公司来访接待管理办法(1)

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上传时间：2017-06-05
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公司来访接待管理办法(1)

　　001

　　中京复电（上海）电子科技有限公司文件

　　中字【2017】08号

　　关于公司来访接待管理办法的通知

　　各部门：

　　为进一步规范公司来访接待管理，加强接待工作的计划性和规范性，现将有关办法公布如下，请认真遵照执行。

　　附件一：简明流程图

　　附件二：来访接待通知单

　　中京复电（上海）电子科技有限公司二〇一七年四月十七日

　　公司来访接待管理办法

　　一、目的与原则

　　为树立公司良好形象，扩大公司对外联络和交流，来访接待工作应遵从 “热情周到、首问负责、善始善终”的原则。

　　二、适用范围

　　本办法适用于公司业务工作发生的各种接待工作。

　　三、职责分工

　　（一）办公室为公司接待工作的归口管理部门，统一协调相关部门接待工作的安排和管理。

　　（二）各部门配合落实相应业务接待，及时反馈沟通。

　　（三）作为来访单位或个人首个联系人，在接待过程要自始至终在位，与办工作做好协调配合。

　　四、流程

　　（一）报批

　　各部门在接到来访预约后，首先填写《来访接待通知单》（附件二）报总经理审批后，送办公室备案，并协助办公室拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待，应提前2天告知公司领导和办公室。

　　（二）拟制计划

　　办公室拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供全程后勤保障，落实具体接待陪同人员。

　　（三）相应准备工作

　　1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应提前了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要

　　求等。

　　2、办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员，落实会晤时间及场所。

　　3、办公室根据来宾情况，提前做好相关接待准备工作。主要包括:预定住宿酒店，接送站车辆，宴请来宾酒店和用餐标准，会议室相关设备（桌签、投影仪、照相、录音、笔、本、茶水等）准备，会议材料准备等。

　　五、相应要求

　　（一）会议室

　　1、办公室负责准备安排会场、事项。

　　2、对口接待的业务部门负责准备安排会议材料以及会议所需的电脑、音响设备、投影设备等。

　　（二）宴请

　　1、办公室负责预订餐厅、预点菜品、烟酒准备、车辆安排等事项。

　　2、对口接待部门负责引导来宾等事项。

　　（三）住宿

　　1、办公室负责预订酒店、车辆安排等事项。

　　2、对口接待部门负责联络来宾等事项。

　　（四）其他

　　1、如有需要办公室根据情况配合安排来宾游览、购物等其他项目，请提前告知办公室，便于安排和协调。

　　2、根据接待要求，办公室安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从办公室和接待人员协调安排，统一调度。

　　3、办公室根据情况和要求提前购买车票及机票。

　　4、接待中涉及机要事务、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

　　（五）陪同人员

　　公司对外接待采取对等原则，办公室会同业务部门按照公司领导要求，合理安排相对应职务、相关业务的人员进行接待；陪同人员应按照公司要求，注重礼仪，尽职尽责，全程参与，并注意保守公司的商业机密。

　　六、附则

　　1、本制度由办公室制定，报总经理批准后执行。

　　2、本制度未尽事宜由办公室负责解释并修订。

　　3、本制度自下发之日起实施。

　　附件一

　　来宾接待简明流程

　　公司来访接待管理办法(1)1

　　公司来访接待管理办法(1)2

　　公司来访接待管理办法(1)3

　　公司来访接待管理办法(1)4

　　公司来访接待管理办法(1)5

　　附件二：

　　中京复电(上海)电子科技有限公司

　　接待申请单

　　公司来访接待管理办法(1)6

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