文件格式管理办法

上传者：郝一龙
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上传时间：2017-06-04
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文件格式管理办法

　　人力资源部

　　编制：

　　审核：

　　批准：

　　发布日期：

　　实施日期：

　　XS/WI-RS040 文件格式管理办法 A/2 1 目的

　　1.1 为确保公司各级文件的编写在其结构、格式、书写等各方面的统一，确保公司体系文件、体系建设的规范性，特制订本管理制度。

　　2 适用范围

　　2.1 本办法适用于公司所有管理文件。

　　3 职责与权限

　　3.1 人力资源部：负责本文件的编写、解释、指导和监督检查，以及在文件发布前按照本文件要求进行标准化审核。

　　3.2 各部门：按照本文件要求规范本部门各类文件。

　　4 工作内容

　　4.1 封面要求

　　4.1.1 封面内容包括页眉（LOGO和拟制部门）、文件名称、编制人员、审核人员、批准人员、发布日期、实施日期等。页眉LOGO宽6.0cm，高1.2cm，封面正文下方公司图片宽1.75cm,高10cm。

　　(1)封面页眉如下图：

　　(2)封面无页脚设置。

　　4.1.2 文件封面标题为宋体加粗初号字，封面其它字体为宋体加粗小三号字

　　4.1.3 文件目录标题为宋体加粗一号字，目录内容为宋体小四号，目录段落行间距为固定值23磅。

　　4.1.4 文件所有字体均为黑色。

　　4.2 正文要求

　　4.2.1 正文页眉页脚

　　(1)正文页眉设置如下：

　　文件格式管理办法1

　　页眉包括文件编号、文件名称、文件版本/版次内容。页眉字体为宋体小四号。

　　(2)正文页脚设置如下：

　　1（共4页）

　　XS/WI-RS040 文件格式管理办法 A/2 页脚左侧为公司LOGO，LOGO宽5.4cm，高0.8cm，页脚右侧为数字页码，格式为 X (共 X 页)。页脚字体为宋体五号，页脚文字两端对齐。

　　4.2.2 正文标题为宋体加粗二号字，正文内容序号题目为宋体加粗小四号字，正文所有内容文字为宋体小四号字。

　　4.2.3 正文段落行间距为固定值23磅。

　　4.2.4 文件原稿采用A4单面纸的横排或竖排格式进行编制。

　　4.2.5 正文排版

　　(1)正文及标题排版如下：

　　4.1

　　4.1.1

　　(1)

　　(2)

　　(2)文件码与一码正文标题如“目的”“适用范围”等则空2个字符，文件码不能超过三码，码数与文字空两个字符。如还有支项，则以序列号 (1)、(2)、(3)分诉，分诉与文字不需要空格。若下还有支项，则以小写的英文字母a、b、c表示，无需空格。当支项仅为一项时，文件码不足三码时可继续编码或首字缩进四个字符。

　　4.3 文件要素描述

　　(1) 目的—— 阐明实施要素要求的目的。

　　(2) 适用范围—— 阐明适用的范围。

　　(3) 定义—— 对特定名词或术语的解释。

　　(4) 职责—— 阐明实施要素过程中所涉及的部门或人员的责任。

　　(5) 工作内容—— 阐明实施要素要求的全部活动。

　　(6) 相关文件—— 列出实施要素要求所需的各类文件，包括程序文件、作业

　　程序、技术标准及管理标准。

　　(7) 相关表单—— 列出实施要素所需的相关记录。

　　4.4 换版条件

　　2（共4页）

　　XS/WI-RS040 文件格式管理办法 A/2 4.4.1 同一份文件有重大修改或者修改面超过2/3以上时必须升级换版。 4.5 装订