文件受控发行管理规定

上传者：沈富华
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上传时间：2017-06-04
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文件受控发行管理规定

　　人力资源部

　　文件受控发行

　　管理规定

　　编制：

　　审核：

　　批准：

　　发布日期：实施日期：

　　XS/WI-RS037 文件受控发行管理规定 A/2 1 目的

　　1.1 为了有效地控制公司质量环境管理体系文件,确保文件的正确使用,保证文件的有效性、适宜性、充分性，避免资料错误造成损失,特制定此制度。

　　2 适用范围

　　2.1 适用于公司体系运行所有文件。

　　3 职责

　　3.1 人力资源部负责对体系运行的文件进行编号、受控。

　　3.2 与体系相关的部门负责文件制作、修改及签呈工作，完毕后交企划部确认受控发行。

　　4 工作程序

　　4.1 受控文件对象

　　4.1.1 公司体系运行的所有文件。

　　4.2 非受控文件对象

　　4.2.1 公司外来文件及其他文件。

　　4.3 文件受控发行内容

　　4.3.1 相关部门依据《文件格式管理办法》拟制好相应文件，经企划部确认格式及标准无误后，由体系人员对文件进行受控，依照各部门所需文件的份数进行发行，并做好受控发行相关台账。所有受控发行相关记录于《管理文件发放、回收登记表》或《技术文件发放、回收登记表》。

　　4.3.2 人力资源部随时复查该部门文件是否为最新版本,文件是否为受控发行状态, 针对丢失资料严重的部门，将严格按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》处理。

　　4.3.3 生产现场使用的作业标准(如作业指导书,标准规范等)发放的份数不够用时，使用部门应及时向企划部提出申请，申请时需详细填写申请原因(如:①原发放份数不够用,应在申请单上写明发放份数,现需增加份数；②如果是丢失的资料,应在《文件补发申请单》上注明责任人及遗失原因方可申请,若发现申请部门填写的数据与人力资源部实发数据不符，则取消补发文件。

　　4.3.4 各部门应指派专门负责人保管受控文件,凡是因负责人离职而交接不清丢失的文件,企划部将按《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。

　　4.3.4 由人力资源部受控发行的文件各部门不得随意复印，必须使用盖章受控版本，若发现有使用复印件代替的，按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》 1（共3页）

　　XS/WI-RS037 文件受控发行管理规定 A/2 进行处理。

　　4.3.5 所有管理文件内容由各拟制部门确定，由企划部统一标准化，文件的拟制、审核、批准由各拟制部门完成，文件发行工作由企划部体系人员负责。

　　4.3.6 文件受控章盖在封面相应位置或封面正下方空白处，正文每页右下角加盖红色双圆圈，防止文件的随便复制。

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　　XS/WI-RS037 文件受控发行管理规定 A/2

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