试论大学中文医学图书复本的控制

论文摘要：图书复本控制是转型时期亟待解决的问题，如何科学合理的达到既控制复本，又较好适应读者的借阅需求，对于图书馆节约办馆。提高效益有重要意义。一个效率高的图书馆能够达到节约资金与优质服务的结合。因此，立足于提高管理效率，研究大学图书复本的控制。

论文关键词：大学图书馆 中文医学图书 复本控制

控制(contro

1)被看作一种过程，管理者通过它去规范个人和团体的活动，使其和组织的目标与标准一致的。图书复本控制是转型时期图书馆亟待解决的问题，如何科学合理的达到既控制复本，又较好适应读者的借阅需求，对于图书馆节约办馆，提高效益有重要意义。

1大学中文医学图书复本过剩基本情况

大学中文医学图书复本过剩的基本表现为：藏书复本量分配不均，复本在某些区域过度集中，但利用率不高。特殊医学领域，例如法医学、军事医学，版本过于陈旧，是读者意见的焦点。图书馆对院(系)课程设置变化信息、读者需求变化信息不敏感，影响文献配置工作的正确决策。以及文献采访中对复本数的主观臆断，图书馆开放度不够，为社区服务工作薄弱，文献时效性强，很短时间内被读者淘汰，这些都是可能的原因。可以看出，靠增加文献复本保障信息提供，会潜藏着资源浪费的极大风险。医学教材及配套用书的读者利用率最高，但医学纸质文献的增长速度是极快的，医学教材及配套用书版本更新接近一年一次，增加了复本被淘汰的几率。设置图书复本是为了防止图书供不应求状况的出现，增加馆藏信息资源的复本，必然会减少馆藏文献的品种。另外，影响图书复本的因素是多元的，不确定的，每种书的复本需求都在发生着动态的变化，制定书刊复本标准以及各类藏书的流通借阅率，都只关系到具体部门的操作，对于图书复本控制的研究显然不具有普遍意义。复本控制的理想状态是没有复本，即”0复本”。西方发达国家和香港等发达地区大学图书馆在没有图书复本的情况下，图书利用率一般都要超过100％，实现低投入，高效益(和效益)产出口。我国普通大学图书馆暂时还做不到零复本，但是一个管理效率高的图书馆能够达到节约资金与优质服务的结合，从而摆脱图书复本控制的被动状况。因此本文立足于提高管理效率，研究医学图书复本控制的方法。

运用预设在图书馆管理集成系统中的催还、预约功能模块，加大图书馆催还、预约工作的力度读者不按期归还图书，是图书馆读者服务工作中经常遇到的问题，图书在一个读者手中滞留时间过长，降低了文献周转率，有些时效性强的图书，长时间超期不还，很快成了过期图书，造成了资源的浪费。预约服务则是渎者在所需图书全部借出的情况下，向图书馆登记预约，待图书归还后由图书馆根据预约先后顺序通知读者借书的服务方式。

医学图书催还及预约工作的开展能够让更多的人及时看到医学文献，减少复本需求。网络技术的发展及其在图书馆的应用使图书的催还与预约简便而快捷，有了广泛开展两项工作的前提。运用推送技术(Push Technology)提供信息服务，是近年来个性化信息服务中的重要形式，分为两大类：一类是借助邮箱并依赖于人工参与的信息推送服务；另一类是由智能软件完成的全自动化的信息推送服务，多数大学图书馆运用的是第一类。运用计算机系统中的主动推送软件，我们要注意几点：①加强图书馆自助服务项目的宣传和：在高层次的白助服务，如自助借阅方面，一般大学还达不到要求，但网上预约、网上续借、联机目录系统(OPAC)检索的自助服务都可以开展。我们除了开展文检课，设置触摸屏指引，张挂宣传图、张贴宣传栏，进行网上导航以外，图书流通部门的工作人员在图书借阅服务中，还可以把图书馆网页打开，给读者作网上预约、网上续借、联机公共目录系统(OPAC)检索的示范；②研究和选取适宜的图书馆和用户交流的模式。由于电子邮箱在读者群中普及，我们可以采用电子邮箱与预约、催还软件的结合，把信息群发给读者；③做好前期读者信息的录入工作，详细录入读者登记信息是进行主动推送服务的基础性工作；④注重过程控制，提前调阅催还清单、预约图书到馆清单，及时发送催还通知邮件、预约图书到馆通知邮件，做好到馆预约图书的留存工作；⑤在运用好目前的系统的同时，积极寻求更高技术含量的方法。

网络下图书的催还、预约作为我国大学图书馆流通服务工作中的一种新生事物，对于它的重要意义以及工作方法还没有取得图书馆员的共识，很多基础性的工作没有开展。向图书催还、预约工作的理想状态迈进，我们只能一步一步的来，但目前我们的很多工作还达不到现阶段的要求。图书流通部门要对催还、预约以及系统中其他的新型管理和服务流程制定统一的规则，并把其制度化。

2流通馆员承担即时参考咨询工作

参考馆员随着参考咨询服务工作的发展而产生，距今已有120多年的。西方大学能实现零复本的高利用率，他们的做法之一就是极为重视参考咨询工作。图书馆的学科馆员都需轮流在大厅的咨询处接待读者，读者怎样利用图书馆，怎样查找图书。咨询台前往往会出现读者排队的现象。进入网络时代以来，图书馆又十分重视在网上开展虚拟参考咨询工作，并向”一站式“信息服务发展。从单一性服务到多元化服务转变。

流通馆员在借阅工作中，要以良好的服务态度和服务技能做好即时参考咨询工作，要能够帮助和指导读者进行书目查询，并注意了解读者意见，及时反馈给有关部门。另外，应抽调专人做好部门的网上虚拟参考咨询工作，可以考虑创建读者QQ群，由管理员来解答咨询，QQ作为一款优秀的即时通讯软件，其功能基本都可以满足网上参考咨询的要求。流通馆员承担即时参考咨询工作，能够帮助读者解决利用图书馆遇到的问题，盘活馆藏，使更多馆藏进人流通渠道，达到提高读者利用图书的效率与复本压缩的动态平衡。

3推进图书为社区服务工作和加强宣传。

扩大图书利用阮冈纳赞五原则至今对图书馆工作仍具有指导意义，其中有”书是为了用的”(Books ale for use)。医学事业飞速发展，信息量日益增多，知识更新频率加快，医务工作者对医学信息需求与日俱增，图书馆要面向以灵活多样的形式主动为用户服务。在为读者服务工作上，要由被动服务向主动服务转变，由点对点服务向链式服务转变，由局部服务向网络服务转变。医院图书馆作为为医务人员提供医学信息、更新知识的主要渠道之一，自然而然地担负起为医院医疗、教学、科研和管理提供服务，增强医院创新力的重任。大学医学图书馆要加强与社区联系，扩大图书利用面，要为各医疗机构主动服务。例如：办理借阅证件，提供医学新书信息，代查代译，项目查新，文献传递等服务。为社区居民提供阅读、休闲场所，帮助获取医疗知识。在中我们也发现，一般的医学论著利用率偏低，限制了医学师生知识面的拓宽，我们可以进行开列必读书目，设立专架展示等来加大这部分图书的宣传。

4建立较灵敏的信息需求反馈机制

控制复本，是为了节约文献购买费用，增加图书品种。要减少复本又不影响读者服务，就要提高信息需求反馈机制反应的速度、准确度。图书馆要加强对院(系)资料员的业务管理，及时收集师生信息需求，形成一套工作制度。流通部门工作人员对有关读者信息要有调查，有记录，有专人及时反馈。文献采编部门及时采集分析读者对图书馆文献资源建设的网络、书面和口头留言，收集之后不定期公布有关意见及办理情况，促进读者参与图书馆工作的积极性。和很多公益性服务行业一样，没有服务对象的热心关注和积极参与，就不能形成行业工作的良性循环。

5尝试图书二次采购

优质的图书采选，是图书获得较高的利用率和读者满足率的保证。图书馆学家唐斯(Robert．B．Downs)认为，对于一个图书馆，”后人对我我们工作如有所褒贬，决不是因为完备的目录，精密的分类方法，简便的出纳制度，或是完善的参考服务，而是针对藏书一究竟从我们的手中留下些什么?或是忽略掉什么?”图书馆要极为重视文献采购工作，精选文献，重视藏书质量，要统一图书订购和图书分类的标准，做好采购查重，验收查重和编目查重工作，视具体情况区分新书和复本归类，避免不必要的增加复本，在减少复本的同时，使图书的品种得到增加。

大量的不同品种的文献内容之间存在一定程度的可替代性，必然会影响复本量需求，文献复本量的需求必然会因文献内容可替代程度的高低而增减，有的甚至可以降至为零。判断文献内容的可替代性有一定难度，我们可以先不进行复本采购，而根据图书投入使用后的情况，进行二次采购。

据国外有关专家研究，当前科技文献的半衰期明显缩短，科技文献的平均寿命低于10年，其中50％以上为5年。大学图书馆医学图书的收藏和利用也呈现出时效性强，一定时期内需求集中，需求量大的特点，医学文献复本的合理分配只是暂时的，随着时间的推移，都会出现复本量超过实际需求的情况，多余的复本造成馆藏积压、浪费、医学课本、配套习题集等版本更新较快，在一次采购、二次采购时既要注意读者现时需求，也要考虑未来可能面临的淘汰，对复本量有所控制。归根结底，先进的管理才是医学图书复本控制”以不变应万变”的解决之道。