水利工程档案管理强化路径研究

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翻新时间：2013-12-18

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水利工程档案管理强化路径研究

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随着我国市场经济体制的逐步发展,与工程建设有关的各个领域的制度也在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求,工程建设项目档案的内容、形式,以及各种档案载体都发生了相应变化,但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。有些单位虽然建立了相关的制度,但大数是流行于形式。还有许多施工企业档案管理体制不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制。在工作中出现随意查阅、把资料借出档案室等现象,造成部分档案不能及时归档,有的甚至出现丢失,致使水利工程档案达不到标准化、制度化、规范化管理的要求。

国家水利部2006年曾出台了水利工程建设项目档案管理的有关规定,明确要求要加强对工程档案管理工作的组织领导,落实好岗位责任制,加强检查指导与监督,提高工程档案现代化管理水平。根据这些要求,针对存在的问题,笔者认为应采取以下几点对策。

1.健全制度,进一步强化对水利工程档案的管理

要保证水利工程档案的齐全、完整和规范管理,一是要高度重视水利工程档案管理工作,从项目立项开始,就配备专职的档案管理人员,把水利工程的档案管理工作与抓工程进度、质量与成本控制一样抓紧、抓好。二是要建立健全档案管理的各种规章制度,修订岗位责任制,并制订相应的措施,把档案管理工作目标分解、细化,层层加以落实,真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束,档案资料管理通过验收的全过程,做到职责分明,使档案管理人员明确自己的管理职责。三是要对项目档案的验收要严格把关,归档时应对文件进行全面、认真的检查,保证文件材料不疏漏、不散失,使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。四是要充化利用计算机和网络信息、技术,增加信息资源的存储,提高信息的广泛利用,充分做到资源共享,不断提高水利工程档案管理和利用的水平。

2.通过开发利用档案信息,促进档案管理工作上台阶

档案的生命在于利用,只有对档案开发利用,才能正真体现它的价值。做好档案资料的收集、整理、积累存贮是为了更好开发档案信息。水利工程档案的形成是水利工作者劳动和智慧的结晶,通过材料收集、整理、归档将它转化为信息资源。对于档案管理人员来说,假如某项新上的工程需要查阅相关资料时,能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者利用,为水利工作者提供很大帮助的同时,使他们亲身体验到档案信息的价值,从而激发档案管理人员对工作的热情,促使档案管理工作更上一个新的台阶。

3.加大投入,实现档案管理手段现代化

当今社会是知识经济和信息时代,信息已成为重要的战略资源,档案作为信息的重要组成部分,在管理中起着重要的作用。现代化的档案管理也是势在必行。要加大投入,增加新的设施设备,在保管条件、载体材料、翻拍、复印和装订手段等方面实现现代化,做到咨询业务的智能化,实现档案资料的数据化管理和网络化报送、传递,可满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求,为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务,充分做到资源共享,不断提高水利档案管理和利用的水平。

总之,随着社会的不断发展,对水利工作也提出了更高的要求,这给传统的水利工程档案管理带来新的挑战,面对新形势,我们应该转变传统的思想观念,本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的宗旨,注意档案管理人才的培养,不断总结和完善档案管理的经验,促进水利工程档案管理工作健康发展。