科学化的管理系统，把地方文献各项业务工作纳入正规化、制度化和标准化的管理轨道，使地方文献成为一个功能完善，服务效益显著的体系。

1．成立专门工作机构，专人专责，使地方文献搜集、整理、保存、开发、使用等业务工作实现正规化、制度化的管理。

我馆地方文献专藏从创建起至今，一直保持由专门工作机构和专职人员负责有关业务工作，坚持实施各项业务工作的制度和标准。采访工作由地方文献征集小组负责，按照不同时期的收藏范围和原则征集文献；整理编目工作由地方文献专职编目人员负责，根据国家有关文献的分类、著录标准以及本馆地方文献编目工作细则操作；读者服务、文献开发和藏书保管工作都设有专职人员，并实施有关的规章制度。通过专人专责和制度化管理，保证了地方文献各项业务工作的标准化和规范化，为文献的自动化、网络化管理打下基础，从而建立起一个各项业务功能发挥良好、符合地方文献读者使用的藏书系统。

2．根据图书馆方针、性质、任务、馆藏基础、本地区特点和发展需要确定本馆地方文献的藏书范围、藏书重点及藏书布局。

作为一个省级公共图书馆，我馆的任务是为本地区社会建设和读者学习研究而服务，因此，决定了其藏书建设的目标是建立有地方特色的藏书体系。我馆从创建广东文献之始就依照杜定友先生所定的“史料、人物、出版”三方面确立地方文献的收藏范围。

我馆地方文献专藏在力求完整、全面和系统前提下，已确立以地方史料、地方志、族谱、孙中山文献为重点藏书的体系。在地方文献中，凡是有代表性的、学术及史料价值高、有效信息量集中、为读者长期反复使用的资料可作为重点藏书。确定重点藏书的目的在于，一方面可提高地方文献整体藏书的质量，增强其特色优势，提高服务能力；另方面可作为地方文献补充的主要目标。具体地说，重点藏书有地方志、地方谱谍、连续出版的史书（如文史，党史资料等）、年鉴、重要的报纸和期刊、重要人物资料等。

我馆地方文献专藏一直以来是以独立的藏书组织形式进行集中管理，其优点是方便工作人员熟悉和研究藏书，提高工作质量；可以根据地方文献的特点组织藏书，利于工作人员迅速找到所需的资料，提高读者服务工作效率；便于读者利用资料，节省查检时间；保证藏书的系统完整，避免丢失和损坏。总的来说，集中管理地方文献藏书，使其可得到妥善的保存和有效的开发利用，事实上，我馆由于馆舍分散、藏书布局、购书经费不足等原因影响，地方文献专藏中的文献并不是地方文献的全部，那些不具有广东特点的广东出版物就分散在其它书库中。因此，从目前图书馆的现状来看，广义范围内的地方文献难以全部集中收藏管理，只能集中其核心部分，即地方史料。

3．地方文献采访。

（1）贯彻目的性、系统性、主动性的采访工作原则，这是根据地方文献的特点和读者使用的需要而确定的，是做好藏书补充工作的前提。

①目的性原则。

根据本馆确定的地方文献收藏范围、内容、地区、形式、时间，进行有目的、有计划搜集文献资源，这是目的性之一；由本地区历史和现实需要而形成的重点文献，是藏书补充的重点，是目的性之二；根据本地区的新变化（区域、形式、任务）的需要而相应调整藏书补充的目标，这是目的性之三。

目的性体现在既要全面收集目标范围之内的文献资源，又要突出重点补充；既要收集符合本地历史发展特点的文献，又要收集满足本地现实形势和任务需要的文献，只有有目的积累文献，才能保证馆藏地方文献的质量，才能形成有特色、符合本地区读者使用需要、能充分为本地区建设服务的地方文献藏书体系。

②系统性原则。

在确定收藏范围的前提下，保证收集资料的全面完整和连续性，这是系统性原则。

首先，在文献内容方面，要求保持其历史延续性，对连续出版的重点文献，如地方志、年鉴、文史资料、丛书、会议文件、期刊、报纸等等，必须确保其收藏完整、系统。一旦发现缺藏，则要想方设法通过各种途径（复制，交换，购买）补齐。另外，在收藏范围之内的各学科内容的地方文献，都需要收全。尤其注意收集自然科学、应用技术学科等方面有关本地区的调查统计、情况介绍、科研成果或具有本地区特点的研究论著等，这对促进本地资源开发、经济实业建设、科学研究有着重要意义。

其次，在文献载体类型方面，凡各种类型载体的地方文献都必须尽量收全，这是杜定友先生的观点。近年来，随着高科技和出版业的迅速发展，各种新载体形式的文献不断涌现，如音像型、机读型的地方文献就必须及时搜集。

第三，所有关于本地区的文献品种，无论是正式或非正式出版的，团体机构或私人出版发行的，都要尽全收集。

③主动性原则。

采访人员在熟悉地方文献馆藏情况和读者需要的基础上，主动积极征集文献的原则。

目前，地方出版物出版不规则，尤其是民间出版物迅速增多，而出版发行消息不通畅等一系列的现实问题，给地方文献收集工作带来不少困难，这就要求采访人员本着对工作的高度责任感，以主动积极的态度进行文献的搜集工作。主动了解出版信息，主动上门征求，及时收集新文献，想方设法、随时随地搜罗重点文献，积极运用多种方式征求文献，以达尽全搜集目的。

（2）实行多渠道的采访方式。

我馆采取的是以呈缴本方式为主，其它方式结合进行补充藏书，我馆和其它馆的经验说明，在地方政府和出版部门的支持下，推行出版物呈缴本制度，是收集地方文献资源的重要方式之一，是有效可行的方法。但是仅靠呈缴本方式是远远不够的。目前地方文献出版物的出版发行的复杂情况决定了要做好藏书补充，还必须不失时机运用多种方式同时进行地方文献征购。

地方文献发行方式的特殊性决定了要采用多种方式征集。80年代以来，出自民间社团和私人的非正式出版物剧增，其不正规的发行渠道，以及不贯彻呈缴制度，造成收藏单位征集困难。地方出版物品种多、类型多、发行机构多、发行渠道多变，给地区的新闻出版机构的管理造成困难，使呈缴本制度无法全面推行；另方面由于大量地方出版物缺乏发行信息，（如广东新华书店办的《广东新书目》于1997年停办），也使收藏单位难以及时征集新地方文献。也有不少出版机构不保留样书，导致收藏单位无法进行补缺；地方出版机构也不按规定缴送样本，经常出现漏缴现象，造成收藏单位缺藏。地方文献收藏范围是以史料为主，除了本省出版的地方史料外，省外和国外，以及港澳台等地出版的地方文献仍需要采用其它方式征购。

以上种种情况，说明地方文献的搜集不能单依靠呈缴本方式，还必须根据实际情况采用上门征求、交换、购买、复制等多种方式补充藏书。

4．地方文献整理。

地方文献整理工作是读者服务、藏书组织管理、文献开发、数据库建设的重要基础，为了能准确揭示地方文献的特性，需要根据其形式和内容的特点，制定有关工作条例和细则，结合文献工作的各项标准一起使用，只有这样的整理和编目，才能建立起有地方特色、便于管理使用的藏书组织，以及高质量、多检索功能，体现地方性的书目数据系统。

（1）根据地方文献形式的特征进行加工整理。地方文献非正式出版物多，版式不规范，项目不完整；不定期的连续出版物多，如简报、校刊、宣传材料、各式小报等；散张散件资料多，如会议文件、传单、手稿、特刊等；类型多，除书刊报外，还有地图、照片、音像制品、缩微品等，地方文献形式上的特征，产生了集中或分散组织文献的问题；产生如何对各种不同类型及不规则版式的文献进行规范整理问题。例如：年鉴、年报、会议录、文史资料均作书处理；连续出版的通讯、简报、小报则作报刊处理。另外，零散资料一般按其事件、主题、时间进行归类集中，装订成册后，依内容拟定题名，作书处理，如会议文件可将同一会议的资料集中装订后再编目。因此，根据文献不同的实际情况，建立规范的工作程序、方法、制度、规则是十分必要的，既要立足于目前，又要为长远考虑，要为建立一个方便今后长期管理和使用的藏书组织打下良好的基础。

（2）根据地方文献内容上的特点进行编目。地方史料文献与一般文献在内容上最大的不同是地方性。因此在编目标引时尤其注意揭示其内容的地方性。例如，主题标引时，对每种文献的揭示必须能运用地方性主题词，尤其是地方名称的主题词；分类标引时，尽可能揭示文献的学科和地区属性，便于组织有地方特点的藏书排架体系和目录体系，方便读者从地区角度查检文献。

（3）注意积累名称数据，例如，地方人物名称、团体机构名称、地区名称和地方性主题词等。为建立名称规范数据库作准备。

5．地方文献读者服务

（1）地方文献读者服务是高层次、高标准的服务工作。

我馆地方文献专藏的读者对象主要有学术研究人员、编史修志人员、政治宣传或文化宣传工作者，其他读者。

第

一、二类读者主要来自省、市各科学学术研究机构、各大学研究所、文教单位的高、中级专业技术人员及海外从事学术研究的学者、教授，他们承担各学科学术研究课题、撰写学术论文、编修各地方志，编撰史书及人物传记等。他们研究的课题水平高、难度大，利用资料内容范围覆盖面广及层次专深，对提供的资料、信息和线索要求全面而准确。在读者群中，这类读者数量多，使用资料时间长。

第三类读者主要是来自党政机关、文化系统等单位的工作人员，因工作之需查阅资料、信息，例如：筹办展览、进行政治宣传活动、制作影视片或宣传品等等。他们对提供的资料要求有一定广度、深度和专指度。

最后一类读者大多因个人的特定需要查找资料、信息。例如：查寻家族史、搜集先人资料、寻找证据资料、查询最新法规和政策等等，他们对资料的要求仍有一定的专深度。

地方文献的读者群是以研究型、高层次的读者为主体，其对文献资料要求的专深度和广度，决定了地方文献必须提供高质量、高标准的服务。

（2）增强读者自我服务能力，是提高服务质量的重要措施之一。

读者自我服务能力是指读者能否充分利用图书馆各种检索工具和馆藏原始文献，迅速自行解决问题的能力。

地方文献专藏读者中，部分长期使用文献的读者及那些解决简单问题的读者一般具备完全自我服务的能力，他们可以利用检索工具、有关参考资料及馆藏原始文献独立解决问题；但是相当部分读者还需要在咨询人员协助下才能解决所需问题，例如需提供有关资料的线索、代为查找原始资料及信息等等。

增强读者自我服务的能力，一方面需提高咨询人员的业务素质，以帮助读者熟悉目录系统和馆藏文献情况；另方面提高文献标引的深度，加大对文献信息开发和数据库建设的力度。读者所需的大量信息隐含于原始文献之中，只有通过文献开发才能揭示出来，只有通过文献信息数据库建设，才能为读者提供多检索途径和先进快捷的检索手段，从而提高读者自我服务能力，使地方文献充分发挥作用。

6．地方文献开发。

地方文献开发是根据本地区形势、任务以及读者的特定需求，对文献进行再加工整理的过程。包括对原始文献的再加工整理和对文献内部隐含信息的整理组织两部分。地方文献开发的目的是，挖掘馆藏地方文献资源的潜力，建立有地方特色的、稳定的、实用的文献信息数据库，以满足读者最大的需求。在开发时需要注意几个问题：

（1）选准开发的目标。

首先，选择符合地方文献读者普遍需求，符合本地区社会形势任务发展需要的课题或有关文献信息作为开发目标，例如：地方人物资料、本省内各个地区史料、某一特定历史阶段的资料（如抗日战争时期）等都是长期以来为众多读者所广泛使用的文献信息，应选为开发的主要目标之一。其次，选择地方文献中最具代表性、在国内外有一定影响和地位、且馆藏占有一定优势的文献作为开发目标。例如：杰出的地方名人专藏（如孙中山专藏）、具有特殊意义的地区史料（如南海诸岛）。第二，具有长期史料价值，为读者反复使用的文献或信息作为开发目标，如地方志、地方族谱、地方图片等。

（2）实事求是做好地方文献开发的调研工作。

选题必须先进行调查研究。调查研究目的是：为了能全面、客观摸清情况，明确文献开发的方向和课题。选准开发课题（目标）是文献开发的关键，只有选准目标开发，才能真正满足读者需要，提高馆藏的利用率，避免盲目开发而造成人力物力的浪费。

（3）地方文献开发必须与数据库建设结合进行。

通过文献开发数据库建设，使文献信息的检索手段科学化，才能对读者提供多种检索功能，最大限度满足读者对文献信息的需求。标准数据库的建设，可以实现网络化，使地方文献信息数据资源得到广泛使用。

地方文献开发中编制的各种专题联合目录、提要、辞典、题录、索引等可以利用计算机建立各种专题、不同类型的数据库，从而形成地方文献数据库网络。如我馆利用《中国期刊辞典》（机读版）的数据建立广东期刊的书目提要数据库，又如，利用编制《广东百年图录》过程中搜集的图片信息，建立广东图片数据库。

7．地方文献数据库建设。

我馆地方文献数据库已建立12年。1986年创建时虽然开了我国公共图书馆计算机地方文献数据库之先河的典范。但时至今日，该数据库中贮存的书目数据仅3万条，题录数据约3万余条，始终没能形成规模，而且利用率低下，没能发挥应有的作用，怎样才能使地方文献数据库建成符合地区社会发展需要，能充分发挥效益的数据库呢？这是个值得探讨的问题。笔者认为：

（1）在确立建库的