对外函件标准格式介绍

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对外函件标准格式介绍

对外文书是对外交往的书信形式，是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。
各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规，所以起草和发送对外文书是政策
性很强的工作。即使是一件纯属礼节性的函件，如果格式与行文不合常规，也可能
引起收件人的误解和不愉快，如果文内有其他错误，则会造成更为严重的后果。因
此，书写对外文书要求文字严谨、精练、准确，客套用语要合乎惯例，格式要美观
大方，打印要整洁。
收到各类文书要尽快处理，切勿拖压，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不
予置理以至拒收退回，都反映一种政治态度。因此对外文书处理要十分慎重。一般
情况下，除某些纯属通知性的文电外，应以相应的文书进行答复或复谢。

一、几种对外文书

（1）照会

照会分正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发
出，并用第一人称写成。一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外
交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求
加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别还在于它们
使用范围不同。
正式照会用于：1．重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，
承认、断交、复交等事项的正式通知。2．重要问题的交涉。如建议缔结或修改条
约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、
政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。3．隆重的礼
仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。4．为了表示对某一件事的特别重视，也有使用
正式照会的。
普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交
文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要国际问题的来
往，现在也多使用普通照会。
普通照会以同样内容普遍分给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外
交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关
用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。这类通告照会可
油印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。

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